Тому у департаменті соціальних питань вже протягом багатьох років розробляються інноваційні цифрові рішення, які спільно з профільними підрозділами орієнтовані на реальні потреби практики. Підхід полягає в тому, щоб не впроваджувати цифровізацію заради неї самої, а застосовувати її там, де вона створює конкретну додану вартість — як для співробітників, так і для громадян. 

«Сучасна соціальна адміністрація потребує цифрових рішень, які служать людям. Наша мета — звільнити співробітників від зайвих адміністративних обов’язків і надати їм більше часу для власне фахової роботи з громадянами», — зазначає керівниця департаменту соціальних питань д-р Патрісія Бехер. «Досвід Вісбадена показує: успішна цифровізація відбувається насамперед тоді, коли адміністрація, фахові фахівці та технічні спеціалісти тісно співпрацюють». 

Департамент соціальних питань у Вісбадені вже багато років робить ставку на індивідуально адаптовані цифрові додатки. У багатьох профільних підрозділах для цього були ефективно розроблені власні цифрові рішення, що відповідають потребам. Прикладом є інструмент управління Cockpit, який використовується в різних підрозділах центру соціальних виплат та центру зайнятості. Він надає співробітникам огляд справ та завдань і, завдяки технічним функціям, сприяє більш ефективній обробці. 

Інші спеціалізовані розробки власного виробництва, такі як «WillkommenBaby» або «SWISH», демонструють, як цифрові рішення можна цілеспрямовано застосовувати там, де стандартних процедур недостатньо:
· «WillkommenBaby» підтримує робочі процеси у підрозділі «Рання допомога» Управління соціальної роботи. Цей додаток цифровим чином відображає весь процес — від планування зустрічей та маршрутів через автоматизовані листи до документації, комунікації та аналізу. Це спрощує робочі процеси, покращує якість даних та економить цінний час.
· SWISH було розроблено для команди соціальної роботи в притулках. Додаток об’єднує інформацію про осіб, що перебувають під опікою, історію контактів, документи, листи та питання розміщення в єдиному централізованому рішенні. У перспективі SWISH має використовуватися кількома підрозділами та бути інтегрованим із загальноміською системою CAFM Archibus. Це забезпечить кращі можливості планування та покращить співпрацю. 

Ще одним пріоритетним напрямком є проєкт «Цифровізація адміністративної роботи» у центрі соціальних послуг та центрі зайнятості. Мета — забезпечити безперервне цифрове управління вхідними та вихідними даними у поєднанні з поступовою цифровізацією та автоматизацією процесів. 

У майбутньому вхідні документи після сканування будуть автоматично розпізнаватися, класифікуватися та передаватися у цифровому вигляді до відповідного відділу для опрацювання. Після цього відбуватиметься структуроване зберігання в системі управління документами. Відправлення повідомлень та листів вже інтегровано в цифрову систему: з 2020 року документи можна автоматично передавати на друкарську лінію, друкувати, вкладати в конверти та відправляти. 

Крім того, використовуються й інші можливості автоматизації: дані можна витягувати з документів та автоматично переносити у спеціалізовані процедури через інтерфейси або за допомогою роботизованої автоматизації процесів (RPA). Таким чином створюються цілісні цифрові процеси, що виходять далеко за межі суто електронного ведення справ. 

Важливо знати: цифровізація адміністративної роботи — це більше, ніж просто впровадження електронного досьє. Суто електронне досьє, хоч і змінює робочі процеси, але часто створює додаткову ручну роботу під час сканування, класифікації, присвоєння ключових слів та архівування документів. Саме тут у групу вступає Центр соціальних виплат та працевлаштування у Вісбадені зі своєю комплексною системою: те, що відбувається після сканування, відбувається в основному в автоматизованому режимі. Це зменшує додаткові витрати, підвищує ефективність та створює основу для подальших етапів автоматизації. 

«Цифровізація в адміністрації не означає просто технічне відтворення якомога більшої кількості процесів. Вирішальним є переосмислення робочих процесів та розробка інтелектуальних рішень, які дійсно полегшують роботу», — пояснює д-р Бехер. 

З огляду на дефіцит кваліфікованих кадрів, демографічні зміни та зростаючі вимоги до державних послуг, ефективне цифрове управління набуває дедалі більшого значення. Водночас загальнонаціональні ініціативи, такі як реформа соціальної держави, соціальна платформа або додаток D-App, створюють нові рамкові умови для цифрових адміністративних процесів. 

Тому для подальшого розвитку потрібні гнучкі, модульні та сумісні з інтерфейсами системи, які зможуть враховувати й майбутні вимоги, такі як модернізація реєстрів та загальнодержавні стандарти. Не менш важливими є стабільні технічні основи — від потужних ІТ-структур до безпечних і доступних за ціною серверних та мережевих рішень. 

«Цифровізація не є самоціллю. Вона має служити людям, спрощувати адміністративні процедури та відчутно полегшувати роботу фахівців. Лише тоді, коли цифрові рішення розробляються спільно з користувачами, вони можуть повністю розкрити свій потенціал», — зазначає д-р Патрісія Бехер. 

Департамент соціальних питань столиці землі Вісбадена демонструє: цифровизація з розсудливим підходом можлива — якщо її розробляти з урахуванням практичних потреб, технічно надійно впроваджувати та послідовно орієнтувати на потреби співробітників і громадян.