Bu nedenle Sosyal Hizmetler Dairesi’nde, ilgili birimlerle işbirliği içinde, sahadaki gerçek ihtiyaçlara yönelik yenilikçi dijital çözümler yıllardır geliştirilmektedir. Benimsenen yaklaşım şudur: Dijitalleşme, kendi başına bir amaç olarak değil, hem çalışanlar hem de vatandaşlar için somut bir katma değer yarattığı alanlarda uygulanmalıdır. 

“Modern bir sosyal hizmet idaresi, insanlara hizmet eden dijital çözümlere ihtiyaç duyar. Amacımız, çalışanları önlenebilir idari görevlerden kurtarmak ve onlara vatandaşlarla ilgili asıl mesleki işlerine daha fazla zaman ayırmalarını sağlamaktır,” diyor Sosyal Hizmetler Sorumlusu Dr. Patricia Becher. “Wiesbaden’deki deneyimler şunu gösteriyor: Başarılı bir dijitalleşme, özellikle idare, uzmanlık ve teknolojinin yakın işbirliği içinde olduğu durumlarda ortaya çıkar.” 

Wiesbaden Sosyal Hizmetler Dairesi, yıllardır ihtiyaca özel dijital uygulamalara güveniyor. Bu amaçla birçok uzmanlık alanında, ihtiyaçlara uygun ve verimli dijital çözümler geliştirilmiştir. Bunun bir örneği, Sosyal Yardım ve İş Bulma Merkezi’nin çeşitli birimlerinde kullanılan “Cockpit” adlı yönetim aracıdır. Bu araç, çalışanlara vakalar ve görevler hakkında genel bir bakış sunar ve teknik işlevleriyle daha verimli bir iş akışını destekler. 

WillkommenBaby veya SWISH gibi diğer özel olarak geliştirilmiş uygulamalar, standart prosedürlerin yetersiz kaldığı alanlarda dijital çözümlerin nasıl hedef odaklı bir şekilde kullanılabileceğini göstermektedir:
· WillkommenBaby, Sosyal Hizmetler Dairesi’nin Erken Müdahale birimindeki iş akışlarını desteklemektedir. Uygulama, randevu ve rota planlamasından otomatik yazışmalara, belgeleme, iletişim ve değerlendirmelere kadar tüm süreci dijital olarak yansıtmaktadır. Bu sayede iş akışları basitleştirilir, veri kalitesi artırılır ve değerli zaman kazanılır.
· SWISH, barınma merkezlerindeki Sosyal Hizmet ekibi için geliştirilmiştir. Uygulama, destek verilen kişiler, iletişim geçmişleri, belgeler, yazışmalar ve konaklama ile ilgili sorular hakkındaki bilgileri merkezi bir çözümde bir araya getirir. İleride SWISH’in birden fazla birim tarafından kullanılması ve şehir genelindeki CAFM sistemi Archibus ile entegre edilmesi planlanmaktadır. Bu sayede daha iyi planlama olanakları ve daha verimli bir işbirliği sağlanacaktır. 

Bir diğer odak noktası ise Sosyal Yardım ve İş Bulma Merkezi’ndeki “İdari İşlerin Dijitalleştirilmesi” projesidir. Hedef, süreçlerin dijitalleştirilmesi ve otomasyonunun ilerlemesiyle bağlantılı olarak kesintisiz bir dijital girdi ve çıktı yönetimidir. 

Gelecekte, gelen belgeler taranmasının ardından otomatik olarak tanınacak, sınıflandırılacak ve ilgili birimlere dijital olarak sunulacaktır. Ardından, belgeler belge yönetim sisteminde yapılandırılmış bir şekilde arşivlenecektir. Karar ve mektupların gönderimi halihazırda dijital olarak entegre edilmiştir: 2020 yılından bu yana belgeler otomatik olarak baskı hattına aktarılabilmekte, basılabilmekte, zarflanabilmekte ve gönderilebilmektedir. 

Bunun yanı sıra, başka otomasyon olanakları da kullanılmaktadır: Veriler belgelerden okunarak arayüzler veya Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) aracılığıyla uzmanlık süreçlerine otomatik olarak aktarılabilmektedir. Böylelikle, salt elektronik dosya yönetiminden çok daha öteye geçen kesintisiz dijital süreçler ortaya çıkmaktadır. 

Burada bilinmesi gereken önemli bir nokta şudur: İdari işlerin dijitalleşmesi, sadece bir e-dosya sisteminin devreye alınmasından ibaret değildir. Salt bir e-dosya sistemi, süreçleri değiştirir ancak genellikle belgelerin taranması, sınıflandırılması, anahtar kelimelerle etiketlenmesi ve arşivlenmesi sırasında ek manuel iş yükü yaratır. Wiesbaden Sosyal Yardım ve İş Bulma Merkezi, tam da bu noktada entegre sistemiyle devreye giriyor: Tarama işleminden sonra gerçekleşen süreçler büyük ölçüde otomatik olarak yürütülüyor. Bu, ek iş yükünü azaltıyor, verimliliği artırıyor ve daha ileri otomasyon adımları için zemin hazırlıyor. 

“İdareye dijitalleşme, mümkün olduğunca çok sayıda süreci sadece teknik olarak yansıtmak anlamına gelmez. Asıl önemli olan, iş akışlarını yeniden düşünmek ve gerçekten iş yükünü hafifleten akıllı çözümler geliştirmektir,” diye açıklıyor Dr. Becher. 

Nitelikli işgücü eksikliği, demografik değişim ve kamu hizmetlerine yönelik artan talepler göz önüne alındığında, verimli bir dijital idare giderek daha fazla önem kazanıyor. Aynı zamanda, sosyal devlet reformu, sosyal platform veya D-App gibi ülke çapındaki gelişmeler, dijital idari süreçler için yeni çerçeve koşulları yaratıyor. 

Bu nedenle, daha ileri bir gelişme için, kayıt sistemlerinin modernizasyonu ve ülke çapında standartlar gibi gelecekteki gereksinimleri de dikkate alabilen esnek, modüler ve arayüz uyumlu sistemlere ihtiyaç vardır. Yüksek performanslı BT altyapılarından güvenli ve uygun maliyetli sunucu ve ağ çözümlerine kadar istikrarlı teknik temeller de aynı derecede önemlidir. 

“Dijitalleşme bir amaç değildir. İnsanlara hizmet etmeli, idari prosedürleri basitleştirmeli ve uzman personelin yükünü hissedilir şekilde hafifletmelidir. Dijital çözümler ancak kullanıcılarla birlikte geliştirildiğinde tam potansiyellerini ortaya çıkarabilirler,” diyor Dr. Patricia Becher. 

Wiesbaden Eyalet Başkenti Sosyal İşler Dairesi şunu gösteriyor: Dijitalleşme, pratik bir yaklaşımla geliştirildiğinde, teknik olarak güvenilir bir şekilde uygulandığında ve çalışanların ve vatandaşların ihtiyaçlarına tutarlı bir şekilde odaklandığında, ölçülü bir şekilde gerçekleştirilebilir.