Datenschutzinformationen Skype for Business
I. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen sind die das System nutzenden Fachämter der Landeshauptstadt Wiesbaden. Deren Kontaktdaten können auf wiesbaden.de eingesehen werden. Als zentraler Ansprechpartner steht zur Verfügung:
Landeshauptstadt Wiesbaden – Der Magistrat
Organisationseinheit: 150210
Anschrift: Hasengartenstraße 21
Telefon: 0611 / 31-4111
E-Mail: 1502supportwiesbadende
II. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten
Der Datenschutzbeauftragte der Landeshauptstadt Wiesbaden
Wilhelmstraße 32
65183 Wiesbaden
Telefon: 0611/31-3091
E-Mail: datenschutzwiesbadende
III. Allgemeines zur Datenverarbeitung
1. Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir stellen Ihnen Skype for Business zur Verfügung um mit Mitarbeitenden der LH Wiesbaden Telefon- und Videokonferenzen durchzuführen. Nur dafür werden nachfolgende Daten von Ihnen erhoben. Die Datenverarbeitung erfolgt in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union.
Die Nutzung von Skype for Business erfolgt über ein Benutzerkonto auf Ihrem Endgerät oder über einen Web-Browser. Bei der Teilnahme an einer Videokonferenz werden u.a. Bild- und Tondaten verarbeitet, Einträge im Chat, Inhalte des eigenen Bildschirms, wenn dieser freigegeben wird (sofern im Videokonferenzraum zugelassen) und vom Server erhobene Daten, u.a. Logfiles (zu Betriebssystem, IP Adresse, Browsertyp und Browserversion, Sprache), Konfigurationsdaten (Informationen über den Einsatz von Skype for Business-Diensten und zugehörige Umgebungsinformationen), Meeting-Metadaten (Informationen darüber, wann und wie Meetings durchgeführt wurden.), Nutzungsdaten der Funktion (Informationen darüber, ob und wie Dienstfunktionen verwendet wurden), Leistungsdaten (Informationen im Zusammenhang mit der Leistung der Dienste), Dienst-Protokolle (Informationen über Systemereignisse und -zustände), Ungefährer Standort (z. B. nächste Stadt oder Gemeinde).
In der Speicherung der Daten ist folgende Unterscheidung zu treffen:
Logdateien am Skype4B Server:
Teilnehmerdaten (zum Beispiel IP Adresse, Userprincipalname, Konferenz ID, Zeitpunkt der Teilnahme, Dauer) werden für sieben Tage in der Datenbank unseres Anbieters T-Systems gespeichert und danach automatisch gelöscht. Diese Daten dürfen nur im Anlassfall bei Fehleranalysen verwendet werden. Zugriff darauf hat ausschließlich unser Anbieter.
Von Benutzern im Rahmen des Meetings hochgeladene Dateien:
Diese Dateien sind im Meeting gespeichert und bleiben solange verfügbar, wie das Meeting existiert. Wenn der letzte Teilnehmer ein Meeting verlässt und das Meeting damit beendet wird, beginnt eine "Retention Period" zu laufen. Diese beträgt 15 Tage. Nach Ablauf dieser Zeit werden das Meeting und alle darin vorhandenen Daten automatisiert gelöscht. Ausnahme bilden hier die Unterhaltungen, die im Chat geführt wurden. Wenn der/die städtische Mitarbeiter:in das Speichern der Chatunterhaltungen aktiviert hat, werden diese in Outlook in dem Ordner "Aufgezeichnete Unterhaltungen" solange gespeichert, bis der/die Mitarbeiter:in sie manuell löscht.
2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Soweit Sie an der Konferenz als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter der Landeshauptstadt Wiesbaden teilnehmen, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 UAbs.1 lit. b und c DS-GVO.
Wir verarbeiten Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e DS-GVO i.V.m. § 3 des Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetzes i.V.m. dem jeweiligen Fachrecht, soweit die Videokonferenz und die damit einhergehenden Datenverarbeitungen zur Erfüllung gesetzlicher Aufgaben der Landeshauptstadt Wiesbaden erfolgen und dafür erforderlich sind.
Sofern die Videokonferenz zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, stützen wir die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 UAbs.1 lit. b DS-GVO.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 UAbs.1 lit. c, soweit die Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die Landeshauptstadt Wiesbaden unterliegt.
Soweit keine die Datenverarbeitung gestattende Rechtsgrundlage besteht, verarbeiten wir Daten nur mit Ihrer Einwilligung aufgrund des Art. 6 Abs. 1 UAbs.1 lit. a DS-GVO.
3. Datenlöschung und Speicherdauer
Soweit nachfolgend keine ausdrückliche Speicherdauer angegeben ist, werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann jedoch darüber hinaus im Falle einer (drohenden) Rechtsstreitigkeit mit Ihnen oder eines sonstigen rechtlichen Verfahrens erfolgen oder wenn die Speicherung durch gesetzliche Vorschriften, denen wir als Verantwortlicher unterliegen vorgesehen ist. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine weitere Speicherung durch uns erforderlich ist und dafür eine Rechtsgrundlage besteht.
4. Empfänger der Daten
Die von uns gespeicherten Daten werden nur an unseren Anbieter T-Systems weitergegeben, der Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO ist.
5. Übermittlung der Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation
Eine Datenübermittlung an Stellen in Drittländern oder an internationale Organisationen findet nicht statt.
IV. Rechte der betroffenen Person
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i. S. d. DS-GVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:
1. Recht auf Auskunft
Sie können Auskunft gem. Art. 15 DS-GVO über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Bitte beachten Sie, dass Ihr Auskunftsrecht durch die Vorschriften der §§ 24 Abs. 2, 25 Abs. 2, 26 Abs. 2 und 33 HDSIG eingeschränkt wird.
2. Recht auf Berichtigung
Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie nach Art. 16 DS-GVO eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
3. Recht auf Löschung
Sie können unter den Bedingungen des Art. 17 DS-GVO und des § 34 HDSIG die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.
4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben im Rahmen der Vorgaben des Art. 18 DS-GVO das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen.
5. Recht auf Widerspruch
Sie haben nach Art. 21 DS-GVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht immer nachkommen, zum Beispiel wenn uns im Sinne von § 35 HDSIG im Rahmen unserer amtlichen Aufgabenerfüllung eine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet.
6. Recht auf Widerruf der erteilten Einwilligung
Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit für die Zukunft zu widerrufen.
7. Recht auf Beschwerde
Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten datenschutzrechtliche Vorschriften nicht beachtet haben, können Sie sich mit einer Beschwerde an die Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DS-GVO wenden.
Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden