للحصول على الإذن باستقبال طفل في رعاية بديلة، يحتاج مقدمو الرعاية في حالات معينة إلى ترخيص بموجب المادة 44 من القانون الاجتماعي الألماني (SGB VIII). ويُعد إتمام عملية التقديم والتأهيل شرطًا أساسيًا للحصول على هذا الترخيص. أما بالنسبة للتعيين كأحد مقدمي الرعاية في إطار المساعدة التربوية التي تمنحها مصلحة شؤون الشباب، فلا يلزم الحصول على ترخيص بموجب المادة 44 من القانون الاجتماعي الألماني (SGB VIII). ومع ذلك، تقوم مصلحة شؤون الشباب أو خدمة رعاية الأطفال بالتدقيق في مدى أهلية مقدمي الرعاية وفقًا لنفس المعايير. 

إن مهمة دمج طفل كان غريبًا في البداية في الأسرة، وإيوائه في الأسرة على المدى الطويل أو بشكل دائم، ورعايته وتربيته، هي مهمة شاقة.
المتطلبات العالية المفروضة على الآباء والأمهات الحاضنين لا يجب ولا ينبغي أن يتحملوها بمفردهم. بل إن الأسرة الحاضنة هي جزء من شبكة داعمة تتمتع بالمعرفة التربوية والكفاءة المنهجية والخبرة الطويلة. ويجب على
مقدمي الرعاية إكمال الدورات التأهيلية التي تنظمها خدمة رعاية الأطفال قبل بدء عملهم.

والعامل الحاسم في قبول طفل في الرعاية العامة بدوام كامل هو التوافق بين احتياجات الطفل والكفاءات والموارد المتاحة لدى مقدمي الرعاية. ولا يُتوقع من مقدمي الرعاية في هذا النوع من المساعدة أن يكونوا حاصلين على مؤهلات مهنية في مجال الرعاية أو التربية.

في المقابل، يُتوقع وجود خلفية مهنية متخصصة أو شبه متخصصة لقبول طفل يحتاج إلى رعاية تربوية علاجية. ويُعتبر في هذا السياق «شبه احترافي» على سبيل المثال الرعاية السابقة
لطفل في الرعاية البديلة لمدة لا تقل عن سنتين، أو الرعاية والمرافقة لسنوات طويلة للأطفال والمراهقين في المجال التطوعي.

يمكن أن يكون الآباء والأمهات بالتبني أزواجًا لديهم أطفال أو ليس لديهم أطفال، وكذلك أفرادًا يتمتعون بشبكة اجتماعية مستقرة.