Per lo scambio di file e la collaborazione su progetti della città di Wiesbaden, le persone esterne che hanno accettato i termini di utilizzo di Nextcloud e completato la procedura di registrazione ricevono l'accesso alla piattaforma di collaborazione della città di Wiesbaden basata su Nextcloud.

La piattaforma, basata sull'applicazione open source Nextcloud, è gestita e amministrata nel centro di calcolo comunale dalla Wivertis GmbH. L'assistenza tecnica è di competenza dei collaboratori dell'Ufficio per l'innovazione, l'organizzazione e la digitalizzazione, settore Gestione IT della città di Wiesbaden (di seguito "responsabili del trattamento"). 

L'applicazione serve esclusivamente allo scambio di file e documenti con i collaboratori della città di Wiesbaden. È vietato l'uso privato.

Le condizioni d'uso si applicano a tutte le persone esterne (di seguito denominate "utenti esterni") che ottengono l'accesso a Nextcloud nell'ambito di una procedura di registrazione regolamentata.

Nextcloud è disponibile esclusivamente per lo scambio di documenti tra i dipendenti della città di Wiesbaden e gli utenti esterni. L'applicazione non è destinata all'archiviazione permanente dei documenti. I file originali devono continuare a essere salvati su sistemi separati.

• Condivisione tramite indirizzo e-mail o link pubblico: gli utenti esterni senza account ricevono in due e-mail separate sia il link che la password per accedere ai contenuti condivisi su Nextcloud. In caso di condivisione tramite link pubblico, la password può essere inviata anche separatamente. 
• Configurazione di un accesso: l'accesso degli utenti esterni con account utente viene configurato nell'ambito di una procedura di registrazione. La procedura descrive i passaggi per la conferma e l'attivazione dell'account utente esterno.
• La cancellazione della condivisione tramite indirizzo e-mail o link pubblico avviene in particolare quando: è stata raggiunta la data di scadenza, si verifica la cessazione della collaborazione o si verificano violazioni delle condizioni d'uso.
• Cancellazione o disattivazione di un account utente: la cancellazione delle autorizzazioni degli utenti esterni viene effettuata dal supporto tecnico dell'ufficio responsabile del processo. La città di Wiesbaden si riserva il diritto di disattivare o cancellare gli account utente, in particolare in caso di: cessazione della collaborazione, violazioni delle condizioni d'uso, su richiesta dell'utente esterno o dopo un periodo di inattività di tre mesi.

L'accesso a Nextcloud comprende sempre:

• un archivio file che include le funzioni di download, upload ed eliminazione di documenti, creazione di cartelle e collaborazione su documenti e cartelle, a condizione che l’utilizzo della rispettiva funzione sia stato configurato dai collaboratori della città di Wiesbaden.

Le seguenti funzioni sono a disposizione degli utenti con un account utente:

• un account utente personale con spazio di archiviazione limitato e non espandibile,
• panoramica di tutte le condivisioni create per l'account utente,
• gestione delle impostazioni personali,
• gestione delle notifiche personali (notifiche push ed e-mail).

A causa del continuo sviluppo dell'applicazione e dei programmi aggiuntivi disponibili, la gamma di funzioni può variare.

Le nuove funzioni vengono rese disponibili solo su richiesta dei responsabili del processo, a meno che non si tratti di semplici aggiornamenti di componenti Nextcloud già esistenti.

Nextcloud può essere utilizzato esclusivamente per gli scopi sopra indicati (cfr. la sezione "Informazioni generali" al punto 1).

Sono esclusi i seguenti utilizzi:

• scopi puramente privati
• altri utilizzi espressamente esclusi di seguito (vedi sezione Contenuti e azioni non consentiti al punto 6.)

L'accesso esterno a Nextcloud avviene tramite dispositivi privati. Tutti i trasferimenti di dati sono protetti da TLS / SSL (crittografia di trasporto).

Diverse funzioni di Nextcloud consentono la condivisione di contenuti, ad esempio file, con terzi. Questa funzione non è abilitata per gli utenti esterni di Nextcloud. La condivisione di contenuti con terzi è possibile solo per i dipendenti della città di Wiesbaden. Gli utenti esterni devono assicurarsi che i contenuti riservati, una volta scaricati da Nextcloud, non vengano condivisi con terzi non autorizzati che non hanno il diritto di visualizzarli.

Gli utenti esterni si impegnano a utilizzare Nextcloud per gli scopi previsti e sono responsabili di tutte le attività, con o senza account utente. Qualsiasi uso improprio della piattaforma deve essere segnalato immediatamente al referente diretto nell'amministrazione comunale e al responsabile della procedura.

Gli utenti esterni hanno la possibilità di accedere al servizio tramite l'applicazione web. Il presupposto è un account utente esterno. Lo standard supportato dalla città di Wiesbaden comprende tuttavia esclusivamente l'utilizzo dell'applicazione web tramite i browser Microsoft Edge e Mozilla Firefox. 

Eventuali problemi relativi all'utilizzo del servizio possono essere segnalati tramite il referente diretto dell'amministrazione comunale. L'assistenza viene fornita esclusivamente per l'utilizzo nelle seguenti condizioni: Microsoft Edge o Mozilla Firefox. In caso di problemi con altri sistemi operativi, browser o dispositivi mobili, non viene fornito alcun supporto.

Poiché è possibile registrarsi o utilizzare il servizio tramite dispositivi privati, gli utenti esterni, con o senza account utente esterno, sono tenuti a utilizzare i dispositivi da loro impiegati in modo sicuro sotto la propria responsabilità e a mantenerli regolarmente aggiornati (ad esempio tramite aggiornamenti del sistema operativo e di sicurezza). La città di Wiesbaden non si assume alcuna responsabilità per rischi di sicurezza o malfunzionamenti derivanti dall'utilizzo di dispositivi privati obsoleti o non sicuri.

La città di Wiesbaden si impegna a garantire il corretto funzionamento dei sistemi, ma non garantisce l'usabilità ininterrotta o la funzionalità in ogni momento. Interruzioni del servizio, lavori di manutenzione, malfunzionamenti tecnici o misure di sicurezza necessarie possono causare limitazioni temporanee o interruzioni del servizio. Non sussiste alcun diritto legale all'usabilità ininterrotta o alla funzionalità in ogni momento.

Gli utenti esterni devono astenersi da qualsiasi utilizzo di Nextcloud che

• sia palesemente idoneo a danneggiare gli interessi o la reputazione della città di Wiesbaden presso l'opinione pubblica,
• comprometta o eluda la sicurezza dei sistemi informatici o
• violi le disposizioni di legge vigenti.

In particolare, gli utenti esterni non possono utilizzare Nextcloud qualora il recupero, la memorizzazione o la diffusione di dati violino le disposizioni in materia di diritti della personalità, protezione dei dati, diritto d'autore o diritto penale.

Indipendentemente dalla liceità giuridica, nell’ambito dell’utilizzo di Nextcloud è inoltre vietato agli utenti richiamare, memorizzare o diffondere, volontariamente o consapevolmente, contenuti anticostituzionali, razzisti, che esaltano la violenza o pornografici.

I dati di accesso alle condivisioni e-mail o ai link pubblici devono essere sempre trattati con riservatezza e non devono essere resi accessibili a terzi. 

Se l'accesso avviene tramite un account utente esterno, le password devono essere sufficientemente sicure da non poter essere indovinate. Devono essere composte da almeno 12 caratteri e contenere almeno un numero, una lettera maiuscola e un carattere speciale. Gli utenti esterni sono tenuti a mantenere segreti i propri dati di accesso a Nextcloud. Non devono essere resi accessibili a terzi.

Qualora i propri dati di accesso dovessero essere venuti a conoscenza di altre persone per errore, l'utente esterno è tenuto ad adottare immediatamente misure per proteggere i propri accessi. Se ancora possibile, le password di accesso devono essere modificate. Se ciò non fosse possibile, è necessario informare il referente diretto dell'amministrazione comunale.

Qualora gli utenti esterni venissero a conoscenza di dati di accesso di terzi, è vietato utilizzarli per accedere a caselle di posta elettronica o account utente di terzi. L'utente esterno è tuttavia tenuto a informare il proprietario dei dati di accesso o il referente diretto dell'amministrazione comunale.

Qualora, nell'ambito dell'utilizzo del servizio, non venga creato alcun account utente esterno, ma gli utenti esterni ricevano un link condiviso, i documenti contenenti dati sensibili o particolarmente degni di tutela vengono ulteriormente crittografati a livello di file.

Ciò può avvenire, ad esempio, utilizzando 7-Zip con protezione tramite password e crittografia AES-256 o proteggendo con password i file PDF. Questa procedura può essere applicata anche se esiste un account utente per la persona esterna. La decisione sulla necessità di questa crittografia aggiuntiva spetta al responsabile del trattamento dei dati. 

Ulteriori informazioni sulla protezione dei dati sono contenute nell'informativa sulla privacy.

Nell'utilizzo di Nextcloud della città di Wiesbaden è necessario rispettare le disposizioni vigenti in materia di diritto d'autore. In caso di utilizzo di materiale contrassegnato come di libero utilizzo, è necessario verificare attentamente i termini della licenza d'uso. 

I diritti d'autore sui contenuti creati autonomamente da utenti esterni rimangono inalterati dal loro archiviazione o dalla loro messa a disposizione su Nextcloud della città di Wiesbaden.

Nell’ambito dell’utilizzo del servizio Nextcloud, né la città di Wiesbaden né la Wivertis GmbH, che fornisce il servizio per conto e su mandato della città di Wiesbaden, si assumono alcuna responsabilità, nei limiti previsti dalla legge, per la perdita o il danneggiamento dei dati o per altri danni diretti o indiretti arrecati a beni giuridici degli utenti o di terzi, derivanti da o in relazione all’utilizzo del servizio. La responsabilità sussiste solo in caso di dolo o colpa grave.

Inoltre, la città di Wiesbaden e la Wivertis GmbH non rispondono di violazioni del diritto d'autore o di altri diritti di proprietà intellettuale, né di altre violazioni di legge, commesse colposamente da partner di comunicazione esterni in relazione all'utilizzo del servizio.

L'utilizzo del servizio avviene a proprio rischio e sotto la responsabilità degli utenti.

Gli utenti manlevano la città di Wiesbaden e/o la Wivertis GmbH da qualsiasi rivendicazione di terzi derivante da un utilizzo illegale del servizio da parte degli utenti.

In caso di violazione delle presenti condizioni d'uso, potranno essere applicate, tra le altre, le seguenti conseguenze:

• Sospensione temporanea o permanente dell'accesso dell'utente a Nextcloud

Indipendentemente da ciò, le violazioni rilevanti dal punto di vista penale saranno sempre oggetto di denuncia. Le violazioni di altre disposizioni di legge possono essere oggetto di denuncia. 

Il responsabile del trattamento si riserva il diritto di rivedere periodicamente le presenti condizioni d'uso e, se necessario, di ampliarle o modificarle al fine di soddisfare gli attuali requisiti di sicurezza. Le modifiche saranno visibili agli utenti esterni al momento dell'accesso a Nextcloud, a partire dalla data di entrata in vigore. Con il consenso attivo degli utenti, le modifiche si considerano accettate.

Le presenti condizioni sono regolate dal diritto tedesco. Qualora una disposizione delle presenti condizioni fosse o diventasse totalmente o parzialmente inefficace, ciò non pregiudica l'efficacia delle restanti disposizioni.