W związku z tym w Wydziale Spraw Socjalnych od lat opracowuje się innowacyjne rozwiązania cyfrowe, które – we współpracy z poszczególnymi działami – są dostosowane do rzeczywistych potrzeb praktyki. Podejście opiera się na założeniu, że cyfryzacja nie jest celem samym w sobie, lecz należy ją stosować tam, gdzie przynosi konkretną wartość dodaną – zarówno dla pracowników, jak i dla obywateli. 

„Nowoczesna administracja społeczna potrzebuje rozwiązań cyfrowych, które służą ludziom. Naszym celem jest odciążenie pracowników od zbędnych zadań administracyjnych i zapewnienie im więcej czasu na rzeczywistą pracę merytoryczną z obywatelami” – mówi dr Patricia Becher, dyrektor wydziału spraw społecznych. „Doświadczenia z Wiesbaden pokazują: udana cyfryzacja ma miejsce przede wszystkim wtedy, gdy administracja, wiedza fachowa i technologia ściśle ze sobą współpracują”. 

Wydział ds. spraw społecznych w Wiesbaden od lat stawia na precyzyjnie dopasowane aplikacje cyfrowe. W wielu działach specjalistycznych opracowano w tym celu własne rozwiązania cyfrowe, które są wydajne i dostosowane do potrzeb. Przykładem jest narzędzie sterujące Cockpit, które jest wykorzystywane w różnych obszarach urzędu ds. świadczeń socjalnych i urzędu pracy. Zapewnia ono pracownikom przegląd spraw i zadań, a dzięki funkcjom technicznym wspiera bardziej wydajną obsługę. 

Inne wyspecjalizowane rozwiązania własnego opracowania, takie jak „WillkommenBaby” czy „SWISH”, pokazują, jak rozwiązania cyfrowe można celowo stosować tam, gdzie standardowe procedury nie wystarczają:
· „WillkommenBaby” wspiera procesy robocze w dziale wczesnej pomocy Urzędu ds. Pracy Socjalnej. Aplikacja cyfrowo odwzorowuje cały proces – od planowania terminów i tras, przez automatyczne generowanie pism, aż po dokumentację, komunikację i analizy. Dzięki temu usprawnia się przebieg pracy, poprawia się jakość danych i zyskuje się cenny czas.
· SWISH został opracowany dla zespołu ds. pracy socjalnej w ośrodkach zakwaterowania. Aplikacja gromadzi informacje dotyczące osób objętych opieką, historii kontaktów, dokumentów, korespondencji oraz kwestii związanych z zakwaterowaniem w jednym, scentralizowanym rozwiązaniu. W przyszłości SWISH ma być wykorzystywany przez kilka działów i połączony z miejskim systemem CAFM Archibus. Zapewni to lepsze możliwości planowania oraz usprawni współpracę. 

Kolejnym priorytetem jest projekt „Cyfryzacja pracy administracyjnej” w urzędzie ds. świadczeń socjalnych i urzędzie pracy. Celem jest spójne cyfrowe zarządzanie danymi wejściowymi i wyjściowymi, połączone z postępującą cyfryzacją i automatyzacją procesów. 

W przyszłości przychodzące dokumenty mają być po zeskanowaniu automatycznie rozpoznawane, klasyfikowane i udostępniane w formie cyfrowej właściwym urzędnikom. Następnie nastąpi ich uporządkowane archiwizowanie w systemie zarządzania dokumentami. Wysyłka decyzji i pism jest już zintegrowana cyfrowo: od 2020 roku dokumenty mogą być automatycznie przekazywane do linii drukarskiej, drukowane, pakowane do kopert i wysyłane. 

Ponadto wykorzystywane są dalsze możliwości automatyzacji: dane mogą być odczytywane z dokumentów i automatycznie przenoszone do procedur merytorycznych za pośrednictwem interfejsów lub robotycznej automatyzacji procesów (RPA). W ten sposób powstają spójne procesy cyfrowe, które wykraczają daleko poza zwykłe elektroniczne prowadzenie akt. 

Warto pamiętać, że cyfryzacja pracy administracyjnej to coś więcej niż tylko wprowadzenie elektronicznej dokumentacji. Sama elektroniczna dokumentacja wprawdzie zmienia przebieg procesów, ale często powoduje dodatkową pracę ręczną związaną ze skanowaniem, przypisywaniem, indeksowaniem i archiwizowaniem dokumentów. Właśnie w tym miejscu wkracza Centrum Świadczeń Socjalnych i Urząd Pracy w Wiesbaden ze swoim kompleksowym systemem: to, co dzieje się po zeskanowaniu, przebiega w dużej mierze automatycznie. Zmniejsza to dodatkowy nakład pracy, zwiększa wydajność i tworzy podstawę dla dalszych etapów automatyzacji. 

„Cyfryzacja w administracji nie oznacza po prostu technicznego odwzorowania jak największej liczby procesów. Kluczowe znaczenie ma nowe podejście do przebiegu pracy oraz opracowywanie inteligentnych rozwiązań, które faktycznie przynoszą odciążenie” – wyjaśnia dr Becher. 

W obliczu niedoboru wykwalifikowanych pracowników, zmian demograficznych i rosnących wymagań wobec usług publicznych coraz większego znaczenia nabiera wydajna administracja cyfrowa. Jednocześnie ogólnokrajowe zmiany, takie jak reforma państwa socjalnego, platforma socjalna czy aplikacja D-App, tworzą nowe warunki ramowe dla cyfrowych procesów administracyjnych. 

Dlatego też dalszy rozwój wymaga elastycznych, modułowych i kompatybilnych z interfejsami systemów, które będą w stanie uwzględnić również przyszłe wymagania, takie jak modernizacja rejestrów i ogólnokrajowe standardy. Równie ważne są stabilne podstawy techniczne – od wydajnych struktur informatycznych po bezpieczne i przystępne cenowo rozwiązania serwerowe i sieciowe. 

„Cyfryzacja nie jest celem samym w sobie. Musi służyć ludziom, upraszczać procedury administracyjne i odczuwalnie odciążać pracowników. Tylko wtedy, gdy rozwiązania cyfrowe są opracowywane wspólnie z użytkownikami, mogą one w pełni rozwinąć swój potencjał” – stwierdziła dr Patricia Becher. 

Wydział Spraw Społecznych stolicy kraju związkowego Wiesbaden pokazuje, że cyfryzacja z zachowaniem rozsądku jest możliwa – o ile jest opracowywana z uwzględnieniem praktyki, wdrażana w sposób niezawodny pod względem technicznym i konsekwentnie dostosowywana do potrzeb pracowników oraz obywateli.