В процедуре утверждения проекта участвуют несколько важных участников:

1. Спонсор проекта: компания или организация, планирующая строительный проект, например, оператор энергетической сети.
2. Консультационный орган: Этот орган организует участие общественности, собирает комментарии и рассматривает их.
3. Орган, утверждающий планирование: он управляет процедурой и принимает решение об утверждении проекта на основе комментариев.

Какой орган отвечает за проведение слушаний и/или утверждение плана, зависит от конкретного проекта и применимых специальных законов. Например, Федеральное сетевое агентство отвечает за проведение консультаций и утверждение проекта расширения линии электропередачи. В случае расширения федеральной железнодорожной линии эти задачи выполняет Федеральное железнодорожное ведомство.

Процедура утверждения плана состоит из двух основных этапов: процедура консультаций и утверждение плана.

Во время процедуры консультаций планируемый проект предается гласности. Как правило, граждане могут ознакомиться с соответствующими планами в соответствующих муниципалитетах в течение одного месяца. За это время у них есть возможность узнать о проекте и проверить, затрагивает ли он их права. Если есть какие-либо опасения или возражения, их можно направить в соответствующий консультационный орган до конца этого срока.

Кроме того, различные общественные организации, такие как муниципалитеты, специализированные органы власти или экологические ассоциации, также получают доступ к планам и имеют возможность высказать свои замечания. Полученные возражения собираются и направляются разработчику проекта для рассмотрения и комментариев. Затем проводится слушание, на котором обсуждаются различные проблемы и вопросы. Процедура консультаций заканчивается по окончании этого заседания.

На следующем этапе орган, проводящий слушания, готовит заключение, которое направляется в орган, утверждающий планирование. Затем этот орган принимает решение об одобрении проекта, его утверждении с учетом условий или отклонении.

После принятия решения оно публикуется, как правило, на веб-сайте органа, утверждающего планирование, чтобы все граждане были проинформированы о результатах.

Граждане, которых затрагивает планируемый проект, могут участвовать в процессе консультаций в рамках процедуры утверждения планов. У них есть возможность высказать возражения против документов планирования. Затрагиваемые лица - это люди, чья жизнь или имущество прямо или косвенно затрагиваются.

Документы планирования обычно доступны для ознакомления в течение одного месяца как в цифровом, так и в бумажном виде в ответственном органе по проведению слушаний или в соответствующих муниципалитетах. В этот период граждане могут проверить, затрагивает ли проект их права. Информация о публичном обсуждении публикуется в официальном бюллетене, в газетах или в Интернете. Возражения должны быть поданы в орган, проводящий слушания, в письменном виде или в виде записи, и по истечении этого срока они уже невозможны.

Столица земли Висбаден регулярно предоставляет информацию о текущих процедурах утверждения планов на своем веб-сайте.

Ответственность зависит от типа процедуры:

Градостроительное управление - процедуры согласования планирования для региональных и надрегиональных трасс высоковольтных и сверхвысоковольтных линий.

Управление гражданского строительства и геодезии - все другие процедуры согласования планирования, например, процедуры согласования планирования федеральных дорог и федеральных автомагистралей в соответствии с Законом о федеральных магистральных дорогах (FStrG), дорог штатов и округов в соответствии с Законом о дорогах Гессена (HStrG). Объекты железнодорожного транспорта в соответствии с Общим законом о железных дорогах (AEG) и Законом о железных дорогах Гессена (HEisenbG) с правилами строительства и эксплуатации железных дорог (EBO), объекты трамвайного транспорта в соответствии с Законом о пассажирском транспорте (PBefG) с правилами строительства и эксплуатации трамваев (BOStrab).