Für den Austausch von Dateien und die Zusammenarbeit an Projekten der Landeshauptstadt Wiesbaden erhalten externe Personen, die den Nutzungsbedingungen der Nextcloud sowie dem Anmeldeprozess zugestimmt haben, einen Zugang zur Kollaborationsplattform der Landeshauptstadt Wiesbaden auf Basis von Nextcloud.

Die Plattform auf Basis der Open-Source-Anwendung Nextcloud wird im städtischen Rechenzentrum von der Wivertis GmbH betrieben und betreut. Für die fachliche Betreuung sind die Mitarbeitenden im Amt für Innovation, Organisation und Digitalisierung, Bereich IT-Management der Landeshauptstadt Wiesbaden (nachfolgend „Verfahrensverantwortliche“) zuständig. 

Die Anwendung dient ausschließlich dem Austausch von Dateien und Dokumenten mit Mitarbeitenden der Landeshauptstadt Wiesbaden. Eine private Nutzung ist untersagt.

Die Nutzungsbedingungen gelten für alle externen Personen (nachfolgend "externe nutzende Person" oder "externe Benutzende"), die im Rahmen eines geregelten Anmeldeprozesses Zugang zu Nextcloud erhalten.

Nextcloud steht ausschließlich für Dokumentenaustausch zwischen Mitarbeitenden der Landeshauptstadt Wiesbaden und externen Nutzenden zur Verfügung. Der Anwendung dient nicht zur dauerhaften Dokumentenarchivierung. Originaldateien müssen weiterhin auf separaten Systemen gespeichert werden.

• Freigabe per E-Mail-Adresse bzw. öffentlichem Link: Externe Nutzende ohne Nutzerkonto erhalten in zwei verschiedenen E-Mails sowohl den Link als auch das Passwort, um auf die freigegebenen Inhalte in Nextcloud zuzugreifen. Das Passwort kann bei Freigabe per öffentlichem Link auch separat übersandt werden. 
• Einrichtung eines Zugangs: Der Zugang der externen Nutzenden mit Nutzerkonto wird im Rahmen eines Anmeldeprozesses eingerichtet. Der Prozess beschreibt die Schritte zur Bestätigung und Aktivierung des externen Nutzerkontos.
• Löschung der Freigabe per E-Mail-Adresse bzw. öffentlichen Link erfolgt insbesondere dabei, wenn: Das Ablaufdatum erreich ist, eine Beendigung der Zusammenarbeit erfolgt oder Verstöße gegen die Nutzungsbedingungen vorliegen.
• Löschung oder Deaktivierung eines Nutzerkontos: Die Löschung von Berechtigungen externer Nutzenden erfolgt durch den Support in der prozessverantwortlichen Dienststelle. Die Landeshauptstadt Wiesbaden behält sich vor, Nutzerkonten zu deaktivieren oder zu löschen, insbesondere bei: Beendigung der Zusammenarbeit, Verstößen gegen die Nutzungsbedingungen, auf Antrag der externen nutzenden Person, oder nach einer Inaktivität von drei Monaten.

Der Zugang zur Nextcloud beinhaltet stets:

• eine Dateiablage einschließlich der Funktionen zum Herunterladen, Hochladen und Löschen von Dokumenten, zum Erstellen von Ordnern, zur Zusammenarbeit an Dokumenten und Ordnern, sofern die Nutzung der jeweiligen Funktion durch die Mitarbeitenden der Landeshauptstadt Wiesbaden eingerichtet wurde.

Folgende Funktionen stehen den Nutzenden mit Nutzerkonto zur Verfügung:

• ein persönliches Nutzerkonto mit begrenztem, nicht erweiterbarem Speicherplatz,
• Übersicht aller für das Nutzerkonto erstellten Freigaben,
• Verwaltung persönlicher Einstellungen,
• Verwaltung der persönlichen Benachrichtigungen (Push- und E-Mail-Benachrichtigungen).

Durch die ständige Weiterentwicklung der Anwendung und der verfügbaren Zusatzprogramme kann der Funktionsumfang variieren.

Neue Funktionen werden immer nur im Auftrag der Verfahrensverantwortlichen bereitgestellt, soweit es sich nicht um reine Updates bereits vorhandener Nextcloud-Komponenten handelt.

Die Nextcloud darf für nur für die zuvor genannten Zwecke genutzt werden (siehe Abschnitt Allgemeines unter Ziffer 1.).

Ausgeschlossen sind folgende Nutzungen:

• rein private Zwecke
• sonstige Nutzungen, die im Folgenden ausdrücklich ausgeschlossen werden (siehe Ab-schnitt unzulässige Inhalte und Handlungen unter Ziffer 6.)

Der externe Zugriff auf Nextcloud erfolgt über private Endgeräte. Alle Datenübertragungen sind durch TLS / SSL (Transportverschlüsselung) gesichert.

Verschiedene Funktionen in der Nextcloud ermöglichen das Teilen von Inhalten, z.B. Dateien, mit Dritten. Diese Funktion ist für externe Nutzende der Nextcloud nicht freigeschaltet. Das Teilen von Inhalten mit Dritten ist nur für Mitarbeitende der Landeshauptstadt Wiesbaden möglich. Externe Nutzende müssen sicherstellen, dass vertrauliche Inhalte nach dem Herunterladen aus der Nextcloud nicht mit unberechtigten Dritten geteilt werden, die keine Berechtigung haben, diese Inhalte einzusehen.

Externe Nutzende verpflichten sich zur zweckgebundenen Nutzung von Nextcloud und sind für alle Aktivitäten mit oder ohne Nutzerkonto verantwortlich. Eine missbräuchliche Nutzung der Plattform ist unverzüglich der direkten Ansprechperson in der Stadtverwaltung und dem Verfahrensverantwortlichen zu melden.

Externe Nutzende haben die Möglichkeit, auf den Dienst über die Webanwendung zuzugreifen. Voraussetzung ist ein externes Nutzerkonto. Der von der Landeshauptstadt Wiesbaden unter-stützte Standard umfasst jedoch ausschließlich die Nutzung der Webanwendung über die Browser Microsoft Edge und Mozilla Firefox. 

Probleme im Zusammenhang mit der Nutzung des Dienstes können über die direkte Ansprechperson der Stadtverwaltung gemeldet werden. Hilfestellungen werden ausschließlich für die Nutzung unter folgenden Rahmenbedingungen erbracht: Microsoft Edge oder Mozilla Firefox. Bei Problemen mit anderen Betriebssystemen, Browsern oder mobilen Endgeräten wird grundsätzlich kein Support geleistet.

Da eine Anmeldung bzw. Nutzung über private Endgeräte möglich ist, sind die externen Nutzenden mit oder ohne externes Nutzerkonto verpflichtet, die von ihnen eingesetzten Geräte auf eigene Verantwortung sicher zu betreiben und regelmäßig auf dem aktuellen Stand zu halten (zum Beispiel durch Betriebssystem- und Sicherheitsupdates). Die Landeshauptstadt Wiesbaden über-nimmt keinerlei Haftung für Sicherheitsrisiken oder Störungen, die aus der Nutzung veralteter oder unsicherer privater Endgeräte entstehen.

Die Landeshauptstadt Wiesbaden ist bemüht, einen ordnungsgemäßen Betrieb der Systeme sicherzustellen, übernimmt jedoch keine Gewähr für die ununterbrochene Nutzbarkeit oder die jederzeitige Funktionsfähigkeit. Betriebsunterbrechungen, Wartungsarbeiten, technische Störungen oder notwendige Sicherheitsmaßnahmen können zu zeitweisen Einschränkungen oder Ausfällen führen. Ein Rechtsanspruch auf eine ununterbrochene Nutzbarkeit oder die jederzeitige Funktionsfähigkeit besteht nicht.

Externe Nutzende haben jede Verwendung der Nextcloud zu unterlassen, die

• erkennbar geeignet ist, den Interessen oder dem Ansehen der Landeshauptstadt Wiesbaden in der Öffentlichkeit zu schaden,
• die Sicherheit der IT-Systeme zu beeinträchtigen oder zu umgehen oder
• gegen geltende Rechtsvorschriften verstößt.

Externe Nutzende dürfen die Nextcloud insbesondere nicht nutzen, sofern durch den Abruf, Speicherung oder Verbreitung von Daten gegen persönlichkeits-, datenschutz-, urheber- oder strafrechtliche Bestimmungen verstoßen wird.

Unabhängig von der gesetzlichen Zulässigkeit ist es Nutzenden im Rahmen der Verwendung von Nextcloud zudem verboten, verfassungsfeindliche, rassistische, gewaltverherrlichende oder pornografische Inhalte willentlich oder wissentlich abzurufen, zu speichern oder zu verbreiten.

Die Zugangsdaten zu den E-Mail-Freigaben bzw. zu den öffentlichen Links sind stets vertraulich zu behandeln und dürfen Dritten nicht zugänglich gemacht werden. 

Wenn der Zugang über ein externes Nutzerkonto erfolgt, müssen die Passwörter so sicher sein, dass sie nicht erratbar sind. Sie müssen aus mindestens 12 Zeichen bestehen und mindestens eine Zahl, einen Großbuchstaben und ein Sonderzeichen enthalten. Externe Nutzende sind verpflichtet, ihre eigenen Anmeldedaten für den Zugang zu Nextcloud geheim zu halten. Sie dürfen Dritten nicht zugänglich gemacht werden.

Sollten die eigenen Zugangsdaten durch ein Versehen anderen Personen bekannt geworden sein, ist die externe nutzende Person verpflichtet, sofort Maßnahmen zum Schutz der eigenen Zugänge zu ergreifen. Falls noch möglich, sind Zugangspasswörter zu ändern. Ist dies nicht möglich, ist die direkte Ansprechperson der Stadtverwaltung zu informieren.

Sollten die externen Nutzenden in Kenntnis fremder Zugangsdaten gelangen, so ist es untersagt, sich damit Zugang zu fremden E-Mail-Freigaben oder zum fremden Nutzerkonto zu verschaffen. Die externe nutzende Person ist jedoch verpflichtet, die Eigentümerin oder den Eigentümer der Zugangsdaten oder die direkte Ansprechperson der Stadtverwaltung zu informieren.

Sofern im Rahmen der Nutzung des Dienstes, kein externes Nutzerkonto angelegt wird, sondern die externen Nutzenden einen freigegebenen Link bekommen, sind Dokumente mit sensiblen oder besonders schützenswerten Daten zusätzlich auf Dateiebene verschlüsselt.

Dies kann beispielsweise durch die Verwendung von 7-Zip mit Passwortschutz und Verwendung von AES-256-Verschlüsselung oder durch den Passwortschutz von PDF-Dateien erfolgen. Dieses Verfahren kann auch dann angewendet werden, wenn ein Nutzerkonto für die externe Person vorhanden ist. Die Entscheidung über die Notwendigkeit dieser zusätzlichen Verschlüsselung liegt beim Datenverantwortlichen. 

Weitere Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung enthalten.

Bei der Nutzung der Nextcloud der Landeshauptstadt Wiesbaden sind die geltenden Bestimmungen des Urheberrechts zu beachten. Bei der Verwendung von Material, das zur freien Verwendung gekennzeichnet ist, sind die Bedingungen der Nutzungslizenz genau zu prüfen. 

Die Urheberrechte an Inhalten, welche externe Nutzende eigenständig erstellt haben, bleiben durch eine Ablage oder Bereitstellung in der Nextcloud der Landeshauptstadt Wiesbaden unberührt.

Bei der Nutzung des Dienstes Nextcloud übernehmen weder die Landeshauptstadt Wiesbaden noch die Wivertis GmbH, welche den Dienst im Auftrag und mit Vollmacht der Landeshauptstadt Wiesbaden bereitstellt, im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben eine Haftung für Datenverluste, Datenbeschädigungen oder sonstige unmittelbare oder mittelbare Schäden an Rechtsgütern der Nutzenden oder Dritter, die durch oder im Zusammenhang mit der Nutzung des Dienstes entstehen. Eine Haftung besteht nur bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verursachung.

Ferner haften die Landeshauptstadt Wiesbaden und die Wivertis GmbH nicht für von externen Kommunikationspartnern im Zusammenhang mit der Nutzung schuldhaft begangene Urheberrechts- oder sonstige Immaterialgüterrechtsverletzungen oder andere Rechtsverletzungen.

Die Nutzung des Dienstes erfolgt auf eigene Gefahr und Verantwortung der Nutzenden.

Die Nutzenden stellen die Landeshauptstadt Wiesbaden und/oder die Wivertis GmbH von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aus einer rechtswidrigen Nutzung des Dienstes durch die Nutzenden resultieren.

Im Falle von Verstößen gegen diese Nutzungsbedingungen kommen unter anderem folgende Konsequenzen in Frage:

• Zeitweise oder dauerhafte Sperrung des Nutzerzugangs zur Nextcloud

Unabhängig davon werden strafrechtlich bedeutsame Verstöße stets zur Anzeige gebracht. Verstöße gegen andere Rechtsvorschriften können zur Anzeige gebracht werden. 

Der Verfahrensverantwortliche behält sich das Recht vor, diese Nutzungsbedingungen in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und bei Bedarf zu erweitern oder anzupassen, um aktuelle Sicherheitsanforderungen zu erfüllen. Die Änderungen erscheinen den externen Nutzenden zum Umsetzungszeitpunkt beim Login in die Nextcloud. Durch die aktive Zustimmung der Nutzenden gelten die Änderungen als akzeptiert.

Diese Bedingungen unterliegen dem deutschen Recht. Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt.