Pour l'échange de fichiers et la collaboration sur des projets de la ville de Wiesbaden, les personnes externes ayant accepté les conditions d'utilisation de Nextcloud ainsi que la procédure d'inscription se voient accorder un accès à la plateforme de collaboration de la ville de Wiesbaden, basée sur Nextcloud.

La plateforme, basée sur l'application open source Nextcloud, est exploitée et gérée par la société Wivertis GmbH au sein du centre de données municipal. La gestion technique est assurée par les collaborateurs du service Innovation, Organisation et Numérisation, département Gestion informatique de la ville de Wiesbaden (ci-après dénommés « responsables du traitement »). 

L'application sert exclusivement à l'échange de fichiers et de documents avec les collaborateurs de la ville de Wiesbaden. Toute utilisation à des fins privées est interdite.

Les conditions d'utilisation s'appliquent à toutes les personnes externes (ci-après dénommées « utilisateur externe » ou « utilisateurs externes ») qui obtiennent l'accès à Nextcloud dans le cadre d'une procédure d'inscription réglementée.

Nextcloud est exclusivement destiné au partage de documents entre les collaborateurs de la ville de Wiesbaden et les utilisateurs externes. Cette application n'est pas destinée à l'archivage permanent de documents. Les fichiers originaux doivent continuer à être stockés sur des systèmes distincts.

• Partage via une adresse e-mail ou un lien public : les utilisateurs externes ne disposant pas de compte utilisateur reçoivent, dans deux e-mails distincts, à la fois le lien et le mot de passe leur permettant d'accéder aux contenus partagés sur Nextcloud. En cas de partage via un lien public, le mot de passe peut également être envoyé séparément. 
• Création d'un accès : l'accès des utilisateurs externes disposant d'un compte utilisateur est configuré dans le cadre d'un processus d'inscription. Ce processus décrit les étapes de confirmation et d'activation du compte utilisateur externe.
• La suppression du partage par adresse e-mail ou lien public intervient notamment lorsque : la date d'expiration est atteinte, la collaboration prend fin ou des violations des conditions d'utilisation sont constatées.
• Suppression ou désactivation d'un compte utilisateur : la suppression des autorisations des utilisateurs externes est effectuée par le service d'assistance du service responsable du processus. La ville de Wiesbaden se réserve le droit de désactiver ou de supprimer des comptes utilisateurs, notamment en cas de : cessation de la collaboration, violation des conditions d'utilisation, à la demande de l'utilisateur externe, ou après une inactivité de trois mois.

L'accès à Nextcloud comprend toujours :

• un espace de stockage de fichiers comprenant des fonctionnalités permettant de télécharger, de mettre en ligne et de supprimer des documents, de créer des dossiers, ainsi que de collaborer sur des documents et des dossiers, pour autant que l'utilisation de ces fonctionnalités ait été configurée par les collaborateurs de la ville de Wiesbaden.

Les fonctions suivantes sont à la disposition des utilisateurs disposant d'un compte utilisateur :

• un compte utilisateur personnel avec un espace de stockage limité et non extensible,
• un aperçu de tous les partages créés pour le compte utilisateur,
• la gestion des paramètres personnels,
• gestion des notifications personnelles (notifications push et par e-mail).

En raison du développement constant de l'application et des modules complémentaires disponibles, l'étendue des fonctionnalités peut varier.

Les nouvelles fonctionnalités ne sont mises à disposition qu'à la demande des responsables de la procédure, sauf s'il s'agit de simples mises à jour de composants Nextcloud déjà existants.

Nextcloud ne peut être utilisé qu'aux fins susmentionnées (voir la section « Généralités » au point 1.).

Les utilisations suivantes sont exclues :

• les fins purement privées
• toute autre utilisation expressément exclue ci-après (voir la section « Contenus et actions interdits » au point 6.)

L'accès externe à Nextcloud s'effectue via des terminaux privés. Tous les transferts de données sont sécurisés par TLS / SSL (cryptage de transport).

Diverses fonctions de Nextcloud permettent de partager des contenus, par exemple des fichiers, avec des tiers. Cette fonction n'est pas activée pour les utilisateurs externes de Nextcloud. Le partage de contenus avec des tiers n'est possible que pour les collaborateurs de la ville de Wiesbaden. Les utilisateurs externes doivent s'assurer qu'après avoir été téléchargés depuis Nextcloud, les contenus confidentiels ne soient pas partagés avec des tiers non autorisés qui n'ont pas le droit de consulter ces contenus.

Les utilisateurs externes s'engagent à utiliser Nextcloud conformément à l'usage prévu et sont responsables de toutes les activités, avec ou sans compte utilisateur. Toute utilisation abusive de la plateforme doit être immédiatement signalée à l'interlocuteur direct au sein de l'administration municipale et au responsable de la procédure.

Les utilisateurs externes ont la possibilité d'accéder au service via l'application web. La condition préalable est la possession d'un compte utilisateur externe. La norme prise en charge par la ville de Wiesbaden comprend toutefois exclusivement l'utilisation de l'application web via les navigateurs Microsoft Edge et Mozilla Firefox. 

Les problèmes liés à l'utilisation du service peuvent être signalés à l'interlocuteur direct de l'administration municipale. Une assistance est fournie exclusivement pour l'utilisation dans les conditions suivantes : Microsoft Edge ou Mozilla Firefox. En cas de problèmes avec d'autres systèmes d'exploitation, navigateurs ou terminaux mobiles, aucune assistance n'est en principe fournie.

Étant donné qu'il est possible de se connecter ou d'utiliser le service via des terminaux privés, les utilisateurs externes, qu'ils disposent ou non d'un compte utilisateur externe, sont tenus d'utiliser les appareils qu'ils emploient de manière sécurisée sous leur propre responsabilité et de les maintenir régulièrement à jour (par exemple par le biais de mises à jour du système d'exploitation et de sécurité). La ville de Wiesbaden décline toute responsabilité quant aux risques de sécurité ou aux dysfonctionnements résultant de l'utilisation d'appareils privés obsolètes ou non sécurisés.

La ville de Wiesbaden s'efforce d'assurer le bon fonctionnement des systèmes, mais ne garantit pas leur disponibilité ininterrompue ni leur fonctionnement à tout moment. Les interruptions de service, les travaux de maintenance, les dysfonctionnements techniques ou les mesures de sécurité nécessaires peuvent entraîner des restrictions temporaires ou des pannes. Il n'existe aucun droit légal à une disponibilité ininterrompue ou à un fonctionnement à tout moment.

Les utilisateurs externes doivent s'abstenir de toute utilisation de Nextcloud qui

• est manifestement de nature à nuire aux intérêts ou à la réputation de la ville de Wiesbaden auprès du public,
• de compromettre ou de contourner la sécurité des systèmes informatiques, ou
• enfreint la législation en vigueur.

Les utilisateurs externes ne sont notamment pas autorisés à utiliser Nextcloud si la consultation, le stockage ou la diffusion de données enfreignent les dispositions relatives à la protection de la personnalité, à la protection des données, au droit d'auteur ou au droit pénal.

Indépendamment de la licéité juridique, il est en outre interdit aux utilisateurs, dans le cadre de l'utilisation de Nextcloud, de consulter, d'enregistrer ou de diffuser, volontairement ou en toute connaissance de cause, des contenus anticonstitutionnels, racistes, glorifiant la violence ou pornographiques.

Les identifiants d'accès aux partages de messagerie électronique ou aux liens publics doivent toujours être traités de manière confidentielle et ne doivent pas être communiqués à des tiers. 

Si l'accès s'effectue via un compte utilisateur externe, les mots de passe doivent être suffisamment sûrs pour ne pas pouvoir être devinés. Ils doivent comporter au moins 12 caractères et contenir au moins un chiffre, une majuscule et un caractère spécial. Les utilisateurs externes sont tenus de garder secrets leurs propres identifiants d'accès à Nextcloud. Ils ne doivent pas être communiqués à des tiers.

Si, par inadvertance, ses identifiants d'accès ont été portés à la connaissance d'autres personnes, l'utilisateur externe est tenu de prendre immédiatement des mesures pour protéger ses propres accès. Si cela est encore possible, les mots de passe d'accès doivent être modifiés. Si cela n'est pas possible, il convient d'en informer le correspondant direct de l'administration municipale.

Si les utilisateurs externes viennent à prendre connaissance des identifiants d'accès d'autrui, il leur est interdit de s'en servir pour accéder aux partages de messagerie électronique ou au compte utilisateur d'autrui. L'utilisateur externe est toutefois tenu d'en informer le propriétaire des identifiants d'accès ou l'interlocuteur direct de l'administration municipale.

Si, dans le cadre de l'utilisation du service, aucun compte utilisateur externe n'est créé, mais que les utilisateurs externes reçoivent un lien partagé, les documents contenant des données sensibles ou particulièrement dignes de protection sont en outre chiffrés au niveau du fichier.

Cela peut se faire, par exemple, en utilisant 7-Zip avec une protection par mot de passe et un cryptage AES-256, ou en protégeant les fichiers PDF par un mot de passe. Cette procédure peut également être appliquée lorsqu'un compte utilisateur existe pour la personne externe. La décision quant à la nécessité de ce cryptage supplémentaire revient au responsable du traitement des données. 

Vous trouverez de plus amples informations sur la protection des données dans la déclaration de confidentialité.

Lors de l'utilisation de Nextcloud de la ville de Wiesbaden, il convient de respecter les dispositions applicables en matière de droit d'auteur. En cas d'utilisation de contenus marqués comme libres de droits, il convient de vérifier attentivement les conditions de la licence d'utilisation. 

Les droits d'auteur sur les contenus créés de manière indépendante par des utilisateurs externes ne sont pas affectés par leur stockage ou leur mise à disposition sur le Nextcloud de la ville de Wiesbaden.

En ce qui concerne l'utilisation du service Nextcloud, ni la ville de Wiesbaden, ni la société Wivertis GmbH, qui fournit ce service pour le compte et avec l'autorisation de la ville de Wiesbaden, n'assument, dans le cadre des dispositions légales, aucune responsabilité en cas de perte ou d'altération de données, ni pour tout autre préjudice direct ou indirect causé aux biens juridiques des utilisateurs ou de tiers, résultant de l'utilisation du service ou en rapport avec celle-ci. La responsabilité n'est engagée qu'en cas de faute intentionnelle ou de négligence grave.

En outre, la ville de Wiesbaden et la société Wivertis GmbH ne sont pas responsables des violations du droit d'auteur ou d'autres droits de propriété intellectuelle, ni d'autres violations de la loi, commises de manière fautive par des partenaires de communication externes en rapport avec l'utilisation du service.

L'utilisation du service se fait aux risques et périls et sous la responsabilité des utilisateurs.

Les utilisateurs dégagent la ville de Wiesbaden et/ou la société Wivertis GmbH de toute responsabilité vis-à-vis des réclamations de tiers résultant d'une utilisation illicite du service par les utilisateurs.

En cas de violation des présentes conditions d'utilisation, les conséquences suivantes peuvent notamment être envisagées :

• Suspension temporaire ou définitive de l'accès de l'utilisateur à Nextcloud

Indépendamment de cela, les infractions relevant du droit pénal feront toujours l'objet d'une plainte. Les infractions à d'autres dispositions légales peuvent faire l'objet d'une plainte. 

Le responsable du système se réserve le droit de réexaminer régulièrement les présentes conditions d'utilisation et, si nécessaire, de les compléter ou de les adapter afin de répondre aux exigences de sécurité actuelles. Les modifications apparaissent aux utilisateurs externes au moment de leur mise en œuvre, lorsqu'ils se connectent à Nextcloud. Les modifications sont réputées acceptées dès lors que les utilisateurs y consentent activement.

Les présentes conditions sont régies par le droit allemand. Si une disposition des présentes conditions s'avérait nulle ou inapplicable, en tout ou en partie, la validité des autres dispositions n'en serait pas affectée.