1. отговорно лице и длъжностно лице по защита на данните
Отговорник за обработката на данни е

Media Centre Wiesbaden e.V.
Hochstättenstraße 6-10
65183 Висбаден

Телефон: 0611 16658-41
Факс: 0611 31-3929
E-mail: contact@mdz-wide

представлявано от Управителния съвет.

С нашето длъжностно лице по защита на данните, г-жа Dufeu, можете да се свържете на datenschutz@mdz-wide.

2 Цел на обработката на данни и правно основание
Администраторът управлява централна услуга за съхранение на данни в облак (Nextcloud), включително интегрирани в нея допълнителни приложения.

Вашите данни се обработват за следните цели

• Изпълнение, подготовка и проследяване на уроци, включително необходимата комуникация
• Управление на потребителските права и роли според функцията (ученик, учител и др.) и членството в класове и групи
• Техническо предоставяне на услуги, необходими за администрирането и използването на Nextcloud
  Сигурност и функционалност на тези услуги

Обработката на лични данни по принцип се основава на доброволното съгласие на субектите на данни (чл. 6, ал. 1, буква а) от ОРЗД). Изключение се прилага в случаите, когато не е възможно да се получи предварително съгласие по фактически причини, обработката на данните се основава на законови разпоредби (чл. 6, ал. 1, б. "в" ОРЗД), например задължения за документиране и съхранение на училището или въз основа на балансиране на интересите, чл. 6, ал. 1, б. "е" ОРЗД.

3. предоставяне на услугата и създаване на регистрационни файлове
Следните видове данни са необходими за предоставянето и използването на услугата Nextcloud или се генерират при нейното използване

• Данни за потребителя (напр. име за вход, парола, роля, членство в група)
• Данни за съдържание и комуникация, генерирани от потребителя (напр. документи, аудиозаписи и съобщения)
• Технически данни за използване (напр. създадени файлове, версии, съобщения за грешки)
• Автоматично управлявани данни от дневника (напр. време на достъп)

4. използване на бисквитки
Бисквитките се използват само за опростяване или осигуряване на сигурно използване на уебсайта от потребителите. Не се използват бисквитки на трети страни.

5. удостоверяване на потребителя
Този екземпляр на Nextcloud използва базата данни на училищния портал на Хесен, който се управлява от Академията на учителите на Хесен, за удостоверяване на автентичността на потребителите (вход).

Когато потребителите влизат в Nextcloud, до сървърите на училищния портал се изпраща заявка за данни за достъп. Ако входът е успешен, на сървъра на Nextcloud се записва сенчесто копие на потребителските данни. Това означава, че потребителите сами създават своя достъп до Nextcloud, когато влизат за първи път.

За училищата без връзка с училищния портал на Хесен училището създава данни за вход за всеки потребител и информира отговорното лице, за да може то да създаде съответните потребителски данни в Nextcloud.

6 Достъп до данни и разкриване на лични данни на трети страни
В рамките на Медийния център във Висбаден всички администратори на Nextcloud имат достъп до всички данни на всички лица.

Медийният център Висбаден не използва никакви обработващи данни за работата на Nextcloud и следователно не предава никакви данни на трети лица като част от техническата работа.

В рамките на училището достъпът до данни във връзка с използването на Nextcloud се регулира от концепцията за правата и ролите.

• Училищно ръководство - всички данни на всички лица
• Училищен администратор - всички данни на всички лица (по указание на училищното ръководство)
• Учители - собствени данни и данни на ученици и учители в съответствие с функциите им и разрешенията на самите лица
• Ученици - собствени данни и данни на съученици в съответствие с правомощията на учителите или съучениците

Лица извън училището получават достъп до данните само ако са упълномощени или задължени по закон или ако е дадено съгласие за това:

• Родители, ако са упълномощени от учениците
• Родители и (бивши) ученици (право на информация, чл. 15 от ОРЗД)
• Разследващи органи в случай на криминално престъпление

7. продължителност на съхранение на данните
Потребителските данни на потребителите се съхраняват толкова дълго, колкото е необходимо. Такъв е случаят, например

• когато използвате Nextcloud,
• принадлежността към училището на ученици, учители или други служители,
• докато не бъде оттеглено съгласието за обработване на техните данни.
  (във всеки случай се прилага първото приложимо правило)

След приключване на използването на Nextcloud, напускане на училището или приключване на услугата в училището или възражение срещу обработката, данните на потребителя ще бъдат изтрити от Nextcloud в рамките на шест седмици. Файловете за резервно копие на сървъра на Nextcloud се изтриват след 6 месеца.

Файловете с дневници се съхраняват в продължение на 14 дни и след това се изтриват автоматично.

Изключение от гореспоменатите периоди на изтриване са данните, за които в приложимите правни разпоредби са предвидени по-дълги периоди на съхранение.

Потребителите имат възможност по всяко време да изтрият генерираните от тях данни за съдържание и комуникация.

Периодите на съхранение на технически данни и бисквитки можете да намерите в раздела за бисквитките.

8 Права на субекта на данните
Ако се обработват Ваши лични данни, Вие сте субект на данни по смисъла на ОРЗД и имате определени права спрямо администратора: Право на достъп, право на коригиране, право на ограничаване на обработването, право на изтриване, право на информация, право на преносимост на данните, право на възражение, право на оттегляне на съгласието съгласно законодателството за защита на данните, автоматизирано вземане на решения в отделни случаи, включително профилиране, право на подаване на жалба до надзорен орган.

Някои от горепосочените права не се прилагат или се прилагат само в ограничена степен, ако обработката на данни не се основава на вашето доброволно съгласие, а на едно от другите горепосочени основания. Те включват правото на изтриване, оттегляне на съгласието и ограничаване на обработката. Във всички случаи обаче се прилагат правото на информация и правото на подаване на жалба.

Данни за контакт с компетентния надзорен орган:

Комисарят за защита на данните и свобода на информацията на Хесен

P.O. Box 3163
65021 Висбаден

Телефон: +49 611 1408 - 0
Факс: +49 611 1408 - 900 / 901

9. допълнителна информация относно защитата на данните в Nextcloud
Допълнителна информация можете да намерите на адрес https://nextcloud.com/de/gdpr/ (Отваря се в нов раздел) и като потребител на Nextcloud в зоната за лични настройки в раздела за защита на данните.

Версия 1.2 от 14.10.2021 г.

Документът е създаден, като е използван шаблон от https://datenschutz-schule.info/ (Дирк Тиде) Бихме искали да му благодарим за подготвителната работа!