Organizacja walnego zgromadzenia należy do najbardziej wymagających formatów wydarzeń dla spółek notowanych na giełdzie. Oprócz wymogów prawnych kluczową rolę odgrywają koncepcje bezpieczeństwa, niezawodna infrastruktura techniczna oraz przejrzyste procedury dla akcjonariuszy, zarządu, rady nadzorczej i prasy.

RheinMain CongressCenter (RMCC) w Wiesbaden oferuje organizatorom wydarzeń w pełni zgodne z przepisami i sprawdzone pod względem technicznym warunki. Jako nowoczesne centrum kongresowe w regionie Ren-Men, RMCC umożliwia profesjonalną realizację walnych zgromadzeń stacjonarnych, hybrydowych i online na najwyższym poziomie technicznym.

RMCC podlega wiążącym wytycznym technicznym i przepisom bezpieczeństwa, które zostały uzgodnione z właściwymi organami stolicy kraju związkowego Wiesbaden. Stanowią one niezawodną podstawę dla projektantów HV i minimalizują ryzyko związane z uzyskaniem pozwoleń już na wczesnym etapie projektowania. 

Dla Państwa, jako projektantów, oznacza to:

• jasne obowiązki operatora i organizatora zgodnie z wytycznymi Hesji dotyczącymi miejsc zgromadzeń
• wczesna kontrola konstrukcji, koncepcji rozmieszczenia siedzeń i dróg ewakuacyjnych
• wsparcie w zakresie koncepcji bezpieczeństwa, ochrony przeciwpożarowej i przebiegu wydarzeń
• zgodność z przepisami prawa, nawet w przypadku złożonych konstrukcji scenicznych, technicznych i medialnych.

RMCC oferuje przestronne, elastycznie łączone powierzchnie, które można dokładnie dostosować do wymagań walnych zgromadzeń stacjonarnych, hybrydowych lub wirtualnych.

Hale północna i południowa:
wysoka nośność stropów, wynosząca do 12 ton na belkę, umożliwia bez ograniczeń montaż nawet najbardziej wymagających technicznie konstrukcji scenicznych, multimedialnych i riggingowych. Konstrukcje specjalne mogą zostać zatwierdzone po dodatkowej kontroli statycznej. 

Duże obciążenia podłogi:
obszary o dużym obciążeniu do 16,7 kN/m² pozwalają na zastosowanie rozbudowanego sprzętu technicznego, trybun lub urządzeń transmisyjnych – jest to decydująca zaleta w przypadku konfiguracji walnych zgromadzeń z dużymi ścianami LED lub sprzętem kamerowym.

Sygnały obrazu i dźwięku na żywo mogą być przesyłane do niemal każdego pomieszczenia w RMCC – w tym do foyer, stref prasowych, biur organizacyjnych, stref za kulisami i pomieszczeń pomocniczych. Infrastruktura ta została zaprojektowana specjalnie z myślą o scenariuszach HV i równoległych transmisjach.

Doświadczenie praktyczne:
podczas corocznych walnych zgromadzeń dużych spółek akcyjnych sygnały obrazu i dźwięku są przesyłane niemal bez opóźnień światłowodami do prawie wszystkich obszarów budynku – nawet do pomieszczeń pomocniczych, takich jak biura prasowe lub powierzchnie organizacyjne. Ta redundancja zapewnia maksymalne bezpieczeństwo eksploatacji.

RMCC umożliwia realizację wszystkich formatów walnych zgromadzeń – od klasycznych spotkań stacjonarnych po wysoce złożone hybrydowe lub całkowicie cyfrowe walne zgromadzenia:

• Infrastruktura wideokonferencyjna i streamingowa
• Podłączenie online dużej liczby uczestników
• Połączenie technologii konferencyjnej na miejscu (stacje mikrofonowe, kabiny tłumaczy, technologia prezentacyjna) z wirtualnymi platformami konferencyjnymi
• Realizacja złożonych formatów transmisji strumieniowej porównywalnych z interaktywnymi produkcjami telewizyjnymi na żywo
• Podłączenie infrastruktury dla zewnętrznych pojazdów transmisyjnych, reżyserskich lub SNG

Technologia RMCC zapewnia stabilne połączenie dla nieobecnych akcjonariuszy i przedstawicieli.

Absolutnie niezawodne połączenie informatyczne ma zasadnicze znaczenie dla walnych zgromadzeń. RMCC spełnia te wymagania w pełni:

• Redundantne, bezpośrednie łącze internetowe o przepustowości 10 Gb/s
• Szyfrowana sieć WLAN w całym budynku (IEEE 802.11ac)
• gwarantowany, zabezpieczony kopią zapasową dostęp do Internetu o przepustowości 200 Mbit/s na każde wydarzenie
• duża gęstość połączeń sieciowych dzięki okablowaniu wewnętrznemu
• opcjonalne stałe połączenia IP do 1000 Mbit/s dla prasy, streamingu lub systemów głosowania
• Wsparcie VPN, dostęp chroniony zaporą ogniową i wsparcie IT na miejscu

Szczególnie istotne dla projektantów instalacji wysokiego napięcia:

• kompletne instalacje tryskaczowe, przeciwpożarowe i alarmowe w RMCC
• zatwierdzone przez władze plany ewakuacyjne i rozmieszczenia miejsc siedzących
• zasilanie awaryjne w RMCC 
• przygotowanie do niemal niezawodnego zasilania jednego punktu zasilania do ok. 600 kVA poprzez wykorzystanie zewnętrznych systemów UPS/agregatów prądotwórczych w północnej części RMCC 
• jasne przepisy dotyczące służb porządkowych, medycznych i przeciwpożarowych
• Stała koordynacja z strażą pożarną, policją i służbami ratowniczymi 

Struktury te umożliwiają nieprzerwane działanie nawet w krytycznych sytuacjach.

Dział technicznego zarządzania wydarzeniami towarzyszy planistom walnych zgromadzeń od samego początku:

• doradztwo techniczne i wspólne szczegółowe planowanie walnego zgromadzenia
• wsparcie w zakresie przestrzegania przepisów prawnych i wymogów dotyczących ochrony przeciwpożarowej w procesie planowania i realizacji
• korzystanie z cyfrowej platformy zatwierdzania konstrukcji stoisk
• wsparcie w planowaniu trybun, scen i technologii medialnej
• Zadania kontrolne i nadzorcze zgodnie z HVStätt-R od montażu do demontażu
• Ścisła współpraca z renomowanym partnerem serwisowym schoko pro GmbH w zakresie wydajnej, profesjonalnej techniki eventowej

Takie ustrukturyzowane wsparcie znacznie ogranicza liczbę punktów styku, nakład pracy związany z koordynacją oraz ryzyko odpowiedzialności.

• centralna lokalizacja w regionie Ren-Men
• bliskość głównego dworca kolejowego w Wiesbaden
• Optymalne połączenie komunikacyjne dla akcjonariuszy, prasy i usługodawców
• własny parking podziemny pod całym budynkiem RMCC

Wnioski dla organizatorów walnych zgromadzeń i spółek akcyjnych

✔ zgodna z prawem realizacja zgodnie z aktualnymi wytycznymi technicznymi
i urzędowymi ✔ sprawdzona infrastruktura do organizacji walnych zgromadzeń stacjonarnych,
hybrydowych i online ✔ wysoka redundancja techniczna i bezpieczeństwo zasilania awaryjnego
✔ elastyczne koncepcje przestrzeni i konstrukcji
✔ profesjonalne wsparcie doświadczonego zespołu technicznego i projektowego

RMCC oferuje nie tylko pomieszczenia, ale także pewność planowania na poziomie walnego zgromadzenia.