У процедурі погодження планування беруть участь кілька важливих гравців:

1. Спонсор проекту: компанія або організація, що планує будівельний проект, наприклад, оператор енергосистеми.
2. Консультаційний орган: Цей орган організовує участь громадськості, збирає коментарі та розглядає їх.
3. Орган затвердження планування: керує процедурою і приймає рішення про затвердження проекту на основі отриманих зауважень.

Який саме орган відповідає за консультації та/або затвердження плану, залежить від конкретного проекту та відповідного спеціалізованого законодавства. Наприклад, Федеральне мережеве агентство відповідає за проведення консультацій та затвердження плану розширення лінії електропередач. У випадку розширення федеральної залізничної лінії ці завдання виконує Федеральне управління залізниць.

Процедура затвердження плану складається з двох основних етапів: процедура консультацій та прийняття плану.

Під час процедури консультацій відбувається оприлюднення запланованого проекту. Як правило, громадяни можуть ознайомитися з відповідними планами у відповідних муніципалітетах протягом одного місяця. За цей час вони мають можливість дізнатися про проект і перевірити, чи не зачіпає проект їхні права. Якщо є якісь занепокоєння або заперечення, їх можна подати до відповідного консультативного органу до кінця цього періоду.

Крім того, різні організації, що представляють інтереси громадськості, такі як муніципалітети, спеціалізовані органи влади або екологічні асоціації, також отримують доступ до планів і мають можливість висловити свої зауваження. Отримані заперечення збираються і надсилаються розробнику проекту для розгляду та коментарів. Потім проводяться слухання, на яких обговорюються різні питання, що викликають занепокоєння. Процедура консультацій завершується в кінці цієї зустрічі.

На наступному етапі орган, який проводив слухання, видає висновок, який передається до органу, що затверджує план. Цей орган приймає рішення про схвалення проекту, його затвердження з певними умовами або відхилення.

Після ухвалення рішення рішення про затвердження плану оприлюднюється, як правило, на веб-сайті органу, щоб усі громадяни були поінформовані про його результати.

Громадяни, на яких впливає запланований проект, можуть брати участь у процесі консультацій під час процедури погодження планування. Вони мають можливість висловити заперечення проти планової документації. Зачепленими вважаються особи, чиє життя або майно зазнає прямого чи опосередкованого впливу.

Планувальна документація, як правило, доступна для ознайомлення протягом одного місяця як в електронному, так і в паперовому вигляді у відповідному органі, що проводить слухання, або в зачеплених муніципалітетах. Протягом цього періоду громадяни можуть перевірити, чи зачіпає проект їхні права. Результати громадського обговорення публікуються в офіційному бюлетені, в газетах або в Інтернеті. Заперечення повинні бути подані до органу, який проводить слухання, у письмовій формі або для запису, і після закінчення терміну їх подання вже неможливо.

Столиця землі Вісбаден регулярно публікує на своєму веб-сайті інформацію про поточні процедури узгодження планування.

Відповідальність залежить від типу процедури:

Управління містобудування - процедури погодження планування для регіональних і надрегіональних маршрутів високовольтних і надвисоковольтних ліній електропередач

Управління будівництва та геодезії - всі інші процедури погодження планування, наприклад, процедури погодження планування федеральних доріг і федеральних автомагістралей відповідно до Федерального закону про магістральні дороги (FStrG), земельних і районних доріг відповідно до Гессенського закону про дороги (HStrG). Об'єкти залізничного транспорту відповідно до Загального закону про залізниці (AEG) та Гессенського закону про залізниці (HEisenbG) з Правилами будівництва та експлуатації залізниць (EBO), експлуатаційні об'єкти трамвайного транспорту відповідно до Закону про пасажирський транспорт (PBefG) з Правилами будівництва та експлуатації трамвайного транспорту (BOStrab).