Ето защо в отдел „Социални въпроси“ от години се разработват иновативни цифрови решения, които, съвместно с експертните отдели, са съобразени с реалните изисквания на практиката. Подходът е следният: цифровизацията не е самоцел, а трябва да се прилага там, където създава конкретна добавена стойност – както за служителите, така и за гражданите. 

„Една съвременна социална администрация се нуждае от цифрови решения, които служат на хората. Нашата цел е да освободим служителите от излишни административни задачи и да им предоставим повече време за същинската им работа с гражданите“, казва д-р Патриция Бехер, директор на отдела по социални въпроси. „Опитът във Висбаден показва: успешната цифровизация се постига преди всичко тогава, когато администрацията, професионалистите и технологиите работят в тясно сътрудничество.“ 

От години отделът по социални въпроси във Висбаден залага на точно съобразени с нуждите цифрови приложения. В много специализирани отдели за тази цел бяха разработени собствени цифрови решения, които са ефективни и отговарят на нуждите. Пример за това е инструментът за управление „Cockpit“, който се използва в различни области на центъра за социални помощи и центъра за заетост. Той предоставя на служителите обзор върху случаите и задачите и подпомага по-ефективната им обработка чрез технически функции. 

Други специализирани разработки като „WillkommenBaby“ или „SWISH“ показват как цифровите решения могат да се прилагат целенасочено там, където стандартните процедури не са достатъчни:
· „WillkommenBaby“ подпомага работните процеси в отдела за ранна помощ на Службата за социална работа. Приложението отразява цифрово целия процес – от планиране на срещи и маршрути през автоматизирани писма до документация, комуникация и анализи. По този начин работните процеси се опростяват, качеството на данните се подобрява и се спестява ценно време.
· SWISH е разработено за екипа по социална работа в центровете за настаняване. Приложението обединява информация за лицата под грижа, историята на контактите, документи, писма и въпроси, свързани с настаняването, в едно централизирано решение. В перспектива SWISH ще се използва от няколко отдела и ще бъде свързано с общинската CAFM-система Archibus. Това ще доведе до по-добри възможности за планиране и подобрено сътрудничество. 

Друг приоритет е проектът „Дигитализация на административната работа“ в центъра за социални помощи и центъра за заетост. Целта е цялостно цифрово управление на входящите и изходящите данни, съчетано с постепенна дигитализация и автоматизация на процесите. 

В бъдеще входящите документи след сканиране ще се разпознават и класифицират автоматично и ще се предоставят в цифров формат на отговорния служител. След това ще се извършва структурирано архивиране в системата за управление на документи. Изпращането на решения и писма вече е цифрово интегрирано: от 2020 г. документите могат автоматично да се предават на печатащата линия, да се отпечатват, да се поставят в пликове и да се изпращат. 

Освен това се използват и други възможности за автоматизация: данните могат да се извличат от документите и автоматично да се прехвърлят в специализирани процедури чрез интерфейси или чрез роботизирана автоматизация на процесите (RPA). По този начин се създават цялостни цифрови процеси, които далеч надхвърлят обикновеното електронно водене на досиета. 

Важно е да се знае следното: дигитализацията на административната работа е нещо повече от въвеждането на електронно досие. Самият факт, че се използва електронно досие, променя процесите, но често създава допълнителна ръчна работа при сканиране, класифициране, маркиране с ключови думи и архивиране на документи. Именно тук Центърът за социални помощи и заетост във Висбаден се включва със своята цялостна система: това, което се случва след сканирането, протича до голяма степен автоматизирано. Това намалява допълнителния разход, повишава ефективността и създава основата за по-нататъшни стъпки по автоматизацията. 

„Дигитализацията в администрацията не означава просто да се пресъздадат технически колкото се може повече процеси. Решаващо е да се преосмислят работните процеси и да се разработят интелигентни решения, които действително облекчават работата“, обяснява д-р Бехер. 

Предвид недостига на квалифицирани кадри, демографските промени и нарастващите изисквания към публичните услуги, една ефективна цифрова администрация придобива все по-голямо значение. Същевременно национални инициативи като реформата на социалната държава, социалната платформа или D-App създават нови рамкови условия за цифровите административни процеси. 

За по-нататъшното развитие са необходими гъвкави, модулни и съвместими системи, които да могат да отчитат и бъдещи изисквания като модернизация на регистрите и национални стандарти. Също толкова важни са стабилните технически основи – от мощни ИТ-структури до сигурни и достъпни сървърни и мрежови решения. 

„Цифровизацията не е самоцел. Тя трябва да служи на хората, да опростява административните процедури и осезаемо да облекчава специалистите. Само когато цифровите решения се разработват съвместно с потребителите, те могат да разгърнат пълния си потенциал“, заяви д-р Патриция Бехер. 

Отделът по социални въпроси на столицата на провинцията Висбаден показва: дигитализацията с разумно преценяване е възможна – ако се разработва с оглед на практиката, се внедрява технически надеждно и се ориентира последователно към нуждите на служителите и гражданите.