1. responsable & délégué à la protection des données
Le responsable du traitement des données est le

Centre des médias de Wiesbaden e.V.
Hochstättenstraße 6-10
65183 Wiesbaden

Téléphone : 0611 16658-41
Télécopieur : 0611 31-3929
E-mail : contact@mdz-wide

représentée par le comité directeur.

Notre responsable de la protection des données, Maître Dufeu, peut être contactée à l'adresse datenschutz@mdz-wide.

2. finalité du traitement des données & base juridique
Le responsable exploite un service central de stockage en nuage (Nextcloud), y compris les applications complémentaires qui y sont intégrées.

Le traitement de vos données a lieu aux fins suivantes :

• Réalisation, préparation et suivi des cours, y compris la communication nécessaire à cet effet.
• Gestion des droits et des rôles des utilisateurs en fonction de leur fonction (élève, enseignant, etc.) et de leur appartenance à des classes et à des groupes.
• Mise à disposition technique des services nécessaires à la gestion et à l'utilisation de Nextcloud.
  Sécurité et fonctionnalité de ces services.

Le traitement des données à caractère personnel s'effectue généralement sur la base du consentement volontaire des personnes concernées (art. 6, al. 1, a du RGPD). Une exception s'applique dans les cas où l'obtention préalable d'un consentement n'est pas possible pour des raisons réelles, où le traitement des données est fondé sur des dispositions légales (art. 6, par. 1 c RGPD), par exemple des obligations de documentation et de conservation d'une école ou sur la base d'une mise en balance des intérêts, art. 6, par. 1 f RGPD.

3) Mise à disposition du service et création de fichiers logs
Les types de données suivants sont nécessaires pour la mise à disposition et l'utilisation de Nextcloud ou sont générés par l'utilisation :

• Données utilisateur (par ex. nom de connexion, mot de passe, rôle, appartenance à un groupe).
• Données de contenu et de communication générées par l'utilisateur (par ex. documents, enregistrements audio et messages)
• Données techniques d'utilisation (par ex. fichiers créés, versions, messages d'erreur)
• Données de journal gérées automatiquement (par ex. heure d'accès).

4. utilisation de cookies
Seuls des cookies sont utilisés afin de simplifier ou de permettre une utilisation sûre du site web pour les utilisateurs/trices. Aucun cookie de fournisseurs tiers n'est utilisé.

5) Authentification de l'utilisateur
Cette instance Nextcloud utilise pour l'authentification de l'utilisateur (login) la base de données du portail scolaire de Hesse, qui est géré par l'Académie des enseignants de Hesse.

Lorsque les utilisateurs se connectent à Nextcloud, une demande de données d'accès est transmise aux serveurs du portail scolaire. Si la connexion est réussie, une copie fantôme des données de l'utilisateur est enregistrée sur le serveur de Nextcloud. Ainsi, les utilisateurs créent eux-mêmes leur accès à Nextcloud en se connectant pour la première fois.

Pour les écoles non connectées au portail scolaire de Hesse, des données de connexion sont créées par l'école pour chaque utilisateur et communiquées au responsable afin que celui-ci puisse générer les données d'utilisateur correspondantes dans Nextcloud.

6) Accès aux données et transmission de données personnelles à des tiers
Au sein du centre média de Wiesbaden, tous les administrateurs* du Nextcloud ont accès à toutes les données de toutes les personnes.

Le centre média de Wiesbaden ne fait pas appel à des sous-traitants pour l'exploitation du Nextcloud et ne transmet par conséquent aucune donnée à des tiers dans le cadre de l'exploitation technique.

Au sein de l'école, l'accès aux données en rapport avec l'utilisation de Nextcloud est réglé par le concept de droits et de rôles.

• Direction de l'école - toutes les données de toutes les personnes
• Administrateur de l'école - toutes les données de toutes les personnes (sur instruction de la direction de l'école)
• Enseignants - données propres et données des élèves et des enseignants en fonction de leur fonction et des autorisations données par les personnes elles-mêmes.
• Élèves - données propres et données des autres élèves en fonction des autorisations des enseignants ou des autres élèves.

Les personnes extérieures à l'école n'ont accès aux données que si la loi les y autorise ou les y oblige ou si elles ont donné leur consentement :

• les parents en cas d'autorisation par les élèves
• parents et (anciens) élèves (droit d'accès art. 15 RGPD)
• autorités d'enquête en cas d'infraction pénale

7) Durée de conservation des données
Les données des utilisateurs sont conservées tant que cela est nécessaire. C'est par exemple le cas

• lors de l'utilisation de Nextcloud,
• lors de l'appartenance à l'école d'élèves*, d'enseignants ou d'autres collaborateurs*,
• tant que le consentement au traitement de leurs données n'a pas été contesté.
  (le premier terme échu prévaut).

Après la fin de l'utilisation de Nextcloud, le départ de l'école ou la fin du service à l'école ou l'opposition au traitement, les données des utilisateurs sont effacées de Nextcloud dans un délai de six semaines. Les fichiers de sauvegarde du serveur de Nextcloud sont supprimés après 6 mois.

Les fichiers log sont conservés pendant 14 jours, puis automatiquement supprimés.

Sont exclues des délais d'effacement susmentionnés les données pour lesquelles la législation en vigueur impose des obligations de conservation plus longues.

Les utilisateurs ont à tout moment la possibilité de supprimer eux-mêmes les données de contenu et de communication qu'ils ont générées.

Pour connaître les délais de conservation des données techniques et des cookies, veuillez consulter la section relative aux cookies.

8 Droits de la personne concernée
Si des données à caractère personnel vous concernant sont traitées, vous êtes une personne concernée au sens du RGPD et vous disposez de certains droits vis-à-vis du responsable du traitement : Droit d'accès, droit de rectification, droit de limitation du traitement, droit d'effacement, droit d'information, droit à la portabilité des données, droit d'opposition, droit de révocation de la déclaration de consentement en matière de protection des données, décision automatisée dans des cas individuels, y compris le profilage, droit de recours auprès d'une autorité de contrôle.

Certains des droits susmentionnés ne s'appliquent pas ou ne s'appliquent que de manière limitée, dans la mesure où le traitement des données ne repose pas sur votre consentement volontaire, mais sur l'une des autres bases susmentionnées. Il s'agit entre autres du droit à l'effacement, au retrait du consentement et à la limitation du traitement. Les droits d'information et de recours s'appliquent toutefois dans tous les cas.

Coordonnées de l'autorité de surveillance compétente:

Le délégué de Hesse à la protection des données et à la liberté d'information

Boîte postale 3163
65021 Wiesbaden

Téléphone : +49 611 1408 - 0
Télécopieur : +49 611 1408 - 900 / 901

9. informations supplémentaires sur la protection des données chez Nextcloud
On trouve de plus amples informations sur https://nextcloud.com/de/gdpr/ (S'ouvre dans un nouvel onglet) et, en tant qu'utilisateur* de Nextcloud, dans la zone des paramètres personnels sous Protection des données.

Version 1.2 du 14.10.2021

Ce document a été rédigé en utilisant un modèle de https://datenschutz-schule.info/ (Dirk Thiede). Nous le remercions expressément pour son travail préparatoire !