За организаторите също важи забрана за използване на въглищни барбекюта. Също така е забранено да се готви на барбекю в павилиони или палатки. Изключение правят фургоните за хранене или ремаркетата с твърда подова настилка. Организаторите трябва да поливат достатъчно площите за паркиране. Площите за паркиране на други превозни средства, използвани за монтаж и демонтаж, също трябва да бъдат достатъчно напоени. Организаторите трябва да разполагат с допълнителни средства за гасене – допълнителни пожарогасители, пълни кофи с вода. При необходимост тревните площи трябва да бъдат достатъчно напоени преди началото на събитието. Използването на фойерверки/пиротехника е принципно забранено; изключенията трябва да бъдат съгласувани с Агенцията по околната среда. Заведенията за хранене и градинските парцели в близост до гора – на разстояние до 100 метра по въздушна линия – не могат да запалват огън или пиротехника.

Индексът на опасност от горски пожари (WBI), както и индексът на опасност от пожари в тревисти площи (GFI), описват метеорологичния потенциал за опасност от горски пожари, съответно опасността от пожари в открити площи, като например ливади. Опасността от пожар се обозначава в пет степени на опасност: от 1 = много ниска опасност до 5 = много висока опасност. WBI и GFI служат на държавните органи, отговарящи за превенцията на горските пожари, за оценка на риска от горски пожари и за издаване на предупреждения. Предупредителните нива 1 и 2 не изискват предприемането на мерки. При по-високите нива на предупреждение се предприемат или разпореждат различни мерки: при ниво 3 се затварят местата за барбекю в гората, при ниво 4 важи обща забрана за барбекю на обществените места за барбекю, а при ниво 5, освен забраната за барбекю, важат строги изисквания към организаторите. 

Заинтересованите лица могат да намерят по-подробна информация за текущата ситуация в интернет на адрес wiesbaden.de/waldbrandgefahr (Отваря се в нов раздел).