Le champ d'action "Services numériques aux citoyens" se concentre sur la mise à disposition d'informations, d'offres et de services de la capitale du Land de Wiesbaden pour le public, sous forme numérique, de manière actuelle, attrayante, conviviale et adaptée au groupe cible.

Le point de départ de nos offres numériques est notre site web www.wiesbaden.de. Les personnes intéressées peuvent y trouver rapidement l'accès à des informations et des services importants, comme par exemple la demande de documents ou l'inscription à des manifestations organisées par la ville.

Grâce au multilinguisme et à l'accessibilité des offres numériques, le site web garantit que tous les citoyens, indépendamment de leurs connaissances techniques ou de leurs besoins individuels, peuvent profiter des services numériques. La conception des services en ligne se fait en utilisant les normes fédérales telles que la BundID. Cela favorise la réduction de la bureaucratie et accélère les processus administratifs. Cela renforce la confiance dans l'administration.

La ville introduit la gestion numérique des dossiers afin de traiter les processus entièrement sans rupture de média et sans papier.

Un système de gestion des documents assure le stockage et le traitement sécurisés des documents. Les signatures et autres services de confiance contribuent à minimiser les processus basés sur le papier, à réduire les temps de traitement et à augmenter la transparence et la traçabilité des processus administratifs.

Toutes les étapes de travail, de la commande au paiement, seront à l'avenir traitées numériquement.

Cela comprend les processus commençant par l'appel d'offres de prestations, passant par la commande, jusqu'au traitement de la facture et au paiement, ainsi que le côté recettes, de la demande à la comptabilisation et au traitement du paiement, en passant par l'établissement de la facture ou de l'avis.

Le passage au système S/4HANA ouvre de nouvelles possibilités d'optimisation et de simplification des processus. En outre, les rapports et les analyses en temps réel sont facilités, ce qui favorise une prise de décision éclairée et améliore la gestion des risques.

Une infrastructure informatique robuste est la base de la numérisation et du bon fonctionnement de tous les processus administratifs numériques.

Cela implique des réseaux rapides, des centres de données sécurisés et des solutions cloud qui répondent aux exigences croissantes en matière de disponibilité, d'évolutivité et de protection des données.

Cette infrastructure permet à l'administration de réagir de manière flexible aux nouvelles exigences, de minimiser les temps d'arrêt et de faire avancer efficacement la transformation numérique.

Les collaborateurs de la ville doivent pouvoir travailler de manière flexible et de n'importe où.

Cela nécessite la mise à disposition d'équipements techniques modernes, tels que des terminaux mobiles, des connexions VPN sécurisées et des outils de collaboration basés sur le cloud, qui permettent d'accéder aux données et applications nécessaires à tout moment et de n'importe où.

Le travail mobile et hybride permet non seulement à l'administration d'aménager les locaux de manière optimale, de les utiliser plus efficacement et d'améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée/familiale, mais aussi de renforcer son attractivité en tant qu'employeur et d'augmenter sa productivité. Si l'on considère l'ensemble des sites administratifs de la ville, il est possible d'aménager de manière transversale des zones géographiquement cohérentes.

Cette méthode de travail permet de réduire les coûts, de préserver l'environnement et de poursuivre le travail même en temps de crise.

En encourageant la mise en réseau, la communication interne et l'échange de connaissances, les compétences du personnel sont continuellement développées et préparées à de nouvelles exigences. De plus, l'accent est mis sur la diversité et l'ouverture afin d'inclure une multitude de perspectives dans les multiples tâches à accomplir.

La ville encourage une culture de travail dans laquelle les gens peuvent apprendre de nouvelles choses, échanger et apporter des idées. L'application de méthodes agiles et la mise en place d'une collaboration interfonctionnelle permettent de participer activement à la numérisation.

Les multiples processus de la ville sont successivement documentés et optimisés. Cela sert à l'efficacité, à la documentation des connaissances, au déroulement juridiquement sûr et constitue une condition préalable à une numérisation ultérieure.

De plus, des synergies sont utilisées et les processus sont standardisés ou uniformisés. Ainsi, par exemple, l'onboarding des nouveaux collaborateurs sera progressivement uniformisé et optimisé dans tous les services spécialisés. L'uniformisation des rôles et des descriptions de poste permet de réduire la complexité des processus administratifs.

Cela favorise une amélioration de la qualité à l'échelle de la ville et une optimisation continue des processus de travail.

Le domaine d'action « IA et données » offre la possibilité à la capitale régionale de Wiesbaden de tirer parti des opportunités offertes par les nouvelles technologies. L'intelligence artificielle (IA) va transformer le travail administratif à long terme. Aujourd'hui déjà, l'IA est utilisée dans de nombreux processus de travail, soit directement à l'aide d'outils IA spécifiques, soit indirectement en l'intégrant dans des procédures existantes. Toutes les solutions IA reposent sur des données. C'est pourquoi il est important de considérer et d'organiser l'IA et les données conjointement.

L'objectif est d'exploiter les possibilités offertes par l'IA et les données pour le travail administratif de la capitale du Land, Wiesbaden. Les employés doivent pouvoir utiliser naturellement les outils d'IA et les données doivent être facilement accessibles tant pour les citoyens que pour les employés. À long terme, la combinaison de l'IA et des données contribuera de manière importante à une administration moderne et efficace. Cela devrait rendre le travail administratif plus simple, plus rapide et plus efficace.

La feuille de route pour la transformation numérique et l'administration moderne a été complétée en 2025 par un neuvième domaine d'action intitulé « Administration moderne ». L'objectif est de mettre en place une administration bien préparée aux défis et aux changements de l'avenir. Outre la numérisation, cela nécessite une série d'autres mesures.

Ce champ d'action vise à créer à un stade précoce des processus et des structures qui permettent de hiérarchiser les objectifs, de planifier efficacement les ressources et de gérer le travail de manière ciblée. Pour y parvenir, il est important que tous les départements participent et que les employés soient impliqués. Une bonne communication et la participation de tous sont indispensables. C'est ainsi qu'une administration moderne et durable peut être mise en place.