Im Sozialdezernat werden deshalb seit Jahren innovative digitale Lösungen entwickelt, die gemeinsam mit den Fachbereichen an den tatsächlichen Anforderungen der Praxis ausgerichtet sind. Der Ansatz lautet: Digitalisierung nicht um ihrer selbst willen, sondern dort einsetzen, wo sie einen konkreten Mehrwert schafft – für Mitarbeitende ebenso wie für Bürgerinnen und Bürger. 

„Eine moderne Sozialverwaltung braucht digitale Lösungen, die den Menschen dienen. Unser Ziel ist es, die Mitarbeitenden von vermeidbaren Verwaltungsaufgaben zu entlasten und ihnen mehr Zeit für die eigentliche fachliche Arbeit mit den Bürgerinnen und Bürgern zu geben“, sagt Sozialdezernentin Dr. Patricia Becher. „Die Erfahrungen in Wiesbaden zeigen: Erfolgreiche Digitalisierung entsteht vor allem dann, wenn Verwaltung, Fachlichkeit und Technik eng zusammenarbeiten.“ 

Das Sozialdezernat in Wiesbaden setzt seit Jahren auf passgenaue digitale Anwendungen. In vielen Fachbereichen wurden hierzu eigene digitale Lösungen effizient und bedarfsgerecht entwickelt. Ein Beispiel ist das Steuerungstool Cockpit, das in verschiedenen Bereichen des Sozialleistungs- und Jobcenters eingesetzt wird. Es ermöglicht Mitarbeitenden eine Übersicht über Fälle und Aufgaben und unterstützt durch technische Funktionen eine effizientere Bearbeitung. 

Weitere spezialisierte Eigenentwicklungen wie WillkommenBaby oder SWISH zeigen, wie digitale Lösungen gezielt dort eingesetzt werden können, wo Standardverfahren nicht ausreichen:
·         WillkommenBaby unterstützt die Arbeitsabläufe im Sachgebiet Frühe Hilfen des Amtes für Soziale Arbeit. Die Anwendung bildet den gesamten Prozess digital ab – von Termin- und Routenplanung über automatisierte Anschreiben bis hin zu Dokumentation, Kommunikation und Auswertungen. Dadurch werden Arbeitsabläufe vereinfacht, Datenqualität verbessert und wertvolle Zeit gewonnen. 
·         SWISH wurde für das Team Soziale Arbeit in Unterkünften entwickelt. Die Anwendung bündelt Informationen zu betreuten Personen, Kontaktverläufen, Dokumenten, Anschreiben und Belegungsfragen in einer zentralen Lösung. Perspektivisch soll SWISH von mehreren Sachgebieten genutzt und mit dem stadtweiten CAFM-System Archibus verbunden werden. Dadurch entstehen bessere Planungsmöglichkeiten und eine verbesserte Zusammenarbeit. 

Ein weiterer Schwerpunkt ist das Projekt „Digitalisierung der Verwaltungsarbeit“ im Sozialleistungs- und Jobcenter. Ziel ist ein durchgängiges digitales Input- und Outputmanagement, verbunden mit fortschreitender Prozessdigitalisierung und -automatisierung. 

Künftig sollen eingehende Dokumente nach dem Scannen automatisiert erkannt, klassifiziert und der zuständigen Sachbearbeitung digital bereitgestellt werden. Anschließend erfolgt die strukturierte Ablage im Dokumentenmanagementsystem. Der Versand von Bescheiden und Schreiben ist bereits digital integriert: Seit 2020 können Dokumente automatisiert an die Druckstraße übergeben, gedruckt, kuvertiert und versandt werden. 

Darüber hinaus werden weitere Automatisierungsmöglichkeiten genutzt: Daten können aus Dokumenten ausgelesen und über Schnittstellen oder Robotic Process Automation (RPA) automatisiert in Fachverfahren übernommen werden. So entstehen durchgängige digitale Prozesse, die weit über eine reine elektronische Aktenführung hinausgehen. 

Wichtig ist dabei zu wissen: Die Digitalisierung der Verwaltungsarbeit ist mehr als die Einführung einer E-Akte. Eine reine E-Akte verändert zwar Abläufe, schafft aber oft zusätzliche manuelle Arbeit beim Scannen, Zuordnen, Verschlagworten und Ablegen von Dokumenten. Genau hier setzt das Sozialleistungs- und Jobcenter in Wiesbaden mit seinem Gesamtsystem an: Was nach dem Scannen geschieht, läuft weitgehend automatisiert. Das reduziert Zusatzaufwand, erhöht die Effizienz und schafft die Grundlage für weitere Automatisierungsschritte. 

„Digitalisierung in der Verwaltung bedeutet nicht, möglichst viele Prozesse einfach technisch abzubilden. Entscheidend ist, Arbeitsabläufe neu zu denken und intelligente Lösungen zu entwickeln, die tatsächlich Entlastung bringen“, erklärt Dr. Becher. 

Angesichts des Fachkräftemangels, des demografischen Wandels und steigender Anforderungen an öffentliche Dienstleistungen gewinnt eine leistungsfähige digitale Verwaltung zunehmend an Bedeutung. Gleichzeitig schaffen bundesweite Entwicklungen wie die Sozialstaatsreform, die Sozialplattform oder die D-App neue Rahmenbedingungen für digitale Verwaltungsprozesse. 

Für die weitere Entwicklung braucht es deshalb flexible, modulare und schnittstellenfähige Systeme, die auch zukünftige Anforderungen wie Registermodernisierung und bundesweite Standards berücksichtigen können. Ebenso wichtig sind stabile technische Grundlagen – von leistungsfähigen IT-Strukturen bis zu sicheren und bezahlbaren Server- und Netzwerklösungen. 

„Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Sie muss den Menschen dienen, Verwaltungsverfahren vereinfachen und die Fachkräfte spürbar entlasten. Nur wenn digitale Lösungen gemeinsam mit den Anwenderinnen und Anwendern entwickelt werden, können sie ihr volles Potenzial entfalten“, so Dr. Patricia Becher. 

Das Sozialdezernat der Landeshauptstadt Wiesbaden zeigt: Digitalisierung mit Augenmaß ist möglich – wenn sie praxisnah entwickelt, technisch zuverlässig umgesetzt und konsequent an den Bedürfnissen von Mitarbeitenden sowie Bürgerinnen und Bürgern ausgerichtet wird.