Oliver Heinke, bir PCO (Profesyonel Kongre Organizatörü) perspektifinden kongre ve sergilerin hibrit ve dijital organizasyonu alanında son iki yılda edindiği değerli deneyimlerini bizlerle paylaşıyor.

Temel olarak, dijital veya hibrit kongreler zaman içinde gelişir, bu nedenle kazanılan bilgiler daha sonraki formatların geliştirilmesine dahil edilmelidir - böylece büyürler ve katılımcıların ihtiyaçlarına giderek daha fazla uyarlanırlar.

Edindiği bazı temel bilgiler ve deneyimler özetlenmiştir:

• Çevrimiçi etkinliklere katılmamaoranı yüz yüze etkinliklere göre dahayüksektir, çünkü toplam yatırım (örn. seyahat/konaklama/zaman masrafı yoktur) daha düşüktür ve bu da katılmama için engelleme eşiğini düşürür
• Buna karşılık, katılımcıların seçilen çevrimiçi tekliflerde kalma süreleri ve katılımları daha uzun/yüksektir
• Sohbet programları ve diğer ağ kurma kanalları katılımcıların yaklaşık %25'i tarafından kullanılmaktadır
• Çevrimiçi sergiler daha az ziyaret edilir, konuklar genellikle sanal sergiyi ziyaret etmek için nadiren zaman ayırır, çünkü etkinliği yalnızca bireysel sunumlar için ziyaret ederler, Interplan burada bazı sanal sunum seçeneklerini denemiş ve sanal ticaret fuarlarının / sergilerin iyi karşılanmadığı sonucuna varmıştır
• Şirketler bir sergide sunum yapmak yerine programa nasıl entegre edilebilir? Örneğin, konferans programında slotlar oluşturulabilir, kısa açılış konuşmaları yapılabilir, şirketler kendilerini izleyicilere tanıtabilir ve profillerine atıfta bulunabilir. Bu, şirket profiliyle daha yüksek düzeyde bir etkileşime yol açmıştır!
• Etkinliğin kabul görmesi organizatörlerin hedeflerine bağlıdır: Bilgi aktarımı çevrimiçi teklifle iyi bir şekilde ele alınabilir, duygular yüz yüze etkinliklerle aktarılır!

Cevaplanması gereken önemli sorular:

• Tüm oturumları yayınlıyor muyuz?
• Hepsi canlı mı yoksa bazıları daha sonra mı erişime açılmalı?
• İki yönlü yayın yapıyor muyuz, yani konuklarla etkileşim isteniyor mu?
• Sadece çevrimiçi yayın için mi yoksa yerinde etkinlik için mi özel içerik var?
• Sanal bir sergiye mi yoksa destekleyici bir programa mı ihtiyacım var?
• Sunucuları çevrimiçi konukları da dahil edecek şekilde nasıl bilgilendirebilirim?
• Online etkinlik için ayrı bir konsepte ihtiyacım var mı?
• Çevrimiçi yayın için ek maliyetlerin karşılanması için fiyatlandırma politikam nedir?

İşte sanal bir kongre düzenlerken göz önünde bulundurulması gereken teknik unsurlara ilişkin birkaç ipucu:

• Oturum açma işlemlerini olabildiğince basit hale getirin
• Sayfaların navigasyonunu sezgisel olarak tasarlayın
• İçerik yönetimine dikkat edin, tutarlı plan yapın
• Örneğin grup forumları aracılığıyla etkileşim sunun
• Katılımcıların platforma aşina olabilmeleri için platformu birkaç gün önceden kullanıma hazır hale getirin

Bir sonraki konuşmacımız, etkinlik ajansı Jazzunique (Yeni bir sekmede açılır)'ten Natascha Kneissl, canlı etkinliklere kıyasla hibrit etkinliklerle ilgili görüşlerini ve deneyimlerini paylaştı.

ABD'de yakın zamanda yapılan bir araştırmaya göre, hibrit yeni normal ve kuruluşların yaklaşık %80'i gelecekte hibrit etkinlikler planlıyor. Peki bu trend ne anlama geliyor? Yeni bir moda mı yoksa bir gereklilik mi? Gelin daha yakından bakalım.

Natascha'nın açıkladığı gibi, etkinlik kavramsallaştırması bir zanaattır ve hassas ve kapsamlı bir planlama gerektirir. Etkinlik yöneticilerinin atması gereken ilk adım, stratejik bir format seçimidir. Soru "hibrit bir etkinliği nasıl planlarım" değil, "hangi format parametrelerimizi karşılıyor" olmalıdır.

Parametreler söz konusu olduğunda, etkinlik formatından bağımsız olarak her zaman üç tane vardır:

• Bilgi
• duygu
• Katılım

Bu nedenle etkinliğinizin formatı bu parametrelere göre analiz edilmelidir.

Örneğin, salt bilgi aktarımı içeren bilgilendirici formatlar (örneğin uzmanlık dersleri) çok az duygu içerir ve katılımcıların neredeyse hiç katılımını gerektirmez. Öte yandan beyin fırtınası katılımcıların aktif katılımını gerektirir ve çözüm bulmayı amaçlar. Konserler veya ekip kurma etkinlikleri kesinlikle duygu gerektirir.

Hibrit veya dijital arasında seçim yaparken, katılım en önemli değerlendirme kriteridir.

Natascha ayrıca insanların canlı etkinliklerde olduğu kadar hibrit formatların da merkezinde yer aldığını vurguluyor. Katılımcıların kendilerini değerli hissetmeleri için canlı iletişimin bazı özelliklerinin dijitale aktarılması gerekiyor. Örneğin, dijital katılımcıların kullanabileceği mekansal unsurlar, bir web semineri serisinin parçası olarak videolarla sürükleyici sahneleme veya video eğitimi ve dijital etkinliklerde sahne arkasına bir bakış kalıcı bir etkiye sahip olabilir.

Son olarak - "Kusurlu olanı planlamaya cesaret edelim".

Kısa bir an bile olsa, kısa bir kişisel video selamlaması gibi şaşırtıcı program öğeleri, spontane ve bireysel keşiflere olanak tanır ve yakınlığa izin verir.

Wiesbaden Congress & Marketing Kongre Satış Müdürü Anne Motzki de Natascha Kneissl'in bahsettiği etkinlik parametrelerine değiniyor ve RMCC 2021 organizatörleriyle yaşadığı deneyimleri aktarıyor.

Ticaret fuarları ve eğlence formatları gibi duygu ve etkileşim gerektiren etkinliklerin dijital olarak gerçekleştirilmesinin zor olduğu gözlemlenmiştir. Bunun iyi bir örneği, DGKFO e.V.'nin 1000 katılımcının yerinde ve 1500 çevrimiçi katılımcının yer aldığı yıllık konferansıdır (Yeni bir sekmede açılır). Uluslararası konuşmacılar da dijital olarak katılabilmiş ve bu sayede fiziksel olarak hazır bulunma zamanından ve masrafından tasarruf etmişlerdir. Bununla birlikte, sektör ürünlere dokunabilmeye büyük önem verdiğinden ve bunun sanal olarak yeniden üretilmesi çok zor olduğundan, sektör sergisi yıllık konferansıdır (Yeni bir sekmede açılır). Uluslararası konuşmacılar da dijital olarak katılabilmiş ve bu sayede fiziksel olarak hazır bulunma zamanından ve masrafından tasarruf etmişlerdir. Bununla birlikte, sektör ürünlere dokunabilmeye büyük önem verdiğinden ve bunun sanal olarak yeniden üretilmesi çok zor olduğundan, sektör sergisi canlı olarak daha iyi gerçekleştirildi.

schoko pro GmbH (Yeni bir sekmede açılır) Kıdemli Proje Müdürü ve Kilit Müşteri Yöneticisi Joe Wippel de sanal fuar standı konusuna değindi. Kendisinin ve müşterilerinin deneyimleri her yönüyle olumluydu.

Ticaret fuarı standları dijitalleştirildi ve 3D olarak yeniden oluşturuldu, katılımcılar platformda dijital olarak standın etrafında dolaşabildi, videolar ve PDF'ler indirebildi ve hatta stand operatörü ile iletişime geçebildi. Son olarak, müşteri için kalış süresi ve katılımcıların etkileşimine ilişkin bir değerlendirme oluşturuldu.