Die Organisation einer Hauptversammlung gehört zu den anspruchsvollsten Veranstaltungsformaten für börsennotierte Unternehmen. Neben rechtlichen Anforderungen spielen Sicherheitskonzepte, eine ausfallsichere technische Infrastruktur sowie transparente Abläufe für Aktionäre, Vorstand, Aufsichtsrat und Presse eine zentrale Rolle.

Das RheinMain CongressCenter (RMCC) in Wiesbaden bietet Veranstaltungsplanern dafür einen vollständig regelkonformen und technisch erprobten Rahmen. Als modernes Kongresszentrum im Rhein-Main-Gebiet ermöglicht das RMCC die professionelle Umsetzung von Präsenz-, Hybrid- und Online-Hauptversammlungen auf höchstem technischem Niveau.

Für das RMCC gelten verbindliche technische Richtlinien und Sicherheitsbestimmungen, die mit den zuständigen Behörden der Landeshauptstadt Wiesbaden abgestimmt sind. Diese schaffen für HV-Planer eine verlässliche Grundlage und minimieren Genehmigungsrisiken bereits in der frühen Konzeptionsphase. 

Für Sie als Planer bedeutet das:

• klare Betreiber- und Veranstalterpflichten gemäß Hessischer Versammlungsstättenrichtlinie
• frühzeitige Prüfung von Aufbauten, Bestuhlungs- und Rettungswegkonzepten
• Unterstützung bei Sicherheits-, Brandschutz- und Ablaufkonzepten
• rechtskonforme Umsetzung auch bei komplexen Bühnen-, Technik- und Medienaufbauten.

Das RMCC bietet großzügige, flexibel kombinierbare Flächen, die sich exakt an die Anforderungen von Präsenz-, Hybrid- oder virtuellen Hauptversammlungen anpassen lassen.

Hallen Nord & Süd:
Hohe Deckenlastkapazitäten von bis zu 12 Tonnen pro Träger ermöglichen auch technisch anspruchsvollste Bühnen-, Medien- und Rigging-Konstruktionen ohne Einschränkungen. Sonderkonstruktionen können nach zusätzlicher statischer Prüfung genehmigt werden 

Hohe Bodenlasten:
Schwerlastbereiche mit bis zu 16,7 kN/m² erlauben den Einsatz umfangreicher Technik, Tribünen oder Übertragungseinheiten – ein entscheidender Vorteil für HV-Setups mit großen LED-Wänden oder Kameratechnik.

Live-Bild- und Tonsignale können in nahezu jeden Raum des RMCC übertragen werden – inklusive Foyers, Pressebereiche, Orga-Offices, Backstage-Zonen und Nebenräume. Diese Infrastruktur ist speziell für HV-Szenarien und parallele Übertragungen ausgelegt.

Erfahrungswert aus der Praxis:
Bei jährlich stattfindenden Hauptversammlungen großer Aktiengesellschaften erfolgt eine nahezu latenzfreie Glasfaser-Übertragung von Bild- und Tonsignalen in fast alle Bereiche des Hauses – selbst in Nebenräume wie Pressebüros oder Organisationsflächen. Diese Redundanz sorgt für maximale Betriebssicherheit.

Das RMCC ermöglicht die Umsetzung sämtlicher HV-Formate – von der klassischen Präsenzveranstaltung bis zur hochkomplexen hybriden oder vollständig digitalen Hauptversammlung:

• Videokonferenz- und Streaming-Infrastruktur
• Online-Zuschaltung großer Teilnehmerzahlen
• Kombination von Konferenztechnik vor Ort (Sprechstellen, Dolmetscherkabinen, Präsentationstechnik) mit virtuellen Konferenzplattformen
• Umsetzung komplexer Streaming-Formate vergleichbar mit interaktiven LIVE-TV-Produktionen
• Infrastrukturanbindung für externe Übertragung-,Regie- oder SNG-Fahrzeuge

Die Technik des RMCC erlaubt dabei eine durchgehend stabile Verbindung für nicht anwesende Aktionäre und Vertreter.

Für Hauptversammlungen essenziell ist eine absolut zuverlässige IT-Anbindung. Das RMCC erfüllt diese Anforderungen umfassend:

• Redundante, direkte 10 GBit/s-Internet-Hausanbindung
• verschlüsseltes WLAN im gesamten Gebäude (IEEE 802.11ac)
• garantierter, backup-gesicherter Internetzugang von 200 Mbit/s pro Veranstaltung
• hohe Dichte an Netzwerkanschlüssen durch Inhouse-Verkabelung
• optionale IP-Festverbindungen bis 1.000 Mbit/s für Presse, Streaming oder Abstimmungssysteme
• VPN-Support, Firewall-geschützte Zugänge und IT-Support vor Ort

Für HV-Planer besonders relevant:

• vollständige Sprinkler-, Brandmelde- und Sprachalarmierungsanlagen im RMCC
• behördlich genehmigte Rettungs- und Bestuhlungspläne
• Notstromversorgung im RMCC 
• Vorbereitung für nahezu ausfallsichere Stromversorgung eines Einspeisepunktes bis ca. 600kVA durch Nutzung externer USV-/Notstromaggregat-Systeme im Nordbereich des RMCC 
• klare Regelungen zu Ordnungs-, Sanitäts- und Brandsicherheitsdiensten
• permanente Abstimmung mit Feuerwehr, Polizei und Rettungsdiensten 

Diese Strukturen ermöglichen eine unterbrechungsfreie Durchführung auch bei kritischen Szenarien.

Die Abteilung Technisches Veranstaltungsmanagement begleitet HV-Planer von Beginn an:

• technische Beratung und gemeinsame detaillierte Aufplanung Ihrer Hauptversammlung
• Unterstützung bei der Einhaltung der rechtlichen Vorschriften und Brandschutzvorgaben im Planungsprozess und der Durchführung
• Nutzung einer digitalisierten Standbaufreigabeplattform
• Unterstützung bei der Planung für Tribünen, Bühnen und Medientechnik
• Kontroll- und Überwachungs-Aufgaben nach HVStätt-R vom Aufbau bis nach dem Abbau
• Enge Zusammenarbeit mit dem renommierten Servicepartner schoko pro GmbH für leistungsstarke, professionelle Veranstaltungstechnik

Diese strukturierte Begleitung reduziert Schnittstellen, Abstimmungsaufwand und Haftungsrisiken erheblich.

• zentrale Lage im Rhein-Main-Gebiet
• fußläufige Nähe zum Hauptbahnhof Wiesbaden
• optimale Anbindung für Aktionäre, Presse und Dienstleister
• hauseigene Tiefgarage unter dem gesamten RMCC

Fazit für HV-Planer und Aktiengesellschaften

✔ rechtssichere Umsetzung gemäß aktuellen technischen und behördlichen Vorgaben
✔ erprobte Infrastruktur für Präsenz-, Hybrid- und Online-Hauptversammlungen
✔ hohe technische Redundanz und Notstromsicherheit
✔ flexible Raum- und Aufbaukonzepte
✔ professionelle Begleitung durch ein erfahrenes Technik- und Projektteam

Das RMCC bietet Ihnen nicht nur Räume – sondern Planungssicherheit auf HV-Niveau.