Για την ανταλλαγή αρχείων και τη συνεργασία σε έργα της πρωτεύουσας του κρατιδίου Βισμπάντεν, τα εξωτερικά πρόσωπα που έχουν αποδεχτεί τους όρους χρήσης του Nextcloud καθώς και τη διαδικασία εγγραφής, λαμβάνουν πρόσβαση στην πλατφόρμα συνεργασίας της πρωτεύουσας του κρατιδίου Βισμπάντεν, η οποία βασίζεται στο Nextcloud.

Η πλατφόρμα που βασίζεται στην εφαρμογή ανοιχτού κώδικα Nextcloud λειτουργεί και συντηρείται στο δημοτικό κέντρο υπολογιστών από την Wivertis GmbH. Για την τεχνική υποστήριξη είναι υπεύθυνοι οι υπάλληλοι του Γραφείου Καινοτομίας, Οργάνωσης και Ψηφιοποίησης, Τμήμα Διαχείρισης Πληροφορικής της πρωτεύουσας του κρατιδίου Βισμπάντεν (εφεξής «υπεύθυνοι διαδικασίας»). 

Η εφαρμογή χρησιμεύει αποκλειστικά για την ανταλλαγή αρχείων και εγγράφων με υπαλλήλους της πρωτεύουσας του κρατιδίου Βισμπάντεν. Απαγορεύεται η ιδιωτική χρήση.

Οι Όροι Χρήσης ισχύουν για όλα τα εξωτερικά πρόσωπα (εφεξής «εξωτερικός χρήστης» ή «εξωτερικοί χρήστες») που αποκτούν πρόσβαση στο Nextcloud στο πλαίσιο μιας καθορισμένης διαδικασίας εγγραφής.

Το Nextcloud διατίθεται αποκλειστικά για την ανταλλαγή εγγράφων μεταξύ των υπαλλήλων της πρωτεύουσας του κρατιδίου Βισμπάντεν και εξωτερικών χρηστών. Η εφαρμογή δεν προορίζεται για τη μόνιμη αρχειοθέτηση εγγράφων. Τα αρχικά αρχεία πρέπει να εξακολουθούν να αποθηκεύονται σε ξεχωριστά συστήματα.

• Κοινή χρήση μέσω διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή δημόσιου συνδέσμου: Οι εξωτερικοί χρήστες χωρίς λογαριασμό χρήστη λαμβάνουν σε δύο διαφορετικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τόσο τον σύνδεσμο όσο και τον κωδικό πρόσβασης, προκειμένου να έχουν πρόσβαση στα κοινόχρηστα περιεχόμενα στο Nextcloud. Ο κωδικός πρόσβασης μπορεί επίσης να αποσταλεί ξεχωριστά σε περίπτωση κοινής χρήσης μέσω δημόσιου συνδέσμου. 
• Δημιουργία πρόσβασης: Η πρόσβαση των εξωτερικών χρηστών με λογαριασμό χρήστη δημιουργείται στο πλαίσιο μιας διαδικασίας εγγραφής. Η διαδικασία περιγράφει τα βήματα για την επιβεβαίωση και την ενεργοποίηση του λογαριασμού εξωτερικού χρήστη.
• Η διαγραφή της κοινοποίησης μέσω διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή δημόσιου συνδέσμου πραγματοποιείται ιδίως όταν: έχει λήξει η ημερομηνία λήξης, έχει τερματιστεί η συνεργασία ή έχουν διαπραχθεί παραβιάσεις των όρων χρήσης.
• Διαγραφή ή απενεργοποίηση λογαριασμού χρήστη: Η διαγραφή των δικαιωμάτων εξωτερικών χρηστών πραγματοποιείται από την υπηρεσία υποστήριξης της αρμόδιας υπηρεσίας. Η πρωτεύουσα του κρατιδίου Βισμπάντεν διατηρεί το δικαίωμα να απενεργοποιήσει ή να διαγράψει λογαριασμούς χρηστών, ιδίως σε περίπτωση: τερματισμού της συνεργασίας, παραβιάσεων των όρων χρήσης, κατόπιν αιτήματος του εξωτερικού χρήστη ή μετά από αδράνεια τριών μηνών.

Η πρόσβαση στο Nextcloud περιλαμβάνει πάντα:

• αποθήκευση αρχείων, συμπεριλαμβανομένων των λειτουργιών λήψης, αποστολής και διαγραφής εγγράφων, δημιουργίας φακέλων, καθώς και συνεργασίας σε έγγραφα και φακέλους, υπό την προϋπόθεση ότι η χρήση της εκάστοτε λειτουργίας έχει ρυθμιστεί από το προσωπικό της Πρωτεύουσας του Βισμπάντεν.

Οι ακόλουθες λειτουργίες είναι διαθέσιμες στους χρήστες με λογαριασμό χρήστη:

• ένα προσωπικό λογαριασμό χρήστη με περιορισμένο, μη επεκτάσιμο χώρο αποθήκευσης,
• επισκόπηση όλων των κοινόχρηστων αρχείων που έχουν δημιουργηθεί για τον λογαριασμό χρήστη,
• Διαχείριση προσωπικών ρυθμίσεων,
• διαχείριση των προσωπικών ειδοποιήσεων (ειδοποιήσεις push και μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου).

Λόγω της συνεχούς εξέλιξης της εφαρμογής και των διαθέσιμων πρόσθετων προγραμμάτων, το εύρος των λειτουργιών μπορεί να διαφέρει.

Νέες λειτουργίες παρέχονται πάντα μόνο κατόπιν εντολής των υπευθύνων της διαδικασίας, εκτός εάν πρόκειται για απλές ενημερώσεις ήδη υπαρχόντων στοιχείων του Nextcloud.

Το Nextcloud επιτρέπεται να χρησιμοποιείται μόνο για τους προαναφερθέντες σκοπούς (βλ. ενότητα «Γενικά» στο σημείο 1.).

Εξαιρούνται οι ακόλουθες χρήσεις:

• αμιγώς ιδιωτικοί σκοποί
• άλλες χρήσεις, οι οποίες αποκλείονται ρητά παρακάτω (βλ. ενότητα «Απαγορευμένα περιεχόμενα και ενέργειες» στο σημείο 6.)

Η εξωτερική πρόσβαση στο Nextcloud πραγματοποιείται μέσω ιδιωτικών τερματικών συσκευών. Όλες οι μεταφορές δεδομένων προστατεύονται μέσω TLS / SSL (κρυπτογράφηση μεταφοράς).

Διάφορες λειτουργίες στο Nextcloud επιτρέπουν την κοινή χρήση περιεχομένου, π.χ. αρχείων, με τρίτους. Αυτή η λειτουργία δεν είναι ενεργοποιημένη για εξωτερικούς χρήστες του Nextcloud. Η κοινή χρήση περιεχομένου με τρίτους είναι δυνατή μόνο για τους υπαλλήλους της πρωτεύουσας του κρατιδίου Βισμπάντεν. Οι εξωτερικοί χρήστες πρέπει να διασφαλίζουν ότι το εμπιστευτικό περιεχόμενο, μετά τη λήψη του από το Nextcloud, δεν θα κοινοποιηθεί σε μη εξουσιοδοτημένους τρίτους που δεν έχουν δικαίωμα πρόσβασης σε αυτό.

Οι εξωτερικοί χρήστες δεσμεύονται να χρησιμοποιούν το Nextcloud μόνο για τον προορισμό του και είναι υπεύθυνοι για όλες τις δραστηριότητες με ή χωρίς λογαριασμό χρήστη. Οποιαδήποτε κατάχρηση της πλατφόρμας πρέπει να αναφερθεί αμέσως στον άμεσο υπεύθυνο επικοινωνίας στη διοίκηση της πόλης και στον υπεύθυνο της διαδικασίας.

Οι εξωτερικοί χρήστες έχουν τη δυνατότητα πρόσβασης στην υπηρεσία μέσω της διαδικτυακής εφαρμογής. Προϋπόθεση είναι η ύπαρξη εξωτερικού λογαριασμού χρήστη. Ωστόσο, το πρότυπο που υποστηρίζεται από την πρωτεύουσα του κρατιδίου Βισμπάντεν περιλαμβάνει αποκλειστικά τη χρήση της διαδικτυακής εφαρμογής μέσω των προγραμμάτων περιήγησης Microsoft Edge και Mozilla Firefox. 

Προβλήματα που σχετίζονται με τη χρήση της υπηρεσίας μπορούν να αναφέρονται στον άμεσο υπεύθυνο επικοινωνίας της δημοτικής διοίκησης. Παρέχεται υποστήριξη αποκλειστικά για τη χρήση υπό τις ακόλουθες προϋποθέσεις: Microsoft Edge ή Mozilla Firefox. Σε περίπτωση προβλημάτων με άλλα λειτουργικά συστήματα, προγράμματα περιήγησης ή κινητές συσκευές, δεν παρέχεται καμία υποστήριξη.

Δεδομένου ότι είναι δυνατή η εγγραφή ή η χρήση μέσω ιδιωτικών τερματικών συσκευών, οι εξωτερικοί χρήστες, με ή χωρίς εξωτερικό λογαριασμό χρήστη, υποχρεούνται να χειρίζονται με ασφάλεια τις συσκευές που χρησιμοποιούν με δική τους ευθύνη και να τις διατηρούν τακτικά ενημερωμένες (για παράδειγμα, μέσω ενημερώσεων του λειτουργικού συστήματος και ενημερώσεων ασφαλείας). Η πρωτεύουσα του κρατιδίου Βισμπάντεν δεν αναλαμβάνει καμία ευθύνη για κινδύνους ασφαλείας ή δυσλειτουργίες που προκύπτουν από τη χρήση παρωχημένων ή μη ασφαλών ιδιωτικών τερματικών συσκευών.

Η πρωτεύουσα του κρατιδίου Βισμπάντεν καταβάλλει κάθε δυνατή προσπάθεια για να εξασφαλίσει την ορθή λειτουργία των συστημάτων, ωστόσο δεν παρέχει καμία εγγύηση για την αδιάλειπτη χρηστικότητα ή τη λειτουργικότητα ανά πάσα στιγμή. Διακοπές λειτουργίας, εργασίες συντήρησης, τεχνικές δυσλειτουργίες ή απαραίτητα μέτρα ασφαλείας ενδέχεται να οδηγήσουν σε προσωρινές περιορισμούς ή διακοπές λειτουργίας. Δεν υφίσταται νομικό δικαίωμα για αδιάλειπτη χρηστικότητα ή λειτουργικότητα ανά πάσα στιγμή.

Οι εξωτερικοί χρήστες πρέπει να αποφεύγουν κάθε χρήση του Nextcloud που

• είναι προφανώς ικανή να βλάψει τα συμφέροντα ή τη φήμη της πρωτεύουσας του κρατιδίου Βισμπάντεν στο κοινό,
• να θέσει σε κίνδυνο ή να παρακάμψει την ασφάλεια των συστημάτων πληροφορικής ή
• παραβιάζει την ισχύουσα νομοθεσία.

Οι εξωτερικοί χρήστες δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιούν το Nextcloud, ιδίως εάν η ανάκτηση, αποθήκευση ή διάδοση δεδομένων παραβιάζει διατάξεις περί προσωπικών δεδομένων, προστασίας δεδομένων, πνευματικής ιδιοκτησίας ή ποινικού δικαίου.

Ανεξάρτητα από τη νομική επιτρεπτότητα, απαγορεύεται επίσης στους χρήστες, στο πλαίσιο της χρήσης του Nextcloud, να ανακτούν, να αποθηκεύουν ή να διαδίδουν, εκούσια ή εν γνώσει τους, περιεχόμενο που είναι αντισυνταγματικό, ρατσιστικό, εξυμνεί τη βία ή είναι πορνογραφικό.

Τα στοιχεία πρόσβασης στα κοινόχρηστα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή στους δημόσιους συνδέσμους πρέπει πάντα να αντιμετωπίζονται ως εμπιστευτικά και δεν επιτρέπεται να γνωστοποιούνται σε τρίτους. 

Εάν η πρόσβαση πραγματοποιείται μέσω εξωτερικού λογαριασμού χρήστη, οι κωδικοί πρόσβασης πρέπει να είναι τόσο ασφαλείς ώστε να μην μπορούν να μαντευτούν. Πρέπει να αποτελούνται από τουλάχιστον 12 χαρακτήρες και να περιέχουν τουλάχιστον έναν αριθμό, ένα κεφαλαίο γράμμα και ένα ειδικό χαρακτήρα. Οι εξωτερικοί χρήστες υποχρεούνται να διατηρούν μυστικά τα δικά τους στοιχεία σύνδεσης για την πρόσβαση στο Nextcloud. Δεν επιτρέπεται να γνωστοποιούνται σε τρίτους.

Σε περίπτωση που τα προσωπικά στοιχεία πρόσβασης γίνουν γνωστά σε άλλα άτομα κατά λάθος, ο εξωτερικός χρήστης υποχρεούται να λάβει αμέσως μέτρα για την προστασία των δικών του στοιχείων πρόσβασης. Εάν είναι ακόμη δυνατό, πρέπει να αλλάξουν οι κωδικοί πρόσβασης. Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, πρέπει να ενημερωθεί ο άμεσος υπεύθυνος της δημοτικής διοίκησης.

Σε περίπτωση που οι εξωτερικοί χρήστες λάβουν γνώση των στοιχείων πρόσβασης τρίτων, απαγορεύεται να αποκτήσουν πρόσβαση σε λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή σε λογαριασμούς χρηστών τρίτων. Ωστόσο, ο εξωτερικός χρήστης υποχρεούται να ενημερώσει τον κάτοχο των στοιχείων πρόσβασης ή τον αρμόδιο υπάλληλο της δημοτικής διοίκησης.

Εφόσον, στο πλαίσιο της χρήσης της υπηρεσίας, δεν δημιουργείται εξωτερικός λογαριασμός χρήστη, αλλά οι εξωτερικοί χρήστες λαμβάνουν έναν κοινόχρηστο σύνδεσμο, τα έγγραφα που περιέχουν ευαίσθητα ή ιδιαίτερα ευαίσθητα δεδομένα κρυπτογραφούνται επιπλέον σε επίπεδο αρχείου.

Αυτό μπορεί να γίνει, για παράδειγμα, με τη χρήση του 7-Zip με προστασία κωδικού πρόσβασης και κρυπτογράφηση AES-256 ή με την προστασία κωδικού πρόσβασης αρχείων PDF. Αυτή η διαδικασία μπορεί να εφαρμοστεί και όταν υπάρχει λογαριασμός χρήστη για το εξωτερικό πρόσωπο. Η απόφαση σχετικά με την αναγκαιότητα αυτής της πρόσθετης κρυπτογράφησης εναπόκειται στον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων. 

Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προστασία δεδομένων περιλαμβάνονται στη δήλωση προστασίας δεδομένων.

Κατά τη χρήση του Nextcloud της πρωτεύουσας του κρατιδίου Βισμπάντεν, πρέπει να τηρούνται οι ισχύουσες διατάξεις του νόμου περί πνευματικής ιδιοκτησίας. Κατά τη χρήση υλικού που φέρει την ένδειξη «ελεύθερης χρήσης», πρέπει να ελέγχονται προσεκτικά οι όροι της άδειας χρήσης. 

Τα πνευματικά δικαιώματα επί περιεχομένου που έχουν δημιουργηθεί ανεξάρτητα από εξωτερικούς χρήστες δεν επηρεάζονται από την αποθήκευση ή τη διάθεσή του στο Nextcloud της πρωτεύουσας του κρατιδίου Βισμπάντεν.

Κατά τη χρήση της υπηρεσίας Nextcloud, ούτε ο Δήμος της πρωτεύουσας του κρατιδίου Βισμπάντεν ούτε η εταιρεία Wivertis GmbH, η οποία παρέχει την υπηρεσία για λογαριασμό και με εξουσιοδότηση του Δήμου της πρωτεύουσας του κρατιδίου Βισμπάντεν, αναλαμβάνουν, στο πλαίσιο των νομικών διατάξεων, καμία ευθύνη για απώλεια ή καταστροφή δεδομένων ή για οποιαδήποτε άλλη άμεση ή έμμεση ζημία σε νομικά δικαιώματα των χρηστών ή τρίτων, η οποία προκύπτει από ή σε σχέση με τη χρήση της υπηρεσίας. Ευθύνη υφίσταται μόνο σε περίπτωση δόλου ή βαριάς αμέλειας.

Επιπλέον, η πρωτεύουσα του κρατιδίου Βισμπάντεν και η Wivertis GmbH δεν ευθύνονται για παραβιάσεις πνευματικών δικαιωμάτων ή άλλων δικαιωμάτων διανοητικής ιδιοκτησίας ή άλλες παραβιάσεις του νόμου που διαπράττονται από εξωτερικούς συνεργάτες επικοινωνίας σε σχέση με τη χρήση.

Η χρήση της υπηρεσίας γίνεται με δική τους ευθύνη και κίνδυνο των χρηστών.

Οι χρήστες απαλλάσσουν την πρωτεύουσα του κρατιδίου Βισμπάντεν και/ή την Wivertis GmbH από κάθε απαίτηση τρίτων που προκύπτει από παράνομη χρήση της υπηρεσίας από τους χρήστες.

Σε περίπτωση παράβασης των παρόντων όρων χρήσης, ενδέχεται να επιβληθούν, μεταξύ άλλων, οι ακόλουθες συνέπειες:

• Προσωρινός ή μόνιμος αποκλεισμός της πρόσβασης του χρήστη στο Nextcloud

Ανεξάρτητα από αυτό, οι παραβάσεις που έχουν ποινική σημασία θα καταγγέλλονται πάντα. Παραβάσεις άλλων νομοθετικών διατάξεων μπορούν να καταγγελθούν. 

Ο υπεύθυνος της διαδικασίας διατηρεί το δικαίωμα να επανεξετάζει τους παρόντες όρους χρήσης σε τακτά χρονικά διαστήματα και, εάν χρειαστεί, να τους επεκτείνει ή να τους προσαρμόσει, προκειμένου να πληρούν τις τρέχουσες απαιτήσεις ασφάλειας. Οι αλλαγές θα εμφανίζονται στους εξωτερικούς χρήστες κατά τη σύνδεσή τους στο Nextcloud, από τη στιγμή της εφαρμογής τους. Με την ενεργή συγκατάθεση των χρηστών, οι αλλαγές θεωρούνται αποδεκτές.

Οι παρόντες όροι διέπονται από το γερμανικό δίκαιο. Σε περίπτωση που κάποια διάταξη των παρόντων όρων είναι ή καταστεί άκυρη, εν όλω ή εν μέρει, η ισχύς των υπόλοιπων διατάξεων δεν επηρεάζεται.