De aceea, în cadrul Departamentului de Afaceri Sociale se dezvoltă de ani de zile soluții digitale inovatoare, care, în colaborare cu departamentele de specialitate, sunt adaptate cerințelor reale din practică. Abordarea este următoarea: digitalizarea nu trebuie să fie un scop în sine, ci trebuie utilizată acolo unde creează o valoare adăugată concretă – atât pentru angajați, cât și pentru cetățeni. 

„O administrație socială modernă are nevoie de soluții digitale care să fie în serviciul oamenilor. Obiectivul nostru este să-i eliberăm pe angajați de sarcinile administrative care pot fi evitate și să le oferim mai mult timp pentru activitatea profesională propriu-zisă cu cetățenii”, afirmă dr. Patricia Becher, șefa departamentului de afaceri sociale. „Experiențele din Wiesbaden arată că digitalizarea de succes se realizează mai ales atunci când administrația, competența profesională și tehnologia colaborează strâns.” 

Departamentul de Afaceri Sociale din Wiesbaden mizează de ani de zile pe aplicații digitale personalizate. În multe departamente specializate au fost dezvoltate soluții digitale proprii, eficiente și adaptate nevoilor. Un exemplu este instrumentul de gestionare „Cockpit”, care este utilizat în diverse departamente ale Centrului de prestații sociale și ale Centrului pentru ocuparea forței de muncă. Acesta le oferă angajaților o imagine de ansamblu asupra cazurilor și sarcinilor și, prin funcțiile sale tehnice, sprijină o procesare mai eficientă. 

Alte dezvoltări proprii specializate, precum „WillkommenBaby” sau „SWISH”, demonstrează modul în care soluțiile digitale pot fi utilizate în mod țintit acolo unde procedurile standard nu sunt suficiente:
· „WillkommenBaby” sprijină fluxurile de lucru din cadrul secției de asistență timpurie a Oficiului pentru Asistență Socială. Aplicația reproduce digital întregul proces – de la planificarea programărilor și a traseelor, trecând prin scrisori automate, până la documentare, comunicare și analize. Astfel, fluxurile de lucru sunt simplificate, calitatea datelor este îmbunătățită și se câștigă timp prețios.
· SWISH a fost dezvoltat pentru echipa de asistență socială din centrele de cazare. Aplicația reunește într-o soluție centralizată informații despre persoanele asistate, istoricul contactelor, documente, scrisori și aspecte legate de ocuparea locurilor de cazare. Pe viitor, SWISH urmează să fie utilizat de mai multe departamente și să fie conectat la sistemul CAFM la nivel municipal, Archibus. Astfel se creează posibilități mai bune de planificare și o colaborare îmbunătățită. 

Un alt punct central îl reprezintă proiectul „Digitalizarea activității administrative” din cadrul Centrului de prestații sociale și al Centrului pentru ocuparea forței de muncă. Obiectivul este un management digital continuu al intrărilor și ieșirilor, combinat cu digitalizarea și automatizarea progresivă a proceselor. 

În viitor, documentele primite vor fi recunoscute și clasificate automat după scanare și vor fi puse la dispoziția digitală a personalului responsabil. Ulterior, are loc arhivarea structurată în sistemul de gestionare a documentelor. Trimiterea notificărilor și a corespondenței este deja integrată digital: începând din 2020, documentele pot fi transmise automat către linia de tipărire, tipărite, introduse în plicuri și expediate. 

În plus, se utilizează și alte posibilități de automatizare: datele pot fi extrase din documente și preluate automat în procedurile de specialitate prin intermediul interfețelor sau al automatizării robotizate a proceselor (RPA). Astfel se creează procese digitale continue, care depășesc cu mult simpla gestionare electronică a dosarelor. 

Este important de știut că digitalizarea activității administrative înseamnă mai mult decât introducerea unui dosar electronic. Un simplu dosar electronic modifică, într-adevăr, fluxurile de lucru, dar generează adesea muncă manuală suplimentară la scanarea, clasificarea, indexarea și arhivarea documentelor. Tocmai aici intervine Centrul de prestații sociale și de ocupare a forței de muncă din Wiesbaden cu sistemul său integrat: ceea ce se întâmplă după scanare se desfășoară în mare măsură automatizat. Acest lucru reduce efortul suplimentar, sporește eficiența și creează baza pentru etape ulterioare de automatizare. 

„Digitalizarea în administrație nu înseamnă doar reproducerea tehnică a cât mai multor procese. Este esențial să regândim fluxurile de lucru și să dezvoltăm soluții inteligente care să aducă o reducere reală a sarcinilor”, explică dr. Becher. 

Având în vedere lipsa forței de muncă calificate, schimbările demografice și cerințele tot mai mari față de serviciile publice, o administrație digitală performantă capătă o importanță din ce în ce mai mare. În același timp, evoluțiile la nivel național, precum reforma statului social, platforma socială sau aplicația D-App, creează noi condiții-cadru pentru procesele administrative digitale. 

Prin urmare, pentru dezvoltarea ulterioară sunt necesare sisteme flexibile, modulare și compatibile cu interfețele, care să poată ține cont și de cerințele viitoare, precum modernizarea registrelor și standardele la nivel național. La fel de importante sunt bazele tehnice stabile – de la structuri IT performante până la soluții de servere și rețele sigure și accesibile. 

„Digitalizarea nu este un scop în sine. Ea trebuie să servească oamenilor, să simplifice procedurile administrative și să ușureze în mod tangibil munca personalului specializat. Doar dacă soluțiile digitale sunt dezvoltate împreună cu utilizatorii, acestea își pot dezvălui întregul potențial”, a declarat dr. Patricia Becher. 

Departamentul de afaceri sociale al orașului Wiesbaden, capitala landului, demonstrează că digitalizarea cu bun simț este posibilă – atunci când este dezvoltată în concordanță cu realitatea practică, implementată în mod fiabil din punct de vedere tehnic și orientată în mod consecvent către nevoile angajaților și ale cetățenilor.