Для обміну файлами та спільної роботи над проектами столиці землі Вісбаден зовнішні особи, які погодилися з умовами використання Nextcloud та процедурою реєстрації, отримують доступ до платформи для спільної роботи столиці землі Вісбаден на базі Nextcloud.

Платформа на базі програми з відкритим кодом Nextcloud експлуатується та обслуговується у міському центрі обробки даних компанією Wivertis GmbH. За технічну підтримку відповідають співробітники Управління з питань інновацій, організації та цифровізації, відділу управління ІТ столиці землі Вісбаден (далі — «відповідальні за процедуру»). 

Додаток призначений виключно для обміну файлами та документами зі співробітниками столиці землі Вісбаден. Приватне використання заборонено.

Ці Умови користування поширюються на всіх зовнішніх осіб (далі — «зовнішній користувач» або «зовнішні користувачі»), які отримують доступ до Nextcloud у рамках встановленої процедури реєстрації.

Nextcloud призначений виключно для обміну документами між співробітниками столиці землі Вісбаден та зовнішніми користувачами. Ця програма не призначена для постійного архівування документів. Оригінальні файли й надалі необхідно зберігати на окремих системах.

• Надання доступу за допомогою електронної адреси або публічного посилання: Зовнішні користувачі без облікового запису отримують у двох різних електронних листах як посилання, так і пароль для доступу до відкритого вмісту в Nextcloud. У разі надання доступу за допомогою публічного посилання пароль також може бути надісланий окремо. 
• Налаштування доступу: Доступ зовнішніх користувачів з обліковим записом налаштовується в рамках процесу реєстрації. Цей процес описує кроки для підтвердження та активації облікового запису зовнішнього користувача.
• Скасування доступу за допомогою електронної адреси або публічного посилання відбувається, зокрема, у таких випадках: настає термін дії, припиняється співпраця або мають місце порушення умов користування.
• Видалення або деактивація облікового запису користувача: Видалення дозволів зовнішніх користувачів здійснюється службою підтримки у підрозділі, відповідальному за процес. Столиця землі Вісбаден залишає за собою право деактивувати або видалити облікові записи користувачів, зокрема у разі: припинення співпраці, порушення умов користування, на запит зовнішнього користувача або після тримісячної неактивності.

Доступ до Nextcloud завжди включає:

• сховище файлів, включаючи функції завантаження, вивантаження та видалення документів, створення папок, спільну роботу над документами та папками, за умови, що використання відповідної функції було налаштоване співробітниками столиці землі Вісбаден.

Користувачам з обліковим записом доступні такі функції:

• особистий обліковий запис з обмеженим, нерозширюваним місцем для зберігання даних,
• огляд усіх спільних ресурсів, створених для облікового запису користувача,
• управління особистими налаштуваннями,
• управління особистими сповіщеннями (push-сповіщення та сповіщення електронною поштою).

Через постійний розвиток програми та доступних додаткових програм функціонал може змінюватися.

Нові функції надаються виключно на замовлення відповідальних за процедуру осіб, якщо це не є суто оновленнями вже існуючих компонентів Nextcloud.

Nextcloud можна використовувати виключно для зазначених вище цілей (див. розділ «Загальні положення» у пункті 1).

Виключаються такі види використання:

• суто приватні цілі
• інше використання, яке прямо виключається нижче (див. розділ «Недопустимі матеріали та дії» у пункті 6)

Зовнішній доступ до Nextcloud здійснюється через приватні кінцеві пристрої. Усі передачі даних захищені за допомогою TLS / SSL (шифрування передачі).

Різні функції в Nextcloud дозволяють ділитися контентом, наприклад файлами, з третіми особами. Ця функція не доступна для зовнішніх користувачів Nextcloud. Обмін контентом із третіми особами можливий лише для співробітників столиці землі Вісбаден. Зовнішні користувачі повинні забезпечити, щоб конфіденційний контент після завантаження з Nextcloud не передавався стороннім особам, які не мають права на перегляд цього контенту.

Зовнішні користувачі зобов’язуються використовувати Nextcloud виключно за призначенням і несуть відповідальність за всі дії, здійснені з обліковим записом або без нього. Про зловживання платформою слід негайно повідомляти безпосереднього контактну особу в міській адміністрації та відповідального за процедуру.

Зовнішні користувачі мають можливість отримати доступ до сервісу через веб-додаток. Для цього необхідний обліковий запис зовнішнього користувача. Однак стандарт, що підтримується столицею землі Вісбаден, передбачає виключно використання веб-додатку через браузери Microsoft Edge та Mozilla Firefox. 

Про проблеми, пов’язані з використанням сервісу, можна повідомляти через безпосередню контактну особу в міській адміністрації. Допомога надається виключно щодо використання за таких умов: Microsoft Edge або Mozilla Firefox. У разі проблем з іншими операційними системами, браузерами або мобільними пристроями підтримка, як правило, не надається.

Оскільки реєстрація та використання можливі через приватні пристрої, зовнішні користувачі, незалежно від наявності зовнішнього облікового запису, зобов’язані на власну відповідальність безпечно експлуатувати використовувані ними пристрої та регулярно оновлювати їх (наприклад, за допомогою оновлень операційної системи та безпеки). Столиця землі Вісбаден не несе жодної відповідальності за ризики безпеки або збої, що виникають внаслідок використання застарілих або небезпечних приватних пристроїв.

Столиця землі Вісбаден докладає зусиль для забезпечення належного функціонування систем, однак не гарантує безперебійної доступності або функціональності в будь-який час. Перерви в роботі, технічне обслуговування, технічні несправності або необхідні заходи безпеки можуть призвести до тимчасових обмежень або збоїв. Право на безперебійну доступність або функціональність в будь-який час не існує.

Зовнішні користувачі повинні утримуватися від будь-якого використання Nextcloud, яке

• може завдати шкоди інтересам або репутації столиці землі Вісбадена в очах громадськості,
• загрожує безпеці ІТ-систем або дозволяє її обійти, або
• порушує чинне законодавство.

Зовнішні користувачі, зокрема, не мають права використовувати Nextcloud, якщо виклик, збереження або поширення даних порушує положення законодавства про особистість, захист даних, авторське право або кримінальне право.

Незалежно від законності, користувачам у рамках використання Nextcloud також заборонено навмисно або свідомо отримувати, зберігати або поширювати антиконституційний, расистський, такий, що прославляє насильство, або порнографічний контент.

Дані для доступу до спільних папок електронної пошти або до публічних посилань завжди слід зберігати в таємниці та не надавати їх третім особам. 

Якщо доступ здійснюється через зовнішній обліковий запис користувача, паролі повинні бути настільки безпечними, щоб їх неможливо було вгадати. Вони повинні складатися щонайменше з 12 символів і містити принаймні одну цифру, одну велику літеру та один спеціальний символ. Зовнішні користувачі зобов’язані зберігати в таємниці свої власні дані для входу в Nextcloud. Їх не можна надавати третім особам.

Якщо власні дані для входу випадково стали відомі іншим особам, зовнішній користувач зобов'язаний негайно вжити заходів для захисту власного доступу. Якщо це ще можливо, слід змінити паролі для входу. Якщо це неможливо, слід повідомити про це безпосередньо відповідальну особу в міській адміністрації.

Якщо зовнішні користувачі отримають доступ до чужих даних для входу, забороняється використовувати їх для отримання доступу до чужих електронних поштових скриньок або чужих облікових записів. Однак зовнішній користувач зобов'язаний повідомити про це власника даних для входу або відповідальну особу в міській адміністрації.

Якщо під час користування сервісом не створюється зовнішній обліковий запис, а зовнішні користувачі отримують спільне посилання, документи, що містять конфіденційні або особливо захищені дані, додатково шифруються на рівні файлів.

Це може бути зроблено, наприклад, за допомогою програми 7-Zip із захистом паролем та шифруванням AES-256 або шляхом захисту PDF-файлів паролем. Ця процедура може застосовуватися також у тому випадку, якщо для зовнішньої особи існує обліковий запис користувача. Рішення щодо необхідності такого додаткового шифрування приймає відповідальний за обробку даних. 

Додаткова інформація щодо захисту даних міститься в Політиці конфіденційності.

Під час користування Nextcloud столиці землі Вісбаден необхідно дотримуватися чинних положень законодавства про авторське право. При використанні матеріалів, позначених як такі, що можуть вільно використовуватися, слід ретельно перевірити умови ліцензії на використання. 

Авторські права на контент, який самостійно створили зовнішні користувачі, залишаються незмінними при його розміщенні або наданні в Nextcloud столиці землі Вісбаден.

Під час користування сервісом Nextcloud ані столиця землі Вісбаден, ані компанія Wivertis GmbH, яка надає цей сервіс від імені та за дорученням столиці землі Вісбаден, не несуть відповідальності в межах, передбачених законодавством, за втрату даних, пошкодження даних або інші прямі чи непрямі збитки, завдані майновим інтересам користувачів або третіх осіб, що виникли внаслідок або у зв’язку з користуванням сервісом. Відповідальність настає лише у разі умисного або грубо недбалого заподіяння шкоди.

Крім того, столиця землі Вісбаден та компанія Wivertis GmbH не несуть відповідальності за порушення авторських прав або інших прав інтелектуальної власності, а також за інші правопорушення, вчинені з вини зовнішніх комунікаційних партнерів у зв’язку з використанням.

Користування послугою здійснюється на власний ризик та відповідальність користувачів.

Користувачі звільняють столицю землі Вісбаден та/або компанію Wivertis GmbH від усіх претензій третіх осіб, що виникають внаслідок незаконного використання Сервісу користувачами.

У разі порушення цих Умов користування можливі, зокрема, такі наслідки:

• Тимчасове або постійне блокування доступу користувача до Nextcloud

Незалежно від цього, порушення, що мають кримінально-правове значення, завжди передаються до правоохоронних органів. Порушення інших правових норм можуть бути передані до правоохоронних органів. 

Адміністратор залишає за собою право періодично переглядати ці Умови користування та, за необхідності, доповнювати або коригувати їх з метою дотримання актуальних вимог безпеки. Зміни стають доступними для зовнішніх користувачів у момент їхнього введення під час входу в Nextcloud. Активна згода користувачів означає, що зміни вважаються прийнятими.

Ці умови регулюються законодавством Німеччини. Якщо якесь положення цих умов є або стане повністю чи частково недійсним, це не впливає на чинність інших положень.