Para el intercambio de archivos y la colaboración en proyectos de la capital del estado federado de Wiesbaden, las personas externas que hayan aceptado las condiciones de uso de Nextcloud y hayan completado el proceso de registro recibirán acceso a la plataforma de colaboración de la capital del estado federado de Wiesbaden, basada en Nextcloud.

La plataforma, basada en la aplicación de código abierto Nextcloud, es gestionada y mantenida en el centro de datos municipal por Wivertis GmbH. El personal de la Oficina de Innovación, Organización y Digitalización, Área de Gestión de TI de la capital del estado federado de Wiesbaden (en lo sucesivo, «responsables del procedimiento») es el encargado de la asistencia técnica. 

La aplicación sirve exclusivamente para el intercambio de archivos y documentos con los empleados de la capital del estado federado de Wiesbaden. Queda prohibido el uso privado.

Las condiciones de uso se aplican a todas las personas externas (en lo sucesivo, «usuarios externos») que obtengan acceso a Nextcloud mediante un proceso de registro reglamentado.

Nextcloud está disponible exclusivamente para el intercambio de documentos entre los empleados de la capital del estado federado de Wiesbaden y los usuarios externos. La aplicación no está destinada al archivo permanente de documentos. Los archivos originales deben seguir almacenándose en sistemas independientes.

• Compartir mediante dirección de correo electrónico o enlace público: los usuarios externos sin cuenta de usuario recibirán, en dos correos electrónicos distintos, tanto el enlace como la contraseña para acceder a los contenidos compartidos en Nextcloud. En caso de compartir mediante un enlace público, la contraseña también puede enviarse por separado. 
• Configuración del acceso: el acceso de los usuarios externos con cuenta de usuario se configura mediante un proceso de registro. El proceso describe los pasos para la confirmación y activación de la cuenta de usuario externo.
• La eliminación del acceso compartido mediante dirección de correo electrónico o enlace público se produce, en particular, cuando: se alcanza la fecha de caducidad, se pone fin a la colaboración o se producen incumplimientos de las condiciones de uso.
• Eliminación o desactivación de una cuenta de usuario: La eliminación de los permisos de los usuarios externos la lleva a cabo el servicio de asistencia del departamento responsable del proceso. La capital del estado federado de Wiesbaden se reserva el derecho a desactivar o eliminar cuentas de usuario, en particular en caso de: finalización de la colaboración, incumplimiento de las condiciones de uso, a petición del usuario externo o tras un periodo de inactividad de tres meses.

El acceso a Nextcloud incluye siempre:

• un espacio de almacenamiento de archivos que incluye funciones para descargar, cargar y eliminar documentos, crear carpetas y colaborar en documentos y carpetas, siempre que el personal de la capital del estado federado de Wiesbaden haya habilitado el uso de la función correspondiente.

Las siguientes funciones están a disposición de los usuarios con cuenta de usuario:

• una cuenta de usuario personal con espacio de almacenamiento limitado y no ampliable,
• resumen de todos los recursos compartidos creados para la cuenta de usuario,
• gestión de la configuración personal,
• gestión de las notificaciones personales (notificaciones push y por correo electrónico).

Debido al desarrollo continuo de la aplicación y de los programas adicionales disponibles, el alcance de las funciones puede variar.

Las nuevas funciones solo se implementan por encargo de los responsables del procedimiento, siempre que no se trate de meras actualizaciones de componentes de Nextcloud ya existentes.

Nextcloud solo podrá utilizarse para los fines anteriormente mencionados (véase el apartado «Generalidades», punto 1).

Quedan excluidos los siguientes usos:

• fines puramente privados
• otros usos que se excluyen expresamente a continuación (véase la sección «Contenidos y acciones prohibidos» en el apartado 6)

El acceso externo a Nextcloud se realiza a través de dispositivos privados. Todas las transmisiones de datos están protegidas mediante TLS/SSL (cifrado de transporte).

Diversas funciones de Nextcloud permiten compartir contenidos, por ejemplo, archivos, con terceros. Esta función no está habilitada para los usuarios externos de Nextcloud. El intercambio de contenidos con terceros solo es posible para los empleados de la capital del estado federado de Wiesbaden. Los usuarios externos deben asegurarse de que los contenidos confidenciales, una vez descargados de Nextcloud, no se compartan con terceros no autorizados que no tengan permiso para acceder a dichos contenidos.

Los usuarios externos se comprometen a utilizar Nextcloud únicamente para los fines previstos y son responsables de todas las actividades, con o sin cuenta de usuario. Cualquier uso indebido de la plataforma debe comunicarse inmediatamente a la persona de contacto directa en la administración municipal y al responsable del procedimiento.

Los usuarios externos tienen la posibilidad de acceder al servicio a través de la aplicación web. El requisito es disponer de una cuenta de usuario externo. Sin embargo, el estándar respaldado por la capital del estado federado de Wiesbaden abarca exclusivamente el uso de la aplicación web a través de los navegadores Microsoft Edge y Mozilla Firefox. 

Los problemas relacionados con el uso del servicio pueden comunicarse a través de la persona de contacto directa de la administración municipal. Solo se prestará asistencia para el uso en las siguientes condiciones: Microsoft Edge o Mozilla Firefox. En caso de problemas con otros sistemas operativos, navegadores o dispositivos móviles, no se prestará asistencia en ningún caso.

Dado que es posible registrarse o utilizar el servicio a través de dispositivos privados, los usuarios externos, con o sin cuenta de usuario externa, están obligados a utilizar los dispositivos que empleen de forma segura bajo su propia responsabilidad y a mantenerlos actualizados periódicamente (por ejemplo, mediante actualizaciones del sistema operativo y de seguridad). La capital del estado federado de Wiesbaden no asume responsabilidad alguna por los riesgos de seguridad o las averías que se deriven del uso de dispositivos privados obsoletos o inseguros.

La capital del estado federado de Wiesbaden se esfuerza por garantizar el correcto funcionamiento de los sistemas, pero no garantiza la disponibilidad ininterrumpida ni el funcionamiento en todo momento. Las interrupciones del servicio, los trabajos de mantenimiento, las averías técnicas o las medidas de seguridad necesarias pueden dar lugar a restricciones temporales o fallos. No existe ningún derecho legal a la disponibilidad ininterrumpida ni al funcionamiento en todo momento.

Los usuarios externos deben abstenerse de cualquier uso de Nextcloud que

• sea claramente susceptible de perjudicar los intereses o la reputación pública de la capital del estado federado de Wiesbaden,
• que pueda comprometer o eludir la seguridad de los sistemas informáticos, o
• infrinja la legislación vigente.

En particular, los usuarios externos no podrán utilizar Nextcloud si la consulta, el almacenamiento o la difusión de datos infringe las disposiciones en materia de derechos de la personalidad, protección de datos, derechos de autor o derecho penal.

Independientemente de la legalidad, se prohíbe además a los usuarios, en el marco del uso de Nextcloud, acceder, almacenar o difundir, de forma deliberada o a sabiendas, contenidos anticonstitucionales, racistas, que glorifiquen la violencia o pornográficos.

Los datos de acceso a los recursos compartidos por correo electrónico o a los enlaces públicos deben tratarse siempre de forma confidencial y no deben ponerse a disposición de terceros. 

Si el acceso se realiza a través de una cuenta de usuario externa, las contraseñas deben ser lo suficientemente seguras como para que no puedan ser adivinadas. Deben constar de al menos 12 caracteres e incluir como mínimo un número, una letra mayúscula y un carácter especial. Los usuarios externos están obligados a mantener en secreto sus propios datos de acceso a Nextcloud. No deben ponerse a disposición de terceros.

En caso de que, por descuido, otras personas hayan tenido conocimiento de los datos de acceso propios, el usuario externo está obligado a tomar inmediatamente medidas para proteger sus propios accesos. Si aún es posible, se deben cambiar las contraseñas de acceso. Si esto no es posible, se debe informar a la persona de contacto directa de la administración municipal.

Si los usuarios externos tuvieran conocimiento de datos de acceso ajenos, queda prohibido utilizarlos para acceder a carpetas compartidas de correo electrónico ajenas o a la cuenta de usuario ajena. No obstante, el usuario externo está obligado a informar al propietario de los datos de acceso o a la persona de contacto directa de la administración municipal.

Siempre que, en el marco del uso del servicio, no se cree una cuenta de usuario externa, sino que los usuarios externos reciban un enlace compartido, los documentos que contengan datos sensibles o que requieran una protección especial se cifran adicionalmente a nivel de archivo.

Esto puede hacerse, por ejemplo, mediante el uso de 7-Zip con protección por contraseña y cifrado AES-256, o mediante la protección por contraseña de los archivos PDF. Este procedimiento también puede aplicarse cuando existe una cuenta de usuario para la persona externa. La decisión sobre la necesidad de este cifrado adicional recae en el responsable del tratamiento. 

En la declaración de protección de datos se incluye más información sobre la protección de datos.

Al utilizar Nextcloud de la capital del estado federado de Wiesbaden, deben respetarse las disposiciones vigentes en materia de derechos de autor. Al utilizar material marcado como de libre uso, deben revisarse detenidamente las condiciones de la licencia de uso. 

Los derechos de autor sobre los contenidos que los usuarios externos hayan creado por su cuenta no se ven afectados por su almacenamiento o puesta a disposición en el Nextcloud de la capital del estado federado de Wiesbaden.

En el uso del servicio Nextcloud, ni la capital del estado federado de Wiesbaden ni Wivertis GmbH —que presta el servicio por encargo y con la autorización de la capital del estado federado de Wiesbaden— asumen, dentro del marco de las disposiciones legales, responsabilidad alguna por la pérdida o el deterioro de datos, ni por otros daños directos o indirectos a los derechos de los usuarios o de terceros que se deriven del uso del servicio o estén relacionados con él. Solo se asumirá responsabilidad en caso de dolo o negligencia grave.

Además, ni la capital del estado federado de Wiesbaden ni Wivertis GmbH se hacen responsables de las infracciones de los derechos de autor u otros derechos de propiedad intelectual, ni de otras infracciones legales, cometidas culposamente por socios de comunicación externos en relación con el uso.

El uso del servicio se realiza por cuenta y riesgo de los usuarios.

Los usuarios eximen a la capital del estado federado de Wiesbaden y/o a Wivertis GmbH de cualquier reclamación de terceros que resulte de un uso ilícito del servicio por parte de los usuarios.

En caso de incumplimiento de estas condiciones de uso, se podrán aplicar, entre otras, las siguientes consecuencias:

• Bloqueo temporal o permanente del acceso del usuario a Nextcloud

Independientemente de ello, las infracciones de carácter penal serán siempre objeto de denuncia. Las infracciones de otras disposiciones legales podrán ser objeto de denuncia. 

El responsable del procedimiento se reserva el derecho a revisar periódicamente estas condiciones de uso y, en caso necesario, ampliarlas o modificarlas para cumplir con los requisitos de seguridad vigentes. Los cambios se mostrarán a los usuarios externos en el momento de su entrada en vigor, al iniciar sesión en Nextcloud. Mediante el consentimiento activo de los usuarios, se considerará que estos han aceptado los cambios.

Las presentes condiciones se rigen por la legislación alemana. En caso de que alguna de las disposiciones de las presentes condiciones fuera o llegara a ser nula, total o parcialmente, ello no afectará a la validez de las demás disposiciones.