Per questo motivo, da anni il Dipartimento degli Affari Sociali sviluppa soluzioni digitali innovative, progettate in collaborazione con i vari settori specialistici per rispondere alle effettive esigenze della pratica. L’approccio è il seguente: la digitalizzazione non fine a se stessa, ma da impiegare laddove crea un valore aggiunto concreto, sia per i collaboratori che per i cittadini. 

«Un’amministrazione sociale moderna ha bisogno di soluzioni digitali al servizio delle persone. Il nostro obiettivo è sollevare i collaboratori da compiti amministrativi superflui e concedere loro più tempo per dedicarsi al vero lavoro specialistico con i cittadini», afferma l’assessore alle politiche sociali, la dott.ssa Patricia Becher. «L’esperienza di Wiesbaden dimostra che una digitalizzazione di successo nasce soprattutto quando amministrazione, competenza specialistica e tecnologia collaborano strettamente». 

Da anni l’Assessorato agli Affari Sociali di Wiesbaden punta su applicazioni digitali su misura. In molti settori specialistici sono state sviluppate soluzioni digitali proprie, efficienti e adeguate alle esigenze. Un esempio è lo strumento di gestione «Cockpit», utilizzato in diversi ambiti del centro per le prestazioni sociali e del centro per l’impiego. Esso offre ai collaboratori una panoramica dei casi e delle attività e, grazie a funzioni tecniche, favorisce un’elaborazione più efficiente. 

Altri sviluppi interni specializzati, come «WillkommenBaby» o «SWISH», dimostrano come le soluzioni digitali possano essere impiegate in modo mirato laddove le procedure standard non sono sufficienti:
· «WillkommenBaby» supporta i flussi di lavoro nel settore «Aiuti precoci» dell’Ufficio per il lavoro sociale. L’applicazione riproduce digitalmente l’intero processo – dalla pianificazione degli appuntamenti e dei percorsi, passando per le lettere automatizzate, fino alla documentazione, alla comunicazione e alle analisi. In questo modo si semplificano i flussi di lavoro, si migliora la qualità dei dati e si guadagna tempo prezioso.
· SWISH è stato sviluppato per il team di assistenza sociale nei centri di accoglienza. L’applicazione raggruppa in un’unica soluzione centrale le informazioni relative alle persone assistite, alla cronologia dei contatti, ai documenti, alle comunicazioni e alle questioni relative all’occupazione dei posti. In prospettiva, SWISH sarà utilizzato da diversi settori e collegato al sistema CAFM Archibus, in uso in tutta la città. Ciò consentirà migliori possibilità di pianificazione e una collaborazione più efficiente. 

Un altro punto chiave è il progetto «Digitalizzazione del lavoro amministrativo» presso i servizi sociali e il centro per l’impiego. L’obiettivo è una gestione digitale end-to-end degli input e degli output, associata a una progressiva digitalizzazione e automazione dei processi. 

In futuro, i documenti in entrata, una volta scansionati, saranno riconosciuti e classificati automaticamente e messi a disposizione in formato digitale all’addetto competente. Seguirà poi l’archiviazione strutturata nel sistema di gestione dei documenti. L’invio di decisioni e comunicazioni è già integrato digitalmente: dal 2020 i documenti possono essere trasferiti automaticamente alla linea di stampa, stampati, imbustati e spediti. 

Inoltre, vengono sfruttate ulteriori possibilità di automazione: i dati possono essere estratti dai documenti e trasferiti automaticamente nelle procedure specialistiche tramite interfacce o Robotic Process Automation (RPA). Si creano così processi digitali end-to-end che vanno ben oltre la semplice gestione elettronica degli atti. 

È importante sapere che la digitalizzazione del lavoro amministrativo va ben oltre la semplice introduzione di un fascicolo elettronico. Un semplice fascicolo elettronico, pur modificando i flussi di lavoro, spesso comporta un carico di lavoro manuale aggiuntivo per la scansione, l’assegnazione, l’indicizzazione e l’archiviazione dei documenti. È proprio qui che entra in gioco il Centro per le prestazioni sociali e per l’impiego di Wiesbaden con il suo sistema integrato: ciò che avviene dopo la scansione è in gran parte automatizzato. Ciò riduce il carico di lavoro aggiuntivo, aumenta l’efficienza e getta le basi per ulteriori fasi di automazione. 

«La digitalizzazione nella pubblica amministrazione non significa limitarsi a riprodurre tecnicamente il maggior numero possibile di processi. È fondamentale ripensare i flussi di lavoro e sviluppare soluzioni intelligenti che portino effettivamente a un alleggerimento del carico di lavoro», spiega il dott. Becher. 

Alla luce della carenza di personale qualificato, dei cambiamenti demografici e delle crescenti esigenze nei confronti dei servizi pubblici, un’amministrazione digitale efficiente sta acquisendo sempre maggiore importanza. Allo stesso tempo, sviluppi a livello nazionale come la riforma dello Stato sociale, la piattaforma sociale o la D-App creano nuove condizioni quadro per i processi amministrativi digitali. 

Per l’ulteriore sviluppo sono quindi necessari sistemi flessibili, modulari e interoperabili, in grado di tenere conto anche delle esigenze future, quali la modernizzazione dei registri e gli standard a livello federale. Altrettanto importanti sono basi tecniche solide – da strutture IT efficienti a soluzioni server e di rete sicure e accessibili. 

«La digitalizzazione non è fine a se stessa. Deve essere al servizio delle persone, semplificare le procedure amministrative e alleggerire in modo tangibile il carico di lavoro del personale specializzato. Solo se le soluzioni digitali vengono sviluppate insieme agli utenti, possono esprimere appieno il loro potenziale», afferma la dott.ssa Patricia Becher. 

L’Assessorato agli Affari Sociali della città di Wiesbaden dimostra che una digitalizzazione equilibrata è possibile, purché venga sviluppata in modo pratico, implementata in modo tecnicamente affidabile e orientata in modo coerente alle esigenze dei collaboratori e dei cittadini.