1. responsabile e incaricato della protezione dei dati
Responsabile del trattamento dei dati è il

Media Centre Wiesbaden e.V.
Hochstättenstraße 6-10
65183 Wiesbaden

Telefono: 0611 16658-41
Fax: 0611 31-3929
E-mail: contact@mdz-wide

rappresentata dal Consiglio di amministrazione.

Il nostro responsabile della protezione dei dati, la signora Dufeu, può essere contattato all'indirizzo datenschutz@mdz-wide.

2 Finalità del trattamento dei dati e base giuridica
Il titolare del trattamento gestisce un servizio centrale di archiviazione in cloud (Nextcloud) e ulteriori applicazioni integrate in esso.

I vostri dati sono trattati per le seguenti finalità

• Attuazione, preparazione e follow-up delle lezioni, compresa la necessaria comunicazione
• Gestione dei diritti e dei ruoli degli utenti in base alla funzione (studente, insegnante, ecc.) e all'appartenenza a classi e gruppi
• Fornitura tecnica dei servizi necessari per l'amministrazione e l'utilizzo di Nextcloud
  Sicurezza e funzionalità di questi servizi

Il trattamento dei dati personali si basa generalmente sul consenso volontario degli interessati (art. 6 par. 1 a GDPR). Un'eccezione si applica nei casi in cui non sia possibile ottenere un consenso preventivo per motivi di fatto, il trattamento dei dati si basa su norme di legge (Art. 6 par. 1 c GDPR), ad esempio obblighi di documentazione e conservazione di una scuola o sulla base di una ponderazione degli interessi, Art. 6 par. 1 f GDPR.

3. fornitura del servizio e creazione di file di log
I seguenti tipi di dati sono necessari per la fornitura e l'utilizzo di Nextcloud o sono generati attraverso il suo utilizzo

• Dati dell'utente (ad es. nome di login, password, ruolo, appartenenza a un gruppo).
• Contenuti e dati di comunicazione generati dall'utente (ad es. documenti, registrazioni audio e messaggi)
• Dati tecnici di utilizzo (ad es. file creati, versioni, messaggi di errore)
• Dati di log gestiti automaticamente (ad es. ora di accesso).

4. uso dei cookie
I cookie vengono utilizzati esclusivamente per semplificare o consentire l'utilizzo sicuro del sito web da parte degli utenti. Non vengono utilizzati cookie di terze parti.

5. autenticazione degli utenti
Questa istanza di Nextcloud utilizza il database del portale scolastico dell'Assia, gestito dall'Accademia degli insegnanti dell'Assia, per l'autenticazione degli utenti (login).

Quando gli utenti accedono a Nextcloud, una richiesta di dati di accesso viene inviata ai server del portale scolastico. Se il login ha successo, una copia ombra dei dati dell'utente viene salvata sul server Nextcloud. Ciò significa che gli utenti creano da soli il proprio accesso a Nextcloud quando effettuano il primo login.

Per le scuole che non hanno una connessione al portale scolastico dell'Assia, la scuola crea i dati di accesso per ogni utente e informa la persona responsabile in modo che possa creare i dati utente corrispondenti in Nextcloud.

6 Accesso ai dati e divulgazione dei dati personali a terzi
All'interno del Centro Media di Wiesbaden, tutti gli amministratori di Nextcloud hanno accesso a tutti i dati di tutte le persone.

Il Centro multimediale di Wiesbaden non utilizza alcun elaboratore per il funzionamento di Nextcloud e di conseguenza non trasmette alcun dato a terzi nell'ambito del funzionamento tecnico.

All'interno della scuola, l'accesso ai dati in relazione all'utilizzo di Nextcloud è regolato dal concetto di diritti e ruoli.

• Direzione della scuola - tutti i dati di tutte le persone
• Amministratore della scuola - tutti i dati di tutte le persone (su istruzione della direzione della scuola)
• Insegnanti - dati propri e dati di studenti e insegnanti in base alla loro funzione e alle autorizzazioni da parte delle persone stesse
• Alunni - dati propri e dati dei compagni di classe in base alle autorizzazioni degli insegnanti o dei compagni di classe.

Le persone esterne alla scuola possono accedere ai dati solo se sono autorizzate o obbligate dalla legge o se hanno dato il loro consenso:

• Genitori se autorizzati dagli alunni
• Genitori e (ex) alunni (diritto all'informazione art. 15 GDPR)
• Autorità inquirenti in caso di reato.

7. durata della conservazione dei dati
I dati degli utenti vengono conservati per tutto il tempo necessario. Questo è il caso, ad esempio

• quando si utilizza Nextcloud,
• l'appartenenza scolastica di alunni, insegnanti o altri dipendenti,
• finché il consenso al trattamento dei loro dati non è stato revocato.
  (in ogni caso si applica la prima condizione)

Dopo la fine dell'utilizzo di Nextcloud, l'uscita dalla scuola o la fine del servizio presso la scuola o l'opposizione al trattamento, i dati dell'utente saranno cancellati da Nextcloud entro sei settimane. I file di backup del server Nextcloud vengono cancellati dopo 6 mesi.

I file di log vengono conservati per 14 giorni e poi cancellati automaticamente.

Fanno eccezione ai suddetti periodi di cancellazione i dati per i quali le disposizioni di legge prevedono periodi di conservazione più lunghi.

Gli utenti hanno la possibilità di cancellare in qualsiasi momento i contenuti e i dati di comunicazione da loro generati.

I periodi di conservazione dei dati tecnici e dei cookie sono riportati nella sezione relativa ai cookie.

8 Diritti dell'interessato
Se i vostri dati personali vengono elaborati, siete una persona interessata ai sensi del GDPR e avete determinati diritti nei confronti del responsabile del trattamento: Diritto di accesso, diritto di rettifica, diritto di limitazione del trattamento, diritto alla cancellazione, diritto di essere informati, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione, diritto di revocare il consenso ai sensi della legge sulla protezione dei dati, processo decisionale automatizzato in singoli casi, compresa la profilazione, diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo.

Alcuni dei diritti di cui sopra non si applicano o si applicano solo in misura limitata se il trattamento dei dati non si basa sul vostro consenso volontario, ma su una delle altre basi sopra menzionate. Si tratta del diritto alla cancellazione, alla revoca del consenso e alla limitazione del trattamento. Tuttavia, il diritto all'informazione e il diritto di presentare un reclamo si applicano in ogni caso.

Dati di contatto dell'autorità di controllo competente:

The Hessian Commissioner for Data Protection and Freedom of Information (Commissario dell'Assia per la protezione dei dati e la libertà d'informazione)

Casella postale 3163
65021 Wiesbaden

Telefono: +49 611 1408 - 0
Fax: +49 611 1408 - 900 / 901

9. ulteriori informazioni sulla protezione dei dati presso Nextcloud
Ulteriori informazioni sono disponibili sul sito https://nextcloud.com/de/gdpr/ (Si apre in una nuova scheda) e come utente Nextcloud nell'area delle impostazioni personali alla voce protezione dei dati.

Versione 1.2 dal 14.10.2021

Il documento è stato creato utilizzando un modello di https://datenschutz-schule.info/ (Dirk Thiede). Lo ringraziamo per il suo lavoro di preparazione!