Inizio dei rapporti con i dipendenti per il settore dei servizi IT
Un'azienda leader nei servizi IT ha tenuto il suo kick-off annuale per i dipendenti presso il RheinMain CongressCenter (RMCC). L'evento, iniziato nel 2019 con circa 900 partecipanti, si è sviluppato negli anni fino a diventare un grande evento con oltre 3.000 ospiti nel 2025.
L'obiettivo era
creare una piattaforma stimolante per il trasferimento di conoscenze, lo scambio strategico e il rafforzamento dei team - efficiente, di alta qualità e atmosferica.
Perché l'RMCC?
Ha convinto per l'elevata scalabilità, le moderne attrezzature tecniche e la completa integrazione dei servizi.
Vantaggi centrali:
- Grande plenum per un massimo di 3.000 persone nel padiglione Sud A-D.
- Layout modulare delle sale per breakout e workshop il giorno successivo.
- Ampie aree di ristorazione con oltre 2.900 posti in piedi e a sedere nel padiglione Nord e nei foyer.
- Concetto "chiavi in mano": il cliente ha preso in consegna una sede completamente preparata il giorno dell'evento, senza un giorno di allestimento o smontaggio.
Sfide e soluzioni speciali
- Guidare il flusso di visitatori
Una combinazione di personale di sicurezza e hostess esperto (WISAG) e il sistema di wayfinding digitale hanno garantito un orientamento e un percorso agevole all'interno dell'edificio. - Ristorazione per 3.000 persone senza tempi di attesa
Grazie al concetto di catering decentralizzato di GAUL Catering, con molte piccole postazioni in tutte le aree, sia le pause pranzo che gli eventi serali sono stati gestiti in modo fluido ed efficiente. - Design suggestivo di grandi aree
Le vele decorative, le sospensioni sonore e l'illuminazione ambientale mirata hanno creato un'atmosfera calda e comunicativa, in particolare nella sala nord.
Complessità tecnica
La realizzazione tecnica dell'evento è stata curata dalla società SchokoPro. La scala sottolinea la grandezza e l'allestimento professionale dell'evento:
- 210 m³ di volume tecnico con un peso totale di 39 tonnellate
- 1,7 km di cavi di segnalazione installati
- 660 kW di potenza totale
- 360 metri di truss montati su 53 paranchi a catena motorizzati
- 120 luci per l'illuminazione ambientale
- 780 ore di lavoro per allestimento, supporto allo spettacolo e smontaggio
Particolarità: la Urban Club Band si è esibita sia all'apertura plenaria che in serata su due palchi separati. Due sound check preparati in parallelo e la conversione durante il giorno dell'evento sono stati realizzati senza problemi grazie a una pianificazione precisa e a un team tecnico esperto.
Il risultato
L'evento è stato giudicato un completo successo sia in termini di contenuti che di logistica.
I fattori di successo più importanti in retrospettiva:
- Eccellente infrastruttura per un gran numero di partecipanti
- Alta qualità del soggiorno grazie a un design ben studiato
- Assistenza tecnica impeccabile al massimo livello
- Gestione sostenibile dell'evento
L'RMCC di Wiesbaden offre alle aziende dei settori ad alta intensità tecnologica le condizioni ideali per realizzare format ambiziosi in modo efficace e professionale.