За обмен на файлове и съвместна работа по проекти на столицата на провинция Висбаден външни лица, които са приели условията за ползване на Nextcloud, както и процедурата за регистрация, получават достъп до платформата за сътрудничество на столицата на провинция Висбаден, базирана на Nextcloud.

Платформата, базирана на отвореното приложение Nextcloud, се управлява и поддържа в градския център за данни от Wivertis GmbH. За техническата поддръжка отговарят служителите в Отдела за иновации, организация и дигитализация, сектор ИТ-управление на столицата на провинция Висбаден (наричани по-нататък „отговорни лица“). 

Приложението служи изключително за обмен на файлове и документи със служители на столицата на провинция Висбаден. Личното ползване е забранено.

Условията за ползване важат за всички външни лица (наричани по-нататък „външни потребители“), които получават достъп до Nextcloud в рамките на установена процедура за регистрация.

Nextcloud се използва изключително за обмен на документи между служители на столицата на провинцията Висбаден и външни потребители. Приложението не е предназначено за дългосрочно архивиране на документи. Оригиналните файлове трябва да продължат да се съхраняват на отделни системи.

• Споделяне чрез имейл адрес или публичен линк: Външните потребители без потребителски акаунт получават в два различни имейла както линка, така и паролата, за да имат достъп до споделеното съдържание в Nextcloud. При споделяне чрез публичен линк паролата може да бъде изпратена и отделно. 
• Създаване на достъп: Достъпът на външните потребители с потребителски акаунт се създава в рамките на процес на регистрация. Процесът описва стъпките за потвърждаване и активиране на външния потребителски акаунт.
• Премахването на споделянето чрез имейл адрес или публичен линк се извършва по-специално, когато: е настъпила датата на изтичане, е налице прекратяване на сътрудничеството или са налице нарушения на условията за ползване.
• Изтриване или деактивиране на потребителски акаунт: Изтриването на разрешенията на външни потребители се извършва от отдела за поддръжка в службата, отговаряща за процеса. Столицата на провинцията Висбаден си запазва правото да деактивира или изтрие потребителски акаунти, по-специално при: прекратяване на сътрудничеството, нарушения на условията за ползване, по искане на външния потребител или след три месеца неактивност.

Достъпът до Nextcloud винаги включва:

• хранилище за файлове, включващо функции за изтегляне, качване и изтриване на документи, за създаване на папки, за съвместна работа по документи и папки, доколкото използването на съответната функция е било настроено от служителите на столицата на провинция Висбаден.

Следните функции са на разположение на потребителите с потребителски акаунт:

• личен потребителски акаунт с ограничено, неразширяемо пространство за съхранение,
• преглед на всички споделени файлове, създадени за потребителския акаунт,
• управление на личните настройки,
• управление на личните известия (push и имейл известия).

Поради постоянното развитие на приложението и наличните допълнителни програми, обхватът на функциите може да варира.

Нови функции се предоставят винаги само по поръчка на отговорните за процедурата лица, освен ако не става въпрос за обикновени актуализации на вече съществуващи компоненти на Nextcloud.

Nextcloud може да се използва само за посочените по-горе цели (вж. раздел „Общи положения“ в точка 1).

Изключват се следните начини на използване:

• изцяло лични цели
• други видове използване, които са изрично изключени по-долу (виж раздел „Недопустими съдържания и действия“ в точка 6.)

Външният достъп до Nextcloud се осъществява чрез лични крайни устройства. Всички преноси на данни са защитени чрез TLS / SSL (транспортно криптиране).

Различни функции в Nextcloud позволяват споделянето на съдържание, например файлове, с трети лица. Тази функция не е активирана за външни потребители на Nextcloud. Споделянето на съдържание с трети лица е възможно само за служители на столицата на провинция Висбаден. Външните потребители трябва да гарантират, че поверителното съдържание след изтеглянето му от Nextcloud не се споделя с неупълномощени трети лица, които нямат право да го преглеждат.

Външните потребители се задължават да използват Nextcloud по предназначение и носят отговорност за всички дейности с или без потребителски акаунт. Злоупотребата с платформата трябва незабавно да се съобщи на прякото лице за контакт в общинската администрация и на отговорника по процедурата.

Външните потребители имат възможност да получат достъп до услугата чрез уеб приложението. Условие за това е наличието на външен потребителски акаунт. Поддържаният от столицата на провинция Висбаден стандарт обаче обхваща изключително използването на уеб приложението чрез браузърите Microsoft Edge и Mozilla Firefox. 

Проблеми, свързани с използването на услугата, могат да бъдат съобщавани на прякото лице за контакт в общинската администрация. Помощ се предоставя изключително за използване при следните условия: Microsoft Edge или Mozilla Firefox. При проблеми с други операционни системи, браузъри или мобилни устройства по принцип не се предоставя поддръжка.

Тъй като е възможно регистрирането или използването чрез лични устройства, външните потребители, независимо дали имат или нямат външен потребителски акаунт, са длъжни на собствена отговорност да експлоатират безопасно използваните от тях устройства и редовно да ги поддържат актуални (например чрез актуализации на операционната система и актуализации за сигурност). Столицата на провинцията Висбаден не поема никаква отговорност за рискове за сигурността или смущения, произтичащи от използването на остарели или несигурни лични крайни устройства.

Столицата на провинцията Висбаден полага усилия да осигури нормалната работа на системите, но не поема гаранция за непрекъснатата им използваемост или функциониране по всяко време. Прекъсвания в работата, ремонтни работи, технически неизправности или необходими мерки за сигурност могат да доведат до временни ограничения или отпадане на услугата. Не съществува правно право на непрекъсната използваемост или функциониране по всяко време.

Външните потребители трябва да се въздържат от всякаква употреба на Nextcloud, която

• очевидно е, че може да навреди на интересите или репутацията на столицата на провинция Висбаден пред обществеността,
• застраши или заобиколи сигурността на ИТ-системите или
• нарушава действащите правни разпоредби.

Външните потребители не трябва да използват Nextcloud, особено ако извличането, съхранението или разпространението на данни нарушава разпоредби, свързани с правото на личността, защитата на личните данни, авторското право или наказателното право.

Независимо от законовата допустимост, на потребителите се забранява също така, в рамките на използването на Nextcloud, умишлено или съзнателно да извличат, съхраняват или разпространяват антиконституционно, расистко, прославящо насилието или порнографско съдържание.

Данните за достъп до споделените имейли или публичните линкове трябва винаги да се третират като поверителни и не трябва да се предоставят на трети лица. 

Ако достъпът се осъществява чрез външен потребителски акаунт, паролите трябва да са толкова сигурни, че да не могат да бъдат отгадани. Те трябва да се състоят от най-малко 12 символа и да съдържат поне една цифра, една главна буква и един специален символ. Външните потребители са длъжни да пазят в тайна своите данни за вход в Nextcloud. Те не трябва да се предоставят на трети лица.

Ако собствените данни за достъп са станали известни на други лица по невнимание, външният потребител е длъжен незабавно да предприеме мерки за защита на собствения си достъп. Ако все още е възможно, паролите за достъп трябва да бъдат променени. Ако това не е възможно, трябва да се уведоми прякото лице за контакт в общинската администрация.

Ако външните потребители получат достъп до чужди данни за достъп, е забранено да използват тези данни, за да получат достъп до чужди имейл акаунти или до чужди потребителски профили. Външният потребител обаче е длъжен да информира собственика на данните за достъп или прякото лице за контакт в общинската администрация.

Ако при ползването на услугата не се създава външен потребителски акаунт, а външните потребители получават споделен линк, документите, съдържащи чувствителни или особено защитени данни, се криптират допълнително на ниво файл.

Това може да се осъществи например чрез използване на 7-Zip със защита с парола и AES-256 криптиране или чрез защита с парола на PDF файлове. Тази процедура може да се приложи и когато за външното лице съществува потребителски акаунт. Решението относно необходимостта от това допълнително криптиране се взема от администратора на данните. 

Допълнителна информация относно защитата на личните данни е включена в декларацията за защита на личните данни.

При използването на Nextcloud на столицата на провинция Висбаден трябва да се спазват действащите разпоредби на закона за авторското право. При използването на материали, обозначени като свободни за ползване, условията на лиценза за ползване трябва да бъдат внимателно проверени. 

Авторските права върху съдържание, което е създадено самостоятелно от външни потребители, остават незасегнати от съхранението или предоставянето му в Nextcloud на столицата на провинция Висбаден.

При ползването на услугата Nextcloud нито градът-столица Висбаден, нито Wivertis GmbH, която предоставя услугата по поръчка и с пълномощие от град-столицата Висбаден, поемат отговорност в рамките на законовите разпоредби за загуба на данни, повреда на данни или други преки или косвени вреди, нанесени на правни интереси на потребителите или трети лица, възникнали в резултат на или във връзка с ползването на услугата. Отговорност се носи само в случай на умишлено или грубо небрежно причиняване.

Освен това столицата на провинцията Висбаден и Wivertis GmbH не носят отговорност за нарушения на авторските права или други права върху нематериални активи, както и за други правни нарушения, извършени по вина на външни комуникационни партньори във връзка с ползването.

Използването на услугата се извършва на собствена отговорност и риск на потребителите.

Потребителите освобождават столицата на провинция Висбаден и/или Wivertis GmbH от всякакви претенции на трети лица, произтичащи от незаконно ползване на услугата от страна на потребителите.

При нарушаване на настоящите Условия за ползване са възможни, наред с другото, следните последствия:

• Временно или трайно блокиране на достъпа на потребителя до Nextcloud

Независимо от това, нарушенията с наказателноправно значение винаги се докладват на компетентните органи. Нарушенията на други правни разпоредби могат да бъдат докладвани. 

Администраторът на системата си запазва правото да преразглежда тези условия за ползване на редовни интервали и при необходимост да ги допълва или адаптира, за да отговарят на актуалните изисквания за сигурност. Промените стават видими за външните потребители в момента на влизане в Nextcloud след влизането им в системата. С активното съгласие на потребителите промените се считат за приети.

Настоящите условия се уреждат от германското право. В случай че някоя от разпоредбите на настоящите условия е или стане недействителна изцяло или частично, това не засяга действителността на останалите разпоредби.