Στη διαδικασία έγκρισης του σχεδιασμού εμπλέκονται διάφοροι σημαντικοί φορείς:

1. Ανάδοχος του έργου: Η εταιρεία ή ο οργανισμός που σχεδιάζει το κατασκευαστικό έργο, π.χ. ένας διαχειριστής ενεργειακού δικτύου.
2. Αρχή διαβούλευσης: Η αρχή αυτή οργανώνει τη συμμετοχή του κοινού, συλλέγει τα σχόλια και τα εξετάζει.
3. Αρχή έγκρισης σχεδιασμού: Διαχειρίζεται τη διαδικασία και αποφασίζει για την έγκριση του έργου με βάση τα σχόλια.

Το ποια αρχή είναι υπεύθυνη για τη διαβούλευση ή/και την έγκριση σχεδιασμού εξαρτάται από το εκάστοτε έργο και την ισχύουσα ειδική νομοθεσία. Για παράδειγμα, ο Ομοσπονδιακός Οργανισμός Δικτύων είναι αρμόδιος για τη διαβούλευση και την έγκριση σχεδιασμού για την επέκταση μιας γραμμής ηλεκτρικής ενέργειας. Στην περίπτωση της επέκτασης μιας ομοσπονδιακής σιδηροδρομικής γραμμής, τα καθήκοντα αυτά εκτελούνται από την Ομοσπονδιακή Αρχή Σιδηροδρόμων.

Η διαδικασία έγκρισης του σχεδίου έχει δύο κύριες φάσεις: τη διαδικασία διαβούλευσης και την έγκριση του σχεδίου.

Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας διαβούλευσης, το σχεδιαζόμενο έργο δημοσιοποιείται. Κατά κανόνα, οι πολίτες μπορούν να επιθεωρούν τα σχετικά σχέδια στους οικείους δήμους επί ένα μήνα. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, έχουν τη δυνατότητα να ενημερωθούν για το σχέδιο και να ελέγξουν εάν τα δικαιώματά τους θίγονται από το σχέδιο. Εάν υπάρχουν ανησυχίες ή αντιρρήσεις, αυτές μπορούν να υποβληθούν στην αρμόδια αρχή διαβούλευσης μέχρι το τέλος της περιόδου.

Επιπλέον, διάφορες οργανώσεις δημοσίου συμφέροντος, όπως οι θιγόμενοι δήμοι, οι εξειδικευμένες αρχές ή οι περιβαλλοντικές ενώσεις, έχουν επίσης πρόσβαση στα σχέδια και την ευκαιρία να υποβάλουν παρατηρήσεις. Οι αντιρρήσεις που λαμβάνονται συλλέγονται και διαβιβάζονται στον κύριο του έργου για εξέταση και σχολιασμό. Στη συνέχεια πραγματοποιείται ακρόαση κατά την οποία συζητούνται οι διάφορες ανησυχίες και τα ζητήματα. Η διαδικασία διαβούλευσης ολοκληρώνεται με το πέρας αυτής της συνεδρίασης.

Στο επόμενο βήμα, η αρχή ακρόασης εκδίδει δήλωση η οποία διαβιβάζεται στην αρχή έγκρισης του σχεδιασμού. Η εν λόγω αρχή αποφασίζει στη συνέχεια εάν το σχέδιο εγκρίνεται, εγκρίνεται υπό όρους ή απορρίπτεται.

Μόλις ληφθεί η απόφαση, η απόφαση έγκρισης του σχεδίου δημοσιοποιείται, συνήθως μέσω του δικτυακού τόπου της αρχής έγκρισης του σχεδίου, ώστε όλοι οι πολίτες να ενημερωθούν για το αποτέλεσμα.

Οι πολίτες που επηρεάζονται από ένα σχεδιαζόμενο έργο μπορούν να συμμετέχουν στη διαδικασία διαβούλευσης της διαδικασίας έγκρισης του σχεδιασμού. Έχουν τη δυνατότητα να διατυπώσουν αντιρρήσεις για τα έγγραφα σχεδιασμού. Οι θιγόμενοι είναι τα πρόσωπα των οποίων η ζωή ή η περιουσία επηρεάζεται άμεσα ή έμμεσα.

Τα έγγραφα σχεδιασμού είναι γενικά διαθέσιμα για επιθεώρηση επί ένα μήνα, τόσο σε ψηφιακή όσο και σε έντυπη μορφή στην αρμόδια αρχή ακρόασης ή στους επηρεαζόμενους δήμους. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, οι πολίτες μπορούν να ελέγξουν εάν τα δικαιώματά τους θίγονται από το σχέδιο. Η δημόσια έκθεση δημοσιεύεται στην επίσημη εφημερίδα, σε εφημερίδες ή στο διαδίκτυο. Οι αντιρρήσεις πρέπει να υποβάλλονται στην αρχή ακρόασης εγγράφως ή για μαγνητοφώνηση και δεν είναι πλέον δυνατές μετά τη λήξη της προθεσμίας.

Η πρωτεύουσα του κρατιδίου, το Βισμπάντεν, παρέχει τακτικές πληροφορίες σχετικά με τις τρέχουσες διαδικασίες έγκρισης χωροθέτησης στον ιστότοπό της.

Η ευθύνη εξαρτάται από το είδος της διαδικασίας:

Πολεοδομικό γραφείο - διαδικασίες έγκρισης σχεδιασμού για περιφερειακές και υπερπεριφερειακές διαδρομές για γραμμές υψηλής και υπερυψηλής τάσης

Γραφείο Πολιτικών Μηχανικών και Τοπογράφων Μηχανικών - όλες οι άλλες διαδικασίες πολεοδομικής έγκρισης, π.χ. διαδικασίες πολεοδομικής έγκρισης για ομοσπονδιακές οδούς και ομοσπονδιακούς αυτοκινητόδρομους σύμφωνα με τον ομοσπονδιακό νόμο για τις εθνικές οδούς (FStrG), οδοί του κρατιδίου και της περιφέρειας σύμφωνα με τον νόμο για τις οδούς της Έσσης (HStrG). εγκαταστάσεις σιδηροδρομικών μεταφορών σύμφωνα με τον γενικό νόμο περί σιδηροδρόμων (AEG) και τον νόμο περί σιδηροδρόμων της Έσσης (HEisenbG) με τους κανονισμούς κατασκευής και λειτουργίας σιδηροδρόμων (EBO), εγκαταστάσεις λειτουργίας τραμ σύμφωνα με τον νόμο περί επιβατικών μεταφορών (PBefG) με τους κανονισμούς κατασκευής και λειτουργίας τραμ (BOStrab).