Obszar działania "Cyfrowe usługi obywatelskie" koncentruje się na dostarczaniu społeczeństwu aktualnych, atrakcyjnych, przyjaznych dla użytkownika i zorientowanych na grupy docelowe informacji, ofert i usług stolicy kraju związkowego Wiesbaden w formie cyfrowej.

Punktem wyjścia dla naszych usług cyfrowych jest nasza strona internetowa www.wiesbaden.de. Tutaj zainteresowani mogą szybko znaleźć dostęp do ważnych informacji i usług, takich jak składanie wniosków o dokumenty lub rejestracja na wydarzenia miejskie.

Dzięki wielojęzyczności i dostępności usług cyfrowych, strona zapewnia, że wszyscy obywatele mogą korzystać z usług cyfrowych, niezależnie od ich wiedzy technicznej lub indywidualnych potrzeb. Usługi online zostały zaprojektowane przy użyciu ogólnokrajowych standardów, takich jak BundID. Sprzyja to ograniczeniu biurokracji i przyspieszeniu procesów administracyjnych. Wzmacnia to zaufanie do administracji.

Miasto wprowadza cyfrowe zarządzanie plikami w celu przetwarzania procesów całkowicie bez przerw w dostawie mediów i bez papieru.

System zarządzania dokumentami zapewnia bezpieczne przechowywanie i przetwarzanie dokumentów. Podpisy i inne usługi zaufania pomagają zminimalizować procesy oparte na dokumentach papierowych, skrócić czas przetwarzania oraz zwiększyć przejrzystość i identyfikowalność procesów administracyjnych.

Wszystkie etapy pracy, od zamówienia do płatności, będą w przyszłości obsługiwane cyfrowo.

Obejmuje to procesy od przetargu na usługi do zamówienia, przetwarzania faktur i płatności, a także stronę przychodową od zapytania do fakturowania lub powiadomienia do księgowania i przetwarzania płatności.

Przejście na system S/4HANA otwiera nowe możliwości optymalizacji i uproszczenia procesów. Ułatwia również raportowanie i analizy w czasie rzeczywistym, co wspiera podejmowanie świadomych decyzji i usprawnia zarządzanie ryzykiem.

Solidna infrastruktura IT jest podstawą cyfryzacji i sprawnego działania wszystkich cyfrowych procesów administracyjnych.

Obejmuje ona szybkie sieci, bezpieczne centra danych i rozwiązania chmurowe, które spełniają rosnące wymagania w zakresie dostępności, skalowalności i ochrony danych.

Infrastruktura ta umożliwia administracji elastyczne reagowanie na nowe wymagania, minimalizuje przestoje i skutecznie przyspiesza transformację cyfrową.

Pracownicy miasta powinni mieć możliwość elastycznej pracy z dowolnego miejsca.

Wymaga to zapewnienia nowoczesnego sprzętu technicznego, takiego jak urządzenia mobilne, bezpieczne połączenia VPN i oparte na chmurze narzędzia do współpracy, które umożliwiają dostęp do niezbędnych danych i aplikacji w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca.

Dzięki pracy mobilnej i hybrydowej administracja może nie tylko zoptymalizować projekt swojej siedziby, wykorzystywać ją bardziej efektywnie i poprawić równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, ale także zwiększyć swoją atrakcyjność jako pracodawcy i zwiększyć produktywność. Dzięki całościowemu spojrzeniu na wszystkie lokalizacje administracji miejskiej, przestrzennie połączone obszary mogą być zorganizowane w kompleksowy sposób.

Taki sposób pracy pomaga oszczędzać koszty, chronić środowisko i kontynuować pracę nawet w czasach kryzysu.

Promując tworzenie sieci kontaktów, komunikację wewnętrzną i dzielenie się wiedzą, umiejętności pracowników są stale rozwijane i przygotowywane na nowe wymagania. Ponadto podkreśla się różnorodność i otwartość w celu uwzględnienia różnych perspektyw w szerokim zakresie zadań.

Miasto promuje kulturę pracy, w której ludzie mogą uczyć się nowych rzeczy, wymieniać się pomysłami i wnosić nowe idee. Cyfryzacja jest aktywnie kształtowana poprzez wykorzystanie metod zwinnych i współpracy międzyfunkcyjnej.

Różnorodne procesy w mieście są sukcesywnie dokumentowane i optymalizowane. Służy to wydajności, dokumentowaniu wiedzy, zgodnemu z prawem przetwarzaniu i jest warunkiem wstępnym późniejszej cyfryzacji.

Wykorzystywane są również synergie, a procesy standaryzowane i harmonizowane. Na przykład wdrażanie nowych pracowników we wszystkich działach specjalistycznych jest sukcesywnie standaryzowane i optymalizowane. Ujednolicone role i opisy stanowisk zmniejszą złożoność procesów administracyjnych.

Wspiera to ogólnomiejską poprawę jakości i ciągłą optymalizację procesów pracy.

Obszar działania „AI i dane” oferuje możliwości wykorzystania nowych technologii przez stolicę kraju związkowego Wiesbaden. Sztuczna inteligencja (AI) w dłuższej perspektywie zmieni pracę administracji. Już dziś sztuczna inteligencja jest wykorzystywana w wielu procesach roboczych, bezpośrednio poprzez specjalne narzędzia AI lub pośrednio poprzez integrację z istniejącymi procedurami. Podstawą wszystkich rozwiązań AI są dane. Dlatego ważne jest, aby sztuczną inteligencję i dane rozpatrywać i organizować łącznie.

Celem jest wykorzystanie możliwości AI i danych w pracy administracji stolicy kraju związkowego Wiesbaden. Pracownicy powinni móc w naturalny sposób korzystać z narzędzi AI, a dane powinny być łatwo dostępne zarówno dla obywateli, jak i pracowników. W dłuższej perspektywie połączenie AI i danych będzie stanowić ważny wkład w nowoczesną i wydajną administrację. Dzięki temu praca w administracji stanie się łatwiejsza, szybsza i lepsza.

W 2025 r. plan transformacji cyfrowej i nowoczesnej administracji został uzupełniony o dziewiąty obszar działania „Nowoczesna administracja”. Celem jest takie zorganizowanie administracji, aby była ona dobrze przygotowana na wyzwania i zmiany przyszłości. Oprócz cyfryzacji wymaga to podjęcia szeregu dalszych kroków.

W ramach tego obszaru działania należy wcześnie stworzyć procesy i struktury, które umożliwią ustalenie priorytetów celów, efektywne planowanie zasobów i ukierunkowane zarządzanie pracą. Aby to osiągnąć, ważne jest, aby wszystkie działy były zaangażowane, a pracownicy włączeni w proces. Niezbędna jest dobra komunikacja i udział wszystkich. W ten sposób można zbudować nowoczesną i przyszłościową administrację.