W celu wymiany plików i współpracy przy projektach miasta Wiesbaden osoby z zewnątrz, które wyraziły zgodę na warunki użytkowania Nextcloud oraz proces rejestracji, otrzymują dostęp do platformy współpracy miasta Wiesbaden opartej na Nextcloud.

Platforma oparta na aplikacji open source Nextcloud jest obsługiwana i zarządzana w miejskim centrum danych przez firmę Wivertis GmbH. Za wsparcie techniczne odpowiadają pracownicy Urzędu ds. Innowacji, Organizacji i Cyfryzacji, Dział Zarządzania IT stolicy kraju związkowego Wiesbaden (zwani dalej „osobami odpowiedzialnymi za procedurę”). 

Aplikacja służy wyłącznie do wymiany plików i dokumentów z pracownikami stolicy kraju związkowego Wiesbaden. Wykorzystanie do celów prywatnych jest zabronione.

Warunki użytkowania mają zastosowanie do wszystkich osób z zewnątrz (zwanych dalej „osobami korzystającymi z zewnątrz” lub „użytkownikami zewnętrznymi”), które uzyskały dostęp do Nextcloud w ramach ustalonej procedury rejestracji.

Nextcloud służy wyłącznie do wymiany dokumentów między pracownikami miasta Wiesbaden a użytkownikami zewnętrznymi. Aplikacja nie jest przeznaczona do trwałego archiwizowania dokumentów. Oryginalne pliki należy nadal przechowywać na oddzielnych systemach.

• Udostępnianie za pośrednictwem adresu e-mail lub publicznego linku: Użytkownicy zewnętrzni bez konta użytkownika otrzymują w dwóch różnych wiadomościach e-mail zarówno link, jak i hasło, aby uzyskać dostęp do udostępnionych treści w Nextcloud. W przypadku udostępniania za pośrednictwem publicznego linku hasło może zostać przesłane również osobno. 
• Konfiguracja dostępu: Dostęp użytkowników zewnętrznych posiadających konto użytkownika jest konfigurowany w ramach procesu rejestracji. Proces ten opisuje kroki niezbędne do potwierdzenia i aktywacji konta użytkownika zewnętrznego.
• Usunięcie udostępnienia za pomocą adresu e-mail lub linku publicznego następuje w szczególności w przypadku: upływu terminu ważności, zakończenia współpracy lub naruszenia warunków użytkowania.
• Usunięcie lub dezaktywacja konta użytkownika: Usunięcie uprawnień użytkowników zewnętrznych odbywa się przez dział wsparcia w jednostce odpowiedzialnej za proces. Stolica kraju związkowego Wiesbaden zastrzega sobie prawo do dezaktywacji lub usunięcia kont użytkowników, w szczególności w przypadku: zakończenia współpracy, naruszenia warunków użytkowania, na wniosek użytkownika zewnętrznego lub po trzech miesiącach braku aktywności.

Dostęp do Nextcloud zawsze obejmuje:

• magazyn plików wraz z funkcjami pobierania, przesyłania i usuwania dokumentów, tworzenia folderów oraz współpracy nad dokumentami i folderami, o ile korzystanie z danej funkcji zostało skonfigurowane przez pracowników stolicy kraju związkowego Wiesbaden.

Użytkownicy posiadający konto użytkownika mają do dyspozycji następujące funkcje:

• osobiste konto użytkownika z ograniczoną, nierozszerzalną przestrzenią dyskową,
• przegląd wszystkich udostępnień utworzonych dla konta użytkownika,
• zarządzanie ustawieniami osobistymi,
• zarządzanie osobistymi powiadomieniami (powiadomienia push i e-mailowe).

Ze względu na ciągły rozwój aplikacji i dostępnych programów dodatkowych zakres funkcji może ulegać zmianom.

Nowe funkcje są udostępniane wyłącznie na zlecenie osób odpowiedzialnych za proces, o ile nie są to zwykłe aktualizacje już istniejących komponentów Nextcloud.

Usługa Nextcloud może być wykorzystywana wyłącznie do celów wymienionych powyżej (patrz sekcja „Informacje ogólne” w pkt 1).

Wykluczone są następujące zastosowania:

• celów czysto prywatnych
• inne zastosowania, które są wyraźnie wykluczone poniżej (patrz sekcja „Niedozwolone treści i działania” w punkcie 6.)

Zewnętrzny dostęp do Nextcloud odbywa się za pośrednictwem prywatnych urządzeń końcowych. Wszystkie transmisje danych są zabezpieczone protokołem TLS / SSL (szyfrowanie transportowe).

Różne funkcje w Nextcloud umożliwiają udostępnianie treści, np. plików, osobom trzecim. Ta funkcja nie jest dostępna dla zewnętrznych użytkowników Nextcloud. Udostępnianie treści osobom trzecim jest możliwe wyłącznie dla pracowników stolicy kraju związkowego Wiesbaden. Użytkownicy zewnętrzni muszą zapewnić, że poufne treści po pobraniu z Nextcloud nie zostaną udostępnione nieuprawnionym osobom trzecim, które nie mają uprawnień do wglądu w te treści.

Użytkownicy zewnętrzni zobowiązują się do korzystania z Nextcloud wyłącznie zgodnie z przeznaczeniem i ponoszą odpowiedzialność za wszelkie działania, niezależnie od tego, czy posiadają konto użytkownika, czy nie. Niewłaściwe wykorzystanie platformy należy niezwłocznie zgłaszać bezpośredniej osobie kontaktowej w administracji miejskiej oraz osobie odpowiedzialnej za procedurę.

Użytkownicy zewnętrzni mają możliwość dostępu do usługi za pośrednictwem aplikacji internetowej. Warunkiem jest posiadanie konta użytkownika zewnętrznego. Standard wspierany przez stolicę kraju związkowego Wiesbaden obejmuje jednak wyłącznie korzystanie z aplikacji internetowej za pośrednictwem przeglądarek Microsoft Edge i Mozilla Firefox. 

Problemy związane z korzystaniem z usługi można zgłaszać bezpośrednio do osoby kontaktowej w administracji miejskiej. Pomoc techniczna jest udzielana wyłącznie w przypadku korzystania z usługi w następujących warunkach: przeglądarki Microsoft Edge lub Mozilla Firefox. W przypadku problemów z innymi systemami operacyjnymi, przeglądarkami lub urządzeniami mobilnymi zasadniczo nie udziela się wsparcia technicznego.

Ponieważ logowanie lub korzystanie z serwisu jest możliwe za pomocą prywatnych urządzeń końcowych, użytkownicy zewnętrzni, posiadający lub nieposiadający zewnętrznego konta użytkownika, są zobowiązani do bezpiecznego użytkowania używanych przez siebie urządzeń na własną odpowiedzialność oraz do regularnego aktualizowania ich (na przykład poprzez aktualizacje systemu operacyjnego i zabezpieczeń). Stolica kraju związkowego Wiesbaden nie ponosi żadnej odpowiedzialności za zagrożenia bezpieczeństwa lub zakłócenia wynikające z użytkowania przestarzałych lub niebezpiecznych prywatnych urządzeń końcowych.

Miasto Wiesbaden dokłada starań, aby zapewnić prawidłowe działanie systemów, jednak nie gwarantuje ich nieprzerwanej dostępności ani ciągłej sprawności. Przerwy w działaniu, prace konserwacyjne, awarie techniczne lub konieczne środki bezpieczeństwa mogą prowadzić do tymczasowych ograniczeń lub awarii. Nie istnieje prawo do nieprzerwanej dostępności ani ciągłej sprawności.

Użytkownicy zewnętrzni powinni powstrzymać się od wszelkiego korzystania z Nextcloud, które

• w sposób oczywisty może zaszkodzić interesom lub reputacji stolicy kraju związkowego Wiesbaden w opinii publicznej,
• naruszać lub omijać zabezpieczenia systemów informatycznych lub
• narusza obowiązujące przepisy prawne.

Użytkownicy zewnętrzni nie mogą w szczególności korzystać z Nextcloud, jeżeli pobieranie, przechowywanie lub rozpowszechnianie danych narusza przepisy dotyczące osobowości, ochrony danych, praw autorskich lub prawa karnego.

Niezależnie od zgodności z prawem, użytkownikom korzystającym z Nextcloud zabrania się ponadto celowego lub świadomego pobierania, przechowywania lub rozpowszechniania treści antykonstytucyjnych, rasistowskich, gloryfikujących przemoc lub pornograficznych.

Dane dostępowe do udostępnionych wiadomości e-mail lub linków publicznych należy zawsze traktować jako poufne i nie wolno udostępniać ich osobom trzecim. 

Jeśli dostęp odbywa się za pośrednictwem zewnętrznego konta użytkownika, hasła muszą być na tyle bezpieczne, aby nie można ich było odgadnąć. Muszą składać się z co najmniej 12 znaków i zawierać co najmniej jedną cyfrę, jedną wielką literę oraz jeden znak specjalny. Użytkownicy zewnętrzni są zobowiązani do zachowania w tajemnicy swoich danych logowania do Nextcloud. Nie wolno udostępniać ich osobom trzecim.

Jeśli dane dostępowe użytkownika stały się znane innym osobom w wyniku pomyłki, użytkownik zewnętrzny jest zobowiązany do natychmiastowego podjęcia działań w celu ochrony własnego dostępu. Jeśli to możliwe, należy zmienić hasła dostępu. Jeśli nie jest to możliwe, należy poinformować bezpośrednią osobę kontaktową w administracji miejskiej.

W przypadku, gdy użytkownicy zewnętrzni weszli w posiadanie obcych danych dostępowych, zabrania się wykorzystywania ich do uzyskania dostępu do cudzych folderów e-mailowych lub cudzego konta użytkownika. Użytkownik zewnętrzny jest jednak zobowiązany do poinformowania właściciela danych dostępowych lub bezpośredniej osoby kontaktowej w administracji miejskiej.

Jeśli w ramach korzystania z usługi nie tworzy się zewnętrznego konta użytkownika, a użytkownicy zewnętrzni otrzymują udostępniony link, dokumenty zawierające dane wrażliwe lub wymagające szczególnej ochrony są dodatkowo szyfrowane na poziomie pliku.

Można to zrobić na przykład za pomocą programu 7-Zip z ochroną hasłem i szyfrowaniem AES-256 lub poprzez zabezpieczenie plików PDF hasłem. Procedura ta może być stosowana również wtedy, gdy istnieje konto użytkownika dla osoby zewnętrznej. Decyzja o konieczności zastosowania tego dodatkowego szyfrowania należy do administratora danych. 

Więcej informacji na temat ochrony danych znajduje się w oświadczeniu o ochronie danych.

Korzystając z serwisu Nextcloud miasta Wiesbaden, należy przestrzegać obowiązujących przepisów dotyczących praw autorskich. W przypadku korzystania z materiałów oznaczonych jako przeznaczone do swobodnego użytku należy dokładnie zapoznać się z warunkami licencji użytkowania. 

Prawa autorskie do treści, które zostały samodzielnie stworzone przez użytkowników zewnętrznych, pozostają nienaruszone w wyniku ich umieszczenia lub udostępnienia w serwisie Nextcloud miasta Wiesbaden.

W związku z korzystaniem z usługi Nextcloud ani miasto Wiesbaden, ani firma Wivertis GmbH, która świadczy tę usługę w imieniu i na zlecenie miasta Wiesbaden, nie ponoszą odpowiedzialności w ramach przepisów ustawowych za utratę danych, uszkodzenie danych ani inne bezpośrednie lub pośrednie szkody w dobrach prawnych użytkowników lub osób trzecich, które powstały w wyniku lub w związku z korzystaniem z usługi. Odpowiedzialność istnieje wyłącznie w przypadku umyślnego lub rażącego niedbalstwa.

Ponadto miasto Wiesbaden i firma Wivertis GmbH nie ponoszą odpowiedzialności za naruszenia praw autorskich lub innych praw własności intelektualnej lub inne naruszenia prawa popełnione z winy zewnętrznych partnerów komunikacyjnych w związku z korzystaniem z usługi.

Korzystanie z usługi odbywa się na własne ryzyko i odpowiedzialność użytkowników.

Użytkownicy zwalniają stolicę kraju związkowego Wiesbaden i/lub firmę Wivertis GmbH z wszelkich roszczeń osób trzecich wynikających z niezgodnego z prawem korzystania z serwisu przez użytkowników.

W przypadku naruszenia niniejszych warunków użytkowania możliwe są między innymi następujące konsekwencje:

• Tymczasowe lub stałe zablokowanie dostępu użytkownika do Nextcloud

Niezależnie od tego, naruszenia mające znaczenie z punktu widzenia prawa karnego będą zawsze zgłaszane organom ścigania. Naruszenia innych przepisów prawnych mogą zostać zgłoszone organom ścigania. 

Administrator zastrzega sobie prawo do okresowego przeglądu niniejszych warunków użytkowania oraz, w razie potrzeby, do ich rozszerzenia lub dostosowania w celu spełnienia aktualnych wymogów bezpieczeństwa. Zmiany stają się widoczne dla użytkowników zewnętrznych w momencie ich wprowadzenia, podczas logowania do serwisu Nextcloud. Poprzez wyrażenie aktywnej zgody przez użytkowników zmiany uznaje się za zaakceptowane.

Niniejsze warunki podlegają prawu niemieckiemu. Jeżeli którekolwiek z postanowień niniejszych warunków okaże się całkowicie lub częściowo nieważne, nie ma to wpływu na ważność pozostałych postanowień.