نقدم لكم فيما يلي معلومات حول معالجة بياناتكم الشخصية في منصة التعاون الخاصة بعاصمة ولاية فيسبادن، والتي تعتمد على Nextcloud، بالإضافة إلى المطالبات والحقوق التي تمنحكم إياها لوائح حماية البيانات. 

الجهة المسؤولة بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وقوانين حماية البيانات الوطنية الأخرى للدول الأعضاء، فضلاً عن الأحكام القانونية الأخرى المتعلقة بحماية البيانات، هي  

فيما يتعلق بمعالجة البيانات المتعلقة بالتسجيل وتشغيل Nextcloud من قبل عاصمة ولاية فيسبادن: 

عاصمة ولاية فيسبادن
ممثلة بمجلس البلدية

مكتب الابتكار والتنظيم والرقمنة
الوحدة التنظيمية: 150230
Hasengartenstraße 21
65189 Wiesbaden
الهاتف: 0611 314163
البريد الإلكتروني: appservicewiesbadende 

فيما يتعلق بتخزين البيانات الشخصية الموجودة في الملفات المشتركة ونقلها من قبل مدينة فيسبادن:

المكاتب والإدارات المعنية في عاصمة الولاية فيسبادن
شلوسبلاتز 6
65183 فيسبادن
هاتف: 0611 310
البريد الإلكتروني: buergerreferatwiesbadende 

بقدر ما يقوم أشخاص خارجيون بتحميل البيانات عبر Nextcloud، فإن المسؤولية القانونية عن نقل البيانات إلى مدينة فيسبادن تقع على عاتقهم. وينطبق الأمر نفسه على إعادة استخدام البيانات التي تم الحصول عليها عبر Nextcloud. 

المسؤول عن حماية البيانات في عاصمة ولاية فيسبادن
المسؤول عن حماية البيانات في عاصمة ولاية فيسبادن
شارع فيلهلم 32
65183 فيسبادن
هاتف: 0611 313083
البريد الإلكتروني: datenschutzwiesbadende

مسؤول أمن المعلومات في عاصمة ولاية هيسن، فيسبادن
Hasengartenstraße 21
65189 فيسبادن
هاتف: 0611 31780
البريد الإلكتروني: it-sicherheitwiesbadende

تعد المنصة، التي تستند إلى تطبيق Nextcloud مفتوح المصدر (المشار إليه فيما يلي بـ "Nextcloud")، خدمة تخزين سحابية مركزية مزودة بوظائف إضافية مدمجة لتخزين المستندات ومشاركتها. وهي متاحة لجميع موظفي مدينة فيسبادن، وتُستخدم للتعاون الرقمي داخل الإدارة وكذلك مع الشركاء الخارجيين. ويحصل أشخاص خارجيون مختارون على حق الوصول إلى منصة التعاون الخاصة بمدينة فيسبادن على أساس Nextcloud، من أجل تبادل الملفات المتعلقة بالمشاريع والتعاون.

يُستخدم نظام "Nextcloud" مع الوحدة النمطية "Nextcloud Files" لتخزين الملفات ومشاركتها، وهو متاح لجميع موظفي مدينة فيسبادن. وتستند هذه الخدمة تقنيًا إلى البرنامج مفتوح المصدر "Nextcloud" الذي طورته الشركة الألمانية Nextcloud GmbH.

تتولى شركة WIVERTIS GmbH توفير وتشغيل Nextcloud تقنيًا في مركز الحوسبة التابع للمدينة. يتولى موظفو مكتب الابتكار والتنظيم والرقمنة، قسم إدارة تكنولوجيا المعلومات، في عاصمة ولاية فيسبادن المسؤولية الفنية عن النظام.

تتولى تطبيق "Keycloak" مهمة المصادقة على المستخدمين ومنحهم الصلاحيات، ويتم استخدامه بالاقتران مع Nextcloud. ويستخدم بشكل خاص للمصادقة على حسابات المستخدمين الخارجيين ومنحهم الصلاحيات، بالإضافة إلى إدارة الهوية.  

تتم معالجة بياناتك في Nextcloud للأغراض الخدمية التالية:

• تخزين الملفات للاستخدام التعاوني في إطار العمل داخل إدارة عاصمة ولاية فيسبادن.
• مشاركة الملفات بين الإدارات والمكاتب.
• إتاحة الملفات لفترة محدودة لشركاء الخدمات أو شركاء التعاون الخارجيين لعاصمة الولاية فيسبادن.
• إدارة حقوق الوصول للملفات التي تم إتاحتها للجهات الخارجية، أو للإتاحة داخل إدارة المدينة.
• ضمان أمن وفعالية جميع الخدمات اللازمة لتشغيل الإجراء.

عند استخدام تطبيقات "Nextcloud"، تكون الأنواع التالية من البيانات مطلوبة أو تنشأ نتيجة استخدام التطبيق.

أ. بيانات الحساب والمصادقة:

• اسم المستخدم: المعرف (داخلي)، وكذلك عنوان البريد الإلكتروني (خارجي) الذي تم من خلاله إجراء تغيير على الملفات؛
• مجموعة المستخدمين مخصصة لموظفي LHW فقط؛
• معلومات الاتصال (الخدمية) (على سبيل المثال عنوان البريد الإلكتروني، الهاتف) أو (الخاصة/الخارجية) (على سبيل المثال عنوان البريد الإلكتروني)؛
• البيانات الشخصية: الاسم الأول واسم العائلة:
• الدور والانتماء للفريق: الوحدة التنظيمية لموظفي LHW؛
• البيانات التي يتم إدخالها على أساس طوعي في المعلومات الشخصية في Nextcloud (رقم الهاتف، الموقع، تاريخ الميلاد، اللغة، الإعدادات الإقليمية، اليوم الأول من أسبوع العمل، الموقع الإلكتروني، X-Handle، الاسم عبر الإنترنت في Fediverse، صورة الملف الشخصي).

ب. البيانات الإدارية:

يتم تسجيل كل وصول إلى صفحة من تطبيق "Nextcloud" وكل استدعاء لملف مخزن في ملفات السجل بواسطة خادم الويب. ويستخدم التخزين لأغراض داخلية ومتعلقة بالنظام. ويتم تسجيل:

• الملف الذي تم طلبه؛
• اسم الملف؛
• تاريخ ووقت الطلب؛
• حجم البيانات المنقولة؛
• حالة الوصول (لم يتم العثور على الملف، تم نقل الملف، إلخ).

ج. البيانات الفنية:

• عنوان IP للجهاز النهائي الذي يقوم بالوصول (سواء خارجي أو داخلي) على خادم الويب/وكيل الويب؛
• نوع متصفح الويب المستخدم؛
• تاريخ تسجيل الدخول؛
• بداية الجلسة؛
• بيانات الاستخدام الفنية (على سبيل المثال محتويات ذاكرة التخزين المؤقت، وبيانات الفهرس التي تم إنشاؤها، والإصدارات، ورسائل الخطأ، وملفات السجل)؛
• البيانات الفنية في قاعدة البيانات (مثل تاريخ تسجيل الدخول، وبدء الجلسة)، والتي يتم قراءتها مباشرة من AD (Active Directory) التابع للبلدية أو أنظمة أخرى مشابهة لـ AD (مثل Keycloak). لا يتم التخزين في الإجراء وعلى الأنظمة المعنية.
• ملفات تعريف الارتباط: على الصفحة الداخلية: https://cloud.wiesbaden.de (يفتح في علامة تبويب جديدة) والصفحة الخارجية https://ext.cloud.wiesbaden.de/login (يفتح في علامة تبويب جديدة) يتم استخدام ملفات تعريف الارتباط التي تعتبر ضرورية لاستخدام Nextcloud حصريًا. ستجد المزيد من المعلومات حول ملفات تعريف الارتباط على الرابط التالي: https://docs.nextcloud.com/server/latest/admin_manual/gdpr/cookies.html (يفتح في علامة تبويب جديدة)

د. بيانات المحتوى والفئات الخاصة من البيانات الشخصية:

• بيانات المحتوى والاتصالات التي ينشئها المستخدمون الداخليون والخارجيون (على سبيل المثال، المستندات والرسومات والصور وملفات الصوت والفيديو والملاحظات والتعليقات).
• يتأثر بشكل غير مباشر محتوى المستندات المخزنة في Nextcloud. لا يمكن استبعاد احتمال احتواء المستندات المخزنة على بيانات شخصية من الناحية الفنية. علاوة على ذلك، من الممكن أن تحتوي هذه المستندات أو ملفات المحتوى الأخرى على معلومات حساسة أو سرية أو شخصية بالمعنى المقصود في المادة 4 الفقرة 1 من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). ويشمل ذلك على وجه الخصوص البيانات التي تخضع لحماية خاصة وفقًا للمادة 9 الفقرة 1 من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، وكذلك المعلومات المتعلقة بالأشخاص الطبيعيين الذين يحتاجون إلى الحماية، ولا سيما الأطفال. لا يتم التعرف على هذه المحتويات أو معالجتها تلقائيًا.

تتم معالجة البيانات الشخصية لموظفي البلدية استنادًا إلى عقد العمل أو من أجل أداء المهام الوظيفية في إطار العمل اليومي.

تقع المسؤولية القانونية عن حماية البيانات فيما يتعلق بمعالجة (لا سيما تخزين ونقل) البيانات الشخصية الواردة في المستندات التي يتم تحميلها من جانب البلدية على عاتق الإدارات والمكاتب المعنية. ويجب على هذه الإدارات والمكاتب على وجه الخصوص التأكد من وجود أساس قانوني لنقل البيانات عبر Nextcloud. وينطبق الأمر نفسه على تخزين ومعالجة البيانات التي يتم تحميلها من قبل أشخاص خارجيين.

الأساس القانوني لمعالجة البيانات هو:

• المادة 6 الفقرة 1 البند أ من اللائحة العامة لحماية البيانات (DS-GVO)، شريطة أن تتم المعالجة بناءً على موافقة الشخص المعني.
• المادة 6 الفقرة 1 البند ب من اللائحة العامة لحماية البيانات (DS-GVO)، شريطة أن تكون المعالجة ضرورية لتنفيذ عقد يكون الشخص المعني طرفًا فيه، أو لتنفيذ إجراءات ما قبل التعاقد التي تتم بناءً على طلب الشخص المعني.
• المادة 6 الفقرة 1 البند ج من اللائحة العامة لحماية البيانات (DS-GVO) بالاقتران مع أحد أحكام القانون المجتمعي أو القانون الوطني، شريطة أن تكون المعالجة ضرورية للوفاء بالتزام قانوني؛
• المادة 6 الفقرة 1 البند (هـ) من اللائحة العامة لحماية البيانات (DS-GVO) بالاقتران مع أساس قانوني من القانون المجتمعي أو القانون الوطني، شريطة أن تكون المعالجة ضرورية لأداء مهمة تخدم المصلحة العامة أو تتم في إطار ممارسة السلطة العامة الموكلة إلى المسؤول عن المعالجة.

للأغراض المذكورة أعلاه، من الضروري جمع البيانات الشخصية المذكورة ومعالجتها، حيث أن خطوات العملية الفردية تعتمد على بعضها البعض. يتم معالجة البيانات الضرورية فقط لإنشاء ملف تعريفي وكذلك للتشغيل التقني السلس للبرنامج. 

بشكل عام، لا نقوم بمعالجة بياناتك الشخصية وتخزينها إلا للفترة اللازمة لتحقيق الغرض من المعالجة.

ما لم يتم تحديد مدة تخزين صريحة أدناه، سيتم حذف بياناتك أو حظرها بمجرد انتفاء الغرض من التخزين. 

يتم تخزين البيانات الشخصية لموظفي البلدية طوال فترة استخدامهم للخدمة وانتمائهم إلى إدارة البلدية. وينطبق هذا بشكل خاص على الحالات التالية:

• عند الاستخدام الفعلي لـ Nextcloud،
• أثناء الانتماء إلى مكتب أو إدارة أو قسم في عاصمة ولاية فيسبادن (LHW)،

يتم حذف البيانات الشخصية من Nextcloud تلقائيًا عند ترك الخدمة.

يتم الاحتفاظ ببيانات المستخدمين الخارجيين الذين ليس لديهم حساب مستخدم طالما استوفيت أحد الشروط التالية على الأقل:

• وجود مشاركات نشطة للمجلدات أو الملفات من قبل موظفي البلدية.
• وجود التزام قانوني بالاحتفاظ بالبيانات.
• لم يتم الوصول بعد إلى تاريخ انتهاء الصلاحية المحدد في إطار الإتاحة.

بعد زوال جميع الشروط المذكورة، يتم حذف بيانات المستخدمين، ما لم تكن هناك أسباب قانونية أخرى تمنع الحذف.

يتم تخزين بيانات المستخدمين الخارجيين الذين يمتلكون حساب مستخدم، وكذلك بيانات المستخدمين الخارجيين الذين لا يمتلكون حساب مستخدم. بالإضافة إلى ذلك، يتم تسجيل بيانات المستخدم التالية في حسابات المستخدمين الخارجيين:

• يتم جمع البيانات الشخصية للمستخدمين الخارجيين وتخزينها فقط بالقدر اللازم لإنشاء حساب مستخدم يتمتع بحق الوصول الكامل إلى مثيل Nextcloud الخارجي.
• تتم إدارة وتخصيص الأذونات من قبل فريق الدعم في المكتب المختص عبر واجهة مستخدم خارجية منفصلة.
• يتم تعطيل حسابات المستخدمين الخارجيين بعد ثلاثة أشهر من عدم النشاط وحذفها بعد فترة حظر محددة.
• لا يمكن إعادة تنشيط حسابات المستخدمين الخارجيين المعطلة إلا من خلال الدعم الفني في المكتب المختص، المسؤول عن إدارة المستخدمين الخارجيين.

بعد زوال جميع الشروط المذكورة أعلاه، يتم حذف بيانات المستخدمين، ما لم تكن هناك أسباب قانونية أخرى تمنع الحذف.

• يمكن للمستخدمين، على أساس طوعي، إدخال معلومات شخصية (مثل معلومات الملف الشخصي) داخل واجهة Nextcloud.
• يمكن حذف هذه البيانات في أي وقت بشكل مستقل.
• ما لم يتم الحذف يدويًا، يتم إزالة البيانات الطوعية تلقائيًا عند حذف حساب المستخدم المعني.

يتم حذف البيانات الشخصية وفقًا لمتطلبات قانون حماية البيانات. ويخضع ذلك للغرض المحدد من الاستخدام، والمسؤوليات التنظيمية، والظروف التقنية للنظام.

حذف المستندات

• لا يتم حذف المستندات من قبل المسؤولين على مستوى النظام بشكل عام.
• تقع مسؤولية حذف بيانات المحتوى والاتصالات (مثل الملفات الموجودة في مجلدات المجموعات أو المشاريع) على عاتق المستخدمين المعنيين. ويمكن لهؤلاء في أي وقت حذف المحتويات التي أنشأوها بأنفسهم.
• يتم حذف المستندات المخزنة في المجلد الشخصي لموظفي البلدية بعد تركهم الخدمة وفقًا لإرشادات عملية إدارة المستخدمين.

حذف وتغيير أذونات المستخدمين

• يتم تغيير أو حذف أذونات المستخدمين وكذلك تعديل انتماءات المجموعات في إطار العملية الموحدة لإدارة المستخدمين بالبلدية. يتم حذف المحتويات الشخصية تلقائيًا مع إزالة حساب المستخدم عند ترك الخدمة في إدارة المدينة.
• هذه العملية راسخة من الناحية التنظيمية والتقنية وتخضع لمراقبة مستمرة من قبل الجهات المسؤولة.
• ترد العمليات والمواعيد النهائية لحذف حسابات المستخدمين الخارجيين في معلومات حماية البيانات الخاصة بتطبيق "Keycloak".

بيانات السجلات واللوغات

• يتم تخزين ملفات السجلات الناتجة عن استخدام النظام بشكل آمن على جميع أنظمة WIVERTIS GmbH المعنية لمدة 30 يومًا تقريبًا.
• يتم حذف بيانات السجل هذه في عملية متجددة: يتم استبدال البيانات القديمة تلقائيًا ببيانات جديدة.
• يتم تقييم معلومات السجلات أو دمجها حصريًا في إطار تحليل الأخطاء، بقدر ما يكون ذلك ضروريًا من الناحية التقنية.
• لا يمكن عادةً ربط هذه البيانات بأشخاص محددين بشكل مباشر؛ ولا يتم ربطها بشكل منهجي مع قواعد بيانات أخرى.
• لا يتم تخزين أو تقييم السجلات بأي شكل آخر.

ومع ذلك، يمكن أن يتم التخزين في حالة وجود نزاع قانوني (محتمل) معك أو أي إجراء قانوني آخر، أو إذا كان التخزين منصوصًا عليه بموجب الأحكام القانونية التي نخضع لها بصفتنا الجهة المسؤولة. يتم حظر أو حذف البيانات أيضًا عند انتهاء فترة التخزين المنصوص عليها في المعايير المذكورة، ما لم يكن التخزين الإضافي ضروريًا من جانبنا ويوجد أساس قانوني لذلك.

يتم دمج البيانات الشخصية لموظفي البلدية في Nextcloud حصريًا عبر Active Directory التابع للبلدية. يتم تخزين البيانات الشخصية للمستخدمين الخارجيين الذين لديهم حساب مستخدم خارجي حصريًا في تطبيق "Keycloak". علاوة على ذلك، لا يتم حاليًا جمع أو تخزين أي بيانات شخصية أخرى في Nextcloud.

يتم تقليص ملفات السجلات التي يتم إنشاؤها إلى الحد الأدنى الضروري من الناحية التقنية، ويتم تخزينها بشكل آمن لمدة 30 يومًا تقريبًا على جميع أنظمة شركة WIVERTIS GmbH المشاركة في المعالجة. بعد ذلك، يتم استبدالها في عملية آلية ومتجددة. ولا يتم تخزين أوقات تسجيل دخول وخروج مستخدمي الخدمة من سكان المدينة. ولا يتم تقييم أو دمج المعلومات الواردة فيها إلا في إطار تحليل الأخطاء الضروري. لا يمكن استنتاج هوية أفراد معينين، ولا يتم تخزين هذه المعلومات أو دمجها مع بيانات أخرى.

لا يتم حذف المستندات الموجودة في مجلدات المجموعات أو المشاريع على المستوى الإداري. يمكن للمستخدمين في أي وقت حذف بيانات المحتوى والاتصالات التي أنشأوها بأنفسهم. يتم حذف المستندات المخزنة في المجلد الشخصي عند انتهاء خدمة الموظف البلدي أو عند حذف حساب المستخدم الخارجي.

يتم إرسال البيانات التي تشاركها مدينة فيسبادن عبر Nextcloud إلى المستفيدين من هذه الملفات. وبخلاف ذلك، لا يتم عادةً نقل البيانات التي نخزنها إلى أطراف ثالثة.

ولكن قد يكون من الضروري، من أجل الوفاء بمهامنا وواجباتنا، أن نكشف عن البيانات الشخصية المخزنة عنك للأشخاص الطبيعيين والاعتباريين أو السلطات أو المؤسسات أو الجهات الأخرى. 

وتشمل هذه الحالات على وجه الخصوص الفئات التالية من المستلمين:

داخل شركة WIVERTIS GmbH، وهي مزود خدمات تكنولوجيا المعلومات للمدينة، يتمتع جميع مسؤولي Nextcloud بإمكانية الوصول إلى جميع البيانات الخاصة بجميع الأشخاص. شركة WIVERTIS GmbH هي معالج بيانات بالنيابة عن عاصمة الولاية فيسبادن وفقًا للمادة 28 من اللائحة العامة لحماية البيانات (DS-GVO).

لا تستعين شركة WIVERTIS GmbH بأي معالجين من الباطن لتشغيل Nextcloud، وبالتالي لا تنقل أي بيانات إلى أطراف ثالثة في إطار التشغيل الفني.

داخل المكاتب البلدية والإدارات والأقسام والمجالات المتخصصة، يتم تنظيم الوصول إلى البيانات المتعلقة باستخدام Nextcloud من خلال مفهوم الحقوق والأدوار.

يخضع استخدام الخدمة لمفهوم متمايز للأدوار والصلاحيات، والذي ينظم الوصول إلى البيانات والوظائف وفقًا للدور المخصص. يحصل موظفو البلدية على وصول أساسي إلى المجلدات الرسمية والشخصية ذات الصلة بهم.

أما الصلاحيات الإدارية الموسعة لإدارة مجلدات المشاريع أو المجموعات أو الإدارة الفنية للنظام فهي محفوظة حصريًا للأدوار المتخصصة مثل مديري المشاريع أو الإدارات أو النظام. يمكن منح المستخدمين الخارجيين حق الوصول إلى المحتويات التي تم فتحها لهم صراحةً، إما بشكل مؤقت عبر روابط عامة دون حساب خاص بهم أو بشكل دائم عبر حساب مستخدم منفصل مع إمكانية الوصول إلى واجهة الويب.

يلتزم كل مستخدم باستخدام الخدمة حصريًا في نطاق الدور المخصص له والصلاحيات المرتبطة به.

لا يُسمح للأشخاص الخارجيين الذين يصلون إلى Nextcloud من خارج شبكة المدينة بالوصول إلى البيانات إلا إذا كان هناك أساس قانوني للكشف عن البيانات أو إذا تم الحصول على موافقة.

لا يتم، كقاعدة عامة، نقل البيانات التي نقوم بتخزينها إلى جهات في دول ثالثة أو إلى منظمات دولية. ولا يمكن أن يحدث ذلك إلا في حالات استثنائية محددة، وفقًا للشروط المنصوص عليها في المادة 44 وما يليها من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).

إذا تمت معالجة بياناتك الشخصية، فأنت شخص خاضع للبيانات بالمعنى المقصود في اللائحة العامة لحماية البيانات ولديك الحقوق التالية تجاه المتحكم:

يمكنك طلب معلومات حول بياناتك الشخصية التي نقوم بمعالجتها وفقًا للمادة 15 من اللائحة العامة لحماية البيانات. في طلبك للحصول على معلومات، يجب عليك تحديد طلبك من أجل تسهيل عملية تجميع البيانات اللازمة لنا. يُرجى ملاحظة أن حقك في الحصول على المعلومات مُقيَّد بأحكام المواد 24 (2) و25 (2) و26 (2) و33 من اللائحة العامة لحماية البيانات.

إذا كانت المعلومات المتعلقة بك غير صحيحة (أو لم تعد صحيحة)، يمكنك طلب تصحيحها وفقًا للمادة 16 من اللائحة العامة لحماية البيانات. إذا كانت بياناتك غير مكتملة، يمكنك طلب استكمالها.

يُمكنك طلب محو بياناتك الشخصية بموجب شروط المادة 17 من اللائحة العامة لحماية البيانات والمادة 34 من اللائحة العامة لحماية البيانات. يعتمد حقك في الحذف، من بين أمور أخرى، على ما إذا كانت البيانات المتعلقة بك لا تزال مطلوبة من جانبنا للوفاء بواجباتنا القانونية.

في إطار أحكام المادة 18 من اللائحة العامة لحماية البيانات، يحق لك طلب تقييد معالجة البيانات المتعلقة بك.

وفقًا للمادة 21 من اللائحة العامة لحماية البيانات، يحق لك الاعتراض على معالجة البيانات المتعلقة بك في أي وقت لأسباب ناشئة عن وضعك الخاص. ومع ذلك، لا يمكننا دائمًا الامتثال لذلك، على سبيل المثال إذا كان هناك حكم قانوني يُلزمنا بمعالجة البيانات بالمعنى المقصود في المادة 35 من القانون العام لحماية البيانات الشخصية كجزء من إنجاز مهامنا الرسمية.

إذا كانت معالجة البيانات تستند إلى موافقتك (المادة 6، الفقرة 1، الفقرة الفرعية 1(أ) من اللائحة العامة لحماية البيانات، والمادة 9، الفقرة 2(أ) من اللائحة العامة لحماية البيانات)، فيحق لك سحب هذه الموافقة في أي وقت مع سريان ذلك مستقبلاً. يرجى ملاحظة أن السحب لا يؤثر على قانونية معالجة البيانات التي تمت بناءً على الموافقة حتى وقت السحب، وبالتالي لا تصبح هذه المعالجة غير قانونية بأثر رجعي نتيجة السحب. 

الهيئة الإشرافية المعنية بحماية البيانات المسؤولة عن شركتنا هي:
المفوض المعني بحماية البيانات وحرية المعلومات
في ولاية هيسن Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 فيسبادن
هاتف: 0611 14080
البريد الإلكتروني: poststelledatenschutz.hessende