В събитието участваха много различни професии: различни доставчици на технически услуги, нашият клиент, няколко агенции, кетъринг, ние от страна на компанията, както и различни органи, които трябваше да одобрят концепцията за сигурност.

Това не е всекидневно явление и изискваше особена концентрация в сътрудничеството. Цялостното управление на проекта беше извършено от една агенция. Ние от RMCC се погрижихме за цялостната организация на товарната площадка, наред с други неща, за да може монтажът и демонтажът да протекат гладко.

Фестивалът на бъдещето беше насочен към различни целеви групи. Там, където иначе достъп би имала само затворена аудитория, събитието беше насочено не само към служителите на R+V, но и към широката общественост, която имаше възможност да посети Фестивала на бъдещето.

Предизвикателствата възникнаха поради разнообразието на програмата и произтичащите от това възможности за сядане. Например Северната зала, където се провеждаше основната програма на Фестивала на бъдещето, беше напълно преустроена само за 3 часа за последвалото заключително събитие за служителите. Преди закриващото събитие беше извършена проверка на безопасността с участието на различни органи, като пожарната и службата за обществен ред, за да се разчистят помещенията.

Разполагахме с общо 4 дни, за да подготвим събитието, като междувременно трябваше да преустроим различни помещения. Например зала "Юг", където се намираше кетърингът на екипа, след 4 дни беше превърната в зона за партита за заключителното събитие. За целта бяха използвани мебелите, които преди това бяха използвани за откриващото събитие в зала "Тераса". Това означава, че може да се създаде синергия и вече използваните мебели да се използват повторно няколко пъти.

Четири паралелни серии от лекции се проведоха в северната зала. Имаше общо 7 етапа. Беше възможно да се провеждат едновременни лекции, като публиката и лекторите в различните лекционни серии носеха слушалки. По този начин се избягваше силният фонов шум и бърборенето на гласове, публиката можеше да се концентрира върху съответните презентации, а залата все още беше красиво отворена и не беше преградена със стени.

В северната зала на входа бяха монтирани въздушни шлюзове и осветени коридори с информационни табла за проекта. Освен това тук бяха разположени миниатюрни къщички, които преди това в продължение на 8 месеца пътуваха из Германия и посещаваха хората, които "оформят бъдещето". В Малките къщички бяха показани съответните изложби.

По този начин пространството в зала "Север" беше използвано по най-добрия възможен начин.