Pentru schimbul de fișiere și colaborarea la proiectele orașului Wiesbaden, persoanele externe care au acceptat condițiile de utilizare ale Nextcloud, precum și procedura de înregistrare, primesc acces la platforma de colaborare a orașului Wiesbaden, bazată pe Nextcloud.

Platforma bazată pe aplicația open-source Nextcloud este operată și întreținută în centrul de calcul municipal de către Wivertis GmbH. Personalul din cadrul Oficiului pentru Inovare, Organizare și Digitalizare, Departamentul de Management IT al orașului Wiesbaden (denumit în continuare „responsabilul de procedură”) este responsabil pentru asistența tehnică. 

Aplicația servește exclusiv schimbului de fișiere și documente cu angajații orașului Wiesbaden. Utilizarea în scopuri private este interzisă.

Condițiile de utilizare se aplică tuturor persoanelor externe (denumite în continuare „utilizatori externi”) care primesc acces la Nextcloud în cadrul unui proces de înregistrare reglementat.

Nextcloud este disponibil exclusiv pentru schimbul de documente între angajații municipalității din Wiesbaden și utilizatorii externi. Aplicația nu este destinată arhivării permanente a documentelor. Fișierele originale trebuie să fie în continuare stocate pe sisteme separate.

• Partajare prin adresă de e-mail sau link public: utilizatorii externi fără cont de utilizator primesc, în două e-mailuri separate, atât linkul, cât și parola pentru a accesa conținutul partajat în Nextcloud. În cazul partajării prin link public, parola poate fi trimisă separat. 
• Configurarea accesului: Accesul utilizatorilor externi cu cont de utilizator este configurat în cadrul unui proces de înregistrare. Procesul descrie pașii necesari pentru confirmarea și activarea contului de utilizator extern.
• Ștergerea partajării prin adresă de e-mail sau link public are loc în special atunci când: se atinge data de expirare, se încheie colaborarea sau există încălcări ale condițiilor de utilizare.
• Ștergerea sau dezactivarea unui cont de utilizator: Ștergerea autorizațiilor utilizatorilor externi se efectuează de către serviciul de asistență din cadrul departamentului responsabil de proces. Orașul Wiesbaden își rezervă dreptul de a dezactiva sau șterge conturile de utilizator, în special în cazul: încetării colaborării, încălcării condițiilor de utilizare, la cererea utilizatorului extern sau după o perioadă de inactivitate de trei luni.

Accesul la Nextcloud include întotdeauna:

• un spațiu de stocare a fișierelor, inclusiv funcții pentru descărcarea, încărcarea și ștergerea documentelor, pentru crearea de dosare, pentru colaborarea la documente și dosare, cu condiția ca utilizarea funcției respective să fi fost configurată de angajații orașului Wiesbaden.

Următoarele funcții sunt disponibile utilizatorilor care dețin un cont de utilizator:

• un cont personal de utilizator cu spațiu de stocare limitat, care nu poate fi extins,
• o prezentare generală a tuturor partajărilor create pentru contul de utilizator,
• gestionarea setărilor personale,
• gestionarea notificărilor personale (notificări push și prin e-mail).

Datorită dezvoltării continue a aplicației și a programelor suplimentare disponibile, gama de funcții poate varia.

Noile funcții sunt puse la dispoziție numai la cererea responsabililor de procedură, cu excepția cazului în care este vorba doar de actualizări ale componentelor Nextcloud deja existente.

Nextcloud poate fi utilizat numai în scopurile menționate anterior (a se vedea secțiunea „Generalități” de la punctul 1.).

Sunt excluse următoarele utilizări:

• scopuri strict private
• alte utilizări, care sunt excluse în mod expres în continuare (vezi secțiunea Conținuturi și acțiuni interzise la punctul 6.)

Accesul extern la Nextcloud se realizează prin intermediul dispozitivelor personale. Toate transferurile de date sunt securizate prin TLS / SSL (criptare de transport).

Diferite funcții din Nextcloud permit partajarea de conținut, de exemplu fișiere, cu terți. Această funcție nu este activată pentru utilizatorii externi ai Nextcloud. Partajarea de conținut cu terți este posibilă numai pentru angajații orașului Wiesbaden. Utilizatorii externi trebuie să se asigure că, după descărcarea din Nextcloud, conținutul confidențial nu este partajat cu terți neautorizați, care nu au dreptul să vizualizeze acest conținut.

Utilizatorii externi se angajează să utilizeze Nextcloud în scopul prevăzut și sunt responsabili pentru toate activitățile, cu sau fără cont de utilizator. Orice utilizare abuzivă a platformei trebuie raportată imediat persoanei de contact directe din administrația municipală și responsabilului de procedură.

Utilizatorii externi au posibilitatea de a accesa serviciul prin intermediul aplicației web. Condiția prealabilă este un cont de utilizator extern. Standardul susținut de capitala landului Wiesbaden include însă exclusiv utilizarea aplicației web prin intermediul browserelor Microsoft Edge și Mozilla Firefox. 

Problemele legate de utilizarea serviciului pot fi raportate prin intermediul persoanei de contact directe din cadrul administrației municipale. Asistența este oferită exclusiv pentru utilizarea în următoarele condiții: Microsoft Edge sau Mozilla Firefox. În cazul problemelor cu alte sisteme de operare, browsere sau dispozitive mobile, nu se oferă, în principiu, asistență.

Deoarece este posibilă înregistrarea sau utilizarea prin intermediul dispozitivelor personale, utilizatorii externi, cu sau fără cont de utilizator extern, sunt obligați să utilizeze dispozitivele pe care le folosesc în mod sigur, pe propria răspundere, și să le mențină la zi în mod regulat (de exemplu, prin actualizări ale sistemului de operare și de securitate). Capitala landului Wiesbaden nu își asumă nicio răspundere pentru riscurile de securitate sau defecțiunile care rezultă din utilizarea dispozitivelor personale învechite sau nesigure.

Capitala landului Wiesbaden depune eforturi pentru a asigura funcționarea corespunzătoare a sistemelor, dar nu garantează utilizarea neîntreruptă sau funcționalitatea în orice moment. Întreruperile de funcționare, lucrările de întreținere, defecțiunile tehnice sau măsurile de securitate necesare pot duce la restricții temporare sau la întreruperi. Nu există un drept legal la utilizarea neîntreruptă sau la funcționalitatea în orice moment.

Utilizatorii externi trebuie să se abțină de la orice utilizare a Nextcloud care

• este evident de natură să prejudicieze interesele sau reputația publică a orașului Wiesbaden,
• de a compromite sau de a eluda securitatea sistemelor informatice sau
• încalcă legislația în vigoare.

Utilizatorii externi nu au voie să utilizeze Nextcloud, în special în cazul în care accesarea, stocarea sau diseminarea datelor încalcă dispozițiile privind drepturile personale, protecția datelor, drepturile de autor sau dreptul penal.

Indiferent de admisibilitatea legală, utilizatorilor le este, de asemenea, interzis, în cadrul utilizării Nextcloud, să acceseze, să stocheze sau să difuzeze în mod intenționat sau cu bună știință conținuturi anticonstituționale, rasiste, care glorifică violența sau pornografice.

Datele de acces la partajările de e-mail sau la linkurile publice trebuie tratate întotdeauna cu confidențialitate și nu trebuie făcute accesibile terților. 

Dacă accesul se face printr-un cont de utilizator extern, parolele trebuie să fie suficient de sigure încât să nu poată fi ghicite. Acestea trebuie să conțină cel puțin 12 caractere și să includă cel puțin o cifră, o literă mare și un caracter special. Utilizatorii externi sunt obligați să păstreze confidențialitatea datelor proprii de autentificare pentru accesul la Nextcloud. Acestea nu trebuie să fie făcute accesibile terților.

În cazul în care datele de acces proprii au devenit cunoscute altor persoane din greșeală, utilizatorul extern este obligat să ia imediat măsuri pentru protejarea propriilor accesuri. Dacă este încă posibil, parolele de acces trebuie schimbate. Dacă acest lucru nu este posibil, trebuie informată persoana de contact directă din cadrul administrației orașului.

În cazul în care utilizatorii externi iau cunoștință de datele de acces ale altor persoane, este interzisă utilizarea acestora pentru a obține acces la partajările de e-mail sau la contul de utilizator al altor persoane. Utilizatorul extern este însă obligat să informeze proprietarul datelor de acces sau persoana de contact directă din cadrul administrației orașului.

În cazul în care, în cadrul utilizării serviciului, nu se creează un cont de utilizator extern, ci utilizatorii externi primesc un link partajat, documentele care conțin date sensibile sau care necesită o protecție specială sunt criptate suplimentar la nivel de fișier.

Acest lucru se poate realiza, de exemplu, prin utilizarea 7-Zip cu protecție prin parolă și utilizarea criptării AES-256 sau prin protecția prin parolă a fișierelor PDF. Această procedură poate fi aplicată și în cazul în care există un cont de utilizator pentru persoana externă. Decizia privind necesitatea acestei criptări suplimentare revine operatorului de date. 

Informații suplimentare privind protecția datelor sunt incluse în Declarația de confidențialitate.

Atunci când se utilizează Nextcloud-ul orașului Wiesbaden, trebuie respectate prevederile în vigoare ale legislației privind drepturile de autor. În cazul utilizării materialelor marcate ca fiind de uz liber, trebuie verificate cu atenție condițiile licenței de utilizare. 

Drepturile de autor asupra conținutului creat în mod independent de utilizatori externi rămân neafectate de stocarea sau punerea la dispoziție a acestuia în Nextcloud al capitalei landului Wiesbaden.

În ceea ce privește utilizarea serviciului Nextcloud, nici municipalitatea orașului Wiesbaden, nici Wivertis GmbH, care furnizează serviciul în numele și cu împuternicirea municipalității orașului Wiesbaden, nu își asumă, în conformitate cu prevederile legale, nicio răspundere pentru pierderea sau deteriorarea datelor sau pentru alte prejudicii directe sau indirecte aduse bunurilor juridice ale utilizatorilor sau ale terților, care rezultă din sau în legătură cu utilizarea serviciului. Răspunderea este asumată numai în cazul unei cauze intenționate sau a unei neglijențe grave.

În plus, capitala landului Wiesbaden și Wivertis GmbH nu răspund pentru încălcări ale drepturilor de autor sau ale altor drepturi de proprietate intelectuală sau pentru alte încălcări ale legii comise din culpă de parteneri de comunicare externi în legătură cu utilizarea serviciului.

Utilizarea serviciului se face pe riscul și responsabilitatea utilizatorilor.

Utilizatorii exonerează capitala landului Wiesbaden și/sau Wivertis GmbH de orice pretenții ale terților care rezultă dintr-o utilizare ilegală a serviciului de către utilizatori.

În cazul încălcării acestor condiții de utilizare, pot fi aplicate, printre altele, următoarele sancțiuni:

• Blocarea temporară sau permanentă a accesului utilizatorului la Nextcloud

Indiferent de aceasta, încălcările cu implicații penale vor fi întotdeauna raportate autorităților. Încălcările altor prevederi legale pot fi raportate autorităților. 

Administratorul își rezervă dreptul de a revizui periodic aceste condiții de utilizare și, dacă este necesar, de a le completa sau modifica pentru a se conforma cerințelor actuale de securitate. Modificările vor fi vizibile pentru utilizatorii externi la momentul punerii în aplicare, atunci când se conectează la Nextcloud. Prin consimțământul activ al utilizatorilor, modificările sunt considerate acceptate.

Prezentele condiții sunt supuse legislației germane. În cazul în care o prevedere a prezentelor condiții este sau devine nulă, în totalitate sau parțial, valabilitatea celorlalte prevederi nu va fi afectată.