Sekretariats- und Assistenzkraft (w/m/d)

Das Hochbauamt der Landeshauptstadt Wiesbaden sucht eine

Sekretariats- und Assistenzkraft (w/m/d)

für die Abteilungen Zentrale Dienste und Gebäudemanagement.
Das Hochbauamt ist zuständig für die Durchführung von Neubau-, Sanierungs- und Bauunterhaltungsmaßnahmen an städtischen Hochbauten (Schulen, Kindertagesstätten, Verwaltungsgebäuden, Bürgerhäusern, Sportanlagen, Kultur- und Freizeiteinrichtungen).
 
In diesem „Architektur- und Ingenieurbüro“ der Landeshauptstadt Wiesbaden arbeiten etwa 140 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verschiedener Fachrichtungen/Funktionen, die Gebäude baulich planen, unterhalten und instand setzen. Dies geschieht in enger Zusammenarbeit mit externen Architektur- und Ingenieurbüros sowie mit ausführenden Baufirmen. Das Hochbauamt überwacht bei Baumaßnahmen Kosten, Qualität und Termine.
 
 

Ihre Aufgaben

• Organisieren des Vorzimmers der Abteilungsleitungen, inkl. Verwalten des Terminkalenders sowie Organisieren von Terminen, und deren Vor- und Nachbereitung
• Begleiten und Unterstützen von Besprechungen, z. B. Bedienen der Videokonferenzsysteme sowie Führen der Gesprächsprotokolle
• Betreuen der Organisationspostfächer
• Arbeiten mit Projektmanagement-Tools und verschiedenen dienstlichen Applikationen
• Organisieren, Koordinieren und Abwickeln von Veranstaltungen wie z. B. Inhouse-Schulungen, Grundsteinlegungen, Spatenstichen und Richtfesten
• Ausarbeiten und redaktionelles Überarbeiten von Präsentationen nach Vorgabe
• Wahrnehmen der Funktion einer Ansprechperson für die Mitarbeitenden der Abteilungen bei Rückfragen beispielsweise zu Dienstreisen, Fortbildungsanmeldungen, Anträgen, etc.
• Mitwirken bei der Öffentlichkeitsarbeit, z. B. bei Internetauftritten des Hochbauamtes, Vorbereiten von Pressenterminen und Präsentationen
• Bearbeiten der dienstlichen Mobilfunkangelegenheiten, wie An- und Abmeldung, Überprüfen und Zustellen der Abrechnungen

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im Sekretariatsbereich, vorzugsweise Kauffrau/-mann für Bürokommunikation bzw. -management, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation oder Bürokauffrau/-mann
• Berufserfahrung in Sekretariats- oder Assistenztätigkeiten ist von Vorteil
• Sicherer Umgang mit der MS-Office Standardsoftware (Word, Excel, Outlook) sowie Fähigkeit, sich schnell in weitere fachspezifische IT-Verfahren (z. B. SAP) einarbeiten zu können
• Strukturierte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Teamorientierung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

 

Unser Angebot

• Eine unbefristete und abwechslungsreiche Tätigkeit, durch die Sie unmittelbar an der Gestaltung der Landeshauptstadt Wiesbaden beteiligt sind und mit der Sie einen wichtigen Beitrag zum Gemeinwohl leisten
• Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) einschließlich aller im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen, wie z. B. Jahressonderzahlung (sog. Weihnachtsgeld) sowie zusätzliche betriebliche Altersversorgung
• Gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen unserer Servicezeiten mit Gleitzeit und digitaler Zeiterfassung sowie die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten
• Umfassende freiwillige soziale Leistungen zur Gesundheitserhaltung und -förderung (z. B. Vergünstigungen für Fitnessstudios), die bereits mehrfach mit dem Corporate Health Award ausgezeichnet wurden, sowie ergonomische Arbeitsplätze (z. B. höhenverstellbarer Schreibtisch)
• Ein umfangreiches Fortbildungsprogramm für die persönliche und fachliche Weiterbildung sowie eine systematische Einarbeitung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen
• Freie Fahrt mit unserem Job-Ticket Premium mit dem öffentlichen Personennahverkehr im gesamten RMV-Gebiet

 
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
 
Für weitere Informationen stehen Ihnen Frau Molzahn (0611) 31 – 6421 und Herr Kruszynski (0611) 31 – 6404 gerne zur Verfügung.
 
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