Oficina de Innovación, Organización y Digitalización
Transformación digital en la capital de Wiesbaden
La transformación digital en la capital del estado federado de Wiesbaden incluye los siguientes puntos
1er ámbito de actuación: un sitio web moderno y útil para los ciudadanos (servicios digitales al ciudadano)
El ámbito de actuación "Servicios digitales al ciudadano" se centra en proporcionar al público información, ofertas y servicios de la capital del estado federado de Wiesbaden en formato digital actualizados, atractivos, fáciles de usar y orientados al grupo destinatario.
El punto de partida de las plataformas digitales y aplicaciones móviles necesarias para ello es www.wiesbaden.de. Los interesados pueden utilizarla para acceder rápidamente a información y servicios importantes, como la solicitud de documentos o la inscripción en actos municipales. Gracias al multilingüismo y la accesibilidad de los servicios digitales, el sitio web garantiza que todos los ciudadanos puedan beneficiarse de los servicios digitales, independientemente de sus conocimientos técnicos o necesidades individuales. También se ha procurado que las soluciones digitales tengan un diseño intuitivo y se integren a la perfección con los sistemas existentes para que el proceso administrativo sea más eficiente y aumente la satisfacción. Los servicios en línea se diseñan utilizando estándares nacionales como BundID. Esto favorece la reducción de la burocracia y agiliza los procesos administrativos. Esto refuerza la confianza en la administración.
2º campo de acción: una infraestructura informática fuerte y segura
La ciudad proporciona una tecnología fiable y segura que respalda todos los procesos digitales. Una sólida infraestructura informática es la base de la digitalización y el buen funcionamiento de todos los procesos administrativos digitales. Esto incluye redes rápidas, centros de datos seguros y soluciones en la nube que cumplen los crecientes requisitos de disponibilidad, escalabilidad y protección de datos.
Esta infraestructura permite a la administración reaccionar con flexibilidad a las nuevas necesidades, minimizar los tiempos de inactividad e impulsar eficazmente la transformación digital.
3er campo de acción: Finanzas y procesos de contratación digitales
La ciudad quiere reducir el consumo de papel y gestionar digitalmente todos los procesos financieros.
El objetivo es llevar a cabo los procesos digitalmente, desde la licitación hasta el pedido, pasando por la tramitación de facturas y el pago, así como la parte de ingresos, desde la consulta hasta la facturación o la notificación, hasta la contabilización y la tramitación del pago. El cambio al sistema S/4HANA abre nuevas oportunidades de optimización y simplificación de procesos. La digitalización de estos procesos no sólo aumenta la eficiencia, sino que también mejora la transparencia y la trazabilidad de las transacciones financieras. También facilita la elaboración de informes y análisis en tiempo real, lo que contribuye a una toma de decisiones informada y mejora la gestión de riesgos.
4º campo de acción: gestión de archivos digitales sin interrupciones multimedia
La ciudad está introduciendo archivos digitales para trabajar con más eficacia.
Un sistema de gestión de documentos garantiza el almacenamiento y tratamiento seguros de los documentos. Las firmas y otros servicios fiduciarios estarán disponibles digitalmente. Estas herramientas digitales contribuyen a minimizar los procesos basados en papel, acortar los plazos de tramitación y aumentar la transparencia y trazabilidad de los procesos administrativos.
5º campo de acción: Trabajo móvil e híbrido
Los empleados de la ciudad deben poder trabajar de forma flexible y desde cualquier lugar utilizando dispositivos móviles, conexiones seguras y programas en la nube.
Para ello es necesario disponer de equipos técnicos modernos, como dispositivos móviles, conexiones VPN seguras y herramientas de colaboración basadas en la nube que permitan acceder a los datos y aplicaciones necesarios en cualquier momento y desde cualquier lugar. Al mismo tiempo, se presta atención a la seguridad y la protección de datos para garantizar la integridad de los procesos administrativos fuera del entorno tradicional de oficina. Mediante el trabajo móvil e híbrido, la administración no sólo puede optimizar su espacio de oficinas, utilizarlo de forma más eficiente y mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal, sino también aumentar su atractivo como empleador e impulsar la productividad. Al tener una visión global de todos los emplazamientos de la administración municipal, las zonas conectadas espacialmente pueden organizarse de forma integral.
Esta forma de trabajar ayuda a ahorrar costes, proteger el medio ambiente y seguir trabajando incluso en tiempos de crisis.
6. ámbito de actuación: aprendizaje y creación de redes
La ciudad quiere promover una cultura de trabajo en la que la gente pueda aprender cosas nuevas e intercambiar ideas.
Los empleados aportan ideas y contribuyen activamente a dar forma a la digitalización.
Mediante el fomento de la creación de redes, la comunicación interna y el intercambio de conocimientos, las competencias de los trabajadores se amplían y refuerzan continuamente para satisfacer los requisitos de la transformación digital. También se hace hincapié en la diversidad y la apertura para incluir una variedad de perspectivas en el proceso de innovación.
7º campo de acción: procesos y estructuras fuertes
La ciudad diseña sus procesos de forma que apoyen la digitalización. Los procesos están documentados y normalizados.
El objetivo es apoyar a los departamentos con elementos innovadores en la estructura organizativa/plantilla en el desempeño de sus tareas y la gestión de personal en tiempos de escasez de personal. Otro objetivo es permitir un trabajo estructurado y eficaz (garantía de la gestión del conocimiento) mediante la definición de procesos normalizados para los "servicios centrales" de los departamentos especializados. A largo plazo, esto mejorará la calidad en toda la ciudad y permitirá visualizar eficazmente los procesos de trabajo.