Genel kurul toplantısının organizasyonu, borsaya kote edilmiş şirketler için en zorlu etkinlik formatlarından biridir. Yasal gerekliliklerin yanı sıra, güvenlik konseptleri, arıza yapmayan teknik altyapı ve hissedarlar, yönetim kurulu, denetim kurulu ve basın için şeffaf süreçler de merkezi bir rol oynar.

Wiesbaden'deki RheinMain CongressCenter (RMCC), etkinlik planlayıcılarına bu konuda tamamen kurallara uygun ve teknik olarak kanıtlanmış bir çerçeve sunar. Rhein-Main bölgesindeki modern bir kongre merkezi olan RMCC, en yüksek teknik düzeyde yüz yüze, hibrit ve çevrimiçi genel kurul toplantılarının profesyonel bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlar.

RMCC için, Wiesbaden eyalet başkentinin yetkili makamlarıyla mutabık kalınan bağlayıcı teknik yönergeler ve güvenlik düzenlemeleri geçerlidir. Bunlar, HV planlayıcıları için güvenilir bir temel oluşturur ve onay risklerini erken tasarım aşamasında en aza indirir. 

Planlayıcılar için bunun anlamı şudur:

• Hessen Toplantı Mekanları Yönergesi'ne göre net işletmeci ve organizatör yükümlülükleri
• yapıların, koltuk düzeni ve acil çıkış konseptlerinin erken aşamada kontrol edilmesi
• Güvenlik, yangın koruma ve süreç konseptlerinde destek
• karmaşık sahne, teknik ve medya yapıları için de yasalara uygun uygulama.

RMCC, yüz yüze, hibrit veya sanal genel kurul toplantılarının gereksinimlerine tam olarak uyarlanabilen geniş ve esnek bir şekilde birleştirilebilen alanlar sunmaktadır.

Kuzey ve Güney Salonları: Her bir kiriş başına
12 tona kadar yüksek tavan yük kapasitesi, teknik açıdan en zorlu sahne, medya ve rigging yapılarının da sınırlama olmaksızın kurulmasına olanak tanır. Özel yapılar, ek statik testlerden sonra onaylanabilir. 

Yüksek zemin yükleri: 16,7
kN/m²'ye kadar ağır yük alanları, kapsamlı teknik ekipman, tribünler veya yayın üniteleri kullanımına olanak tanır – bu, büyük LED duvarları veya kamera teknolojisi içeren HV kurulumları için önemli bir avantajdır.

Canlı görüntü ve ses sinyalleri RMCC'nin hemen hemen her odasına aktarılabilir – fuaye, basın alanları, organizasyon ofisleri, sahne arkası alanları ve yan odalar dahil. Bu altyapı, HV senaryoları ve paralel aktarımlar için özel olarak tasarlanmıştır.

Pratik deneyim: Büyük anonim şirketlerin
yıllık genel kurul toplantılarında, görüntü ve ses sinyalleri neredeyse gecikmesiz olarak binanın neredeyse tüm alanlarına, hatta basın ofisleri veya organizasyon alanları gibi yan odalara bile fiber optik ile aktarılır. Bu yedeklilik, maksimum işletim güvenliği sağlar.

RMCC, klasik yüz yüze toplantılardan son derece karmaşık hibrit veya tamamen dijital genel kurul toplantılarına kadar tüm genel kurul formatlarının uygulanmasını mümkün kılar:

• Video konferans ve akış altyapısı
• Çok sayıda katılımcının çevrimiçi bağlantısı
• Yerinde konferans teknolojisi (konuşma üniteleri, tercüman kabinleri, sunum teknolojisi) ile sanal konferans platformlarının birleştirilmesi
• Etkileşimli CANLI TV prodüksiyonlarına benzer karmaşık akış formatlarının gerçekleştirilmesi
• Harici yayın, yönetmen veya SNG araçları için altyapı bağlantısı

RMCC'nin teknolojisi, toplantıya katılmayan hissedarlar ve temsilciler için sürekli ve istikrarlı bir bağlantı sağlar.

Genel kurul toplantıları için mutlak güvenilir bir IT bağlantısı esastır. RMCC bu gereksinimleri kapsamlı bir şekilde karşılar:

• Yedekli, doğrudan 10 GBit/s internet bağlantısı
• Tüm binada şifreli WLAN (IEEE 802.11ac)
• Etkinlik başına 200 Mbit/s garantili, yedeklemeli internet erişimi
• Inhouse kablolama sayesinde yüksek yoğunluklu ağ bağlantıları
• Basın, akış veya oylama sistemleri için isteğe bağlı 1.000 Mbit/s'ye kadar sabit IP bağlantıları
• VPN desteği, güvenlik duvarı korumalı erişim ve yerinde BT desteği

HV planlayıcıları için özellikle önemli:

• RMCC'de eksiksiz sprinkler, yangın alarmı ve sesli alarm sistemleri
• resmi olarak onaylanmış kurtarma ve koltuk planları
• RMCC'de acil durum güç kaynağı 
• RMCC'nin kuzey bölgesinde harici UPS/acil durum jeneratör sistemleri kullanılarak yaklaşık 600 kVA'ya kadar bir besleme noktasının neredeyse kesintisiz güç kaynağı için hazırlık 
• Düzen, sağlık ve yangın güvenliği hizmetlerine ilişkin net düzenlemeler
• İtfaiye, polis ve kurtarma hizmetleri ile sürekli koordinasyon 

Bu yapılar, kritik senaryolarda bile kesintisiz bir şekilde çalışmayı mümkün kılar.

Teknik Etkinlik Yönetimi departmanı, HV planlayıcılarına başlangıçtan itibaren eşlik eder:

• teknik danışmanlık ve genel kurul toplantınızın ortak detaylı planlaması
• Planlama sürecinde ve uygulamada yasal düzenlemelere ve yangın güvenliği kurallarına uyulmasında destek
• Dijitalleştirilmiş stand yapım onayı platformunun kullanımı
• Tribün, sahne ve medya teknolojisi planlamasında destek
• HVStätt-R'ye göre kurulumdan sökümden sonraya kadar kontrol ve denetim görevleri
• Güçlü, profesyonel etkinlik teknolojisi için tanınmış hizmet ortağı schoko pro GmbH ile yakın işbirliği

Bu yapılandırılmış destek, arayüzleri, koordinasyon çabalarını ve sorumluluk risklerini önemli ölçüde azaltır.

• Ren-Main bölgesinde merkezi konum
• Wiesbaden merkez tren istasyonuna yürüme mesafesinde
• Hissedarlar, basın ve hizmet sağlayıcılar için optimum ulaşım bağlantısı
• RMCC'nin tamamının altında bulunan kapalı otopark

HV planlayıcıları ve anonim şirketler için sonuç

✔ Güncel teknik ve resmi gerekliliklere uygun, yasal açıdan
güvenli uygulama ✔ Fiziksel, hibrit ve çevrimiçi genel kurullar için kanıtlanmış
altyapı ✔ Yüksek teknik yedeklilik ve acil durum güç kaynağı güvenliği
✔ Esnek oda ve kurulum konseptleri
✔ Deneyimli teknik ve proje ekibi tarafından profesyonel destek

RMCC size sadece salonlar sunmakla kalmaz, aynı zamanda genel kurul düzeyinde planlama güvenliği de sağlar.