Поэтому в департаменте социальных вопросов уже на протяжении многих лет разрабатываются инновационные цифровые решения, которые в тесном сотрудничестве с профильными подразделениями ориентированы на реальные потребности практики. Подход заключается в следующем: цифровизация не ради самой цифровизации, а там, где она приносит конкретную пользу — как сотрудникам, так и гражданам. 

«Современная система социального управления нуждается в цифровых решениях, которые служат людям. Наша цель — освободить сотрудников от излишних административных задач и дать им больше времени для непосредственной профессиональной работы с гражданами», — говорит руководитель отдела социального обеспечения д-р Патриция Бехер. «Опыт Висбадена показывает: успешная цифровизация возникает прежде всего тогда, когда администрация, специалисты и технические специалисты тесно сотрудничают». 

Департамент социального обеспечения в Висбадене уже много лет делает ставку на индивидуально адаптированные цифровые приложения. Во многих профильных отделах для этих целей были эффективно разработаны собственные цифровые решения, отвечающие конкретным потребностям. Одним из примеров является инструмент управления Cockpit, который используется в различных подразделениях центра социальных выплат и центра занятости. Он позволяет сотрудникам получать обзор дел и задач, а также способствует более эффективной обработке благодаря техническим функциям. 

Другие специализированные собственные разработки, такие как «WillkommenBaby» или «SWISH», демонстрируют, как цифровые решения можно целенаправленно применять там, где стандартных процедур недостаточно:
· «WillkommenBaby» поддерживает рабочие процессы в отделе ранней помощи Управления по социальной работе. Приложение оцифровывает весь процесс — от планирования встреч и маршрутов до автоматизированных писем, а также ведения документации, коммуникации и анализа результатов. Это упрощает рабочие процессы, повышает качество данных и позволяет сэкономить драгоценное время.
· SWISH был разработан для команды социальных работников, работающих в центрах размещения. Приложение объединяет информацию о лицах, находящихся под опекой, истории контактов, документы, письма и вопросы размещения в едином решении. В перспективе SWISH планируется использовать в нескольких отделах и подключить к общегородской системе CAFM Archibus. Это обеспечит более широкие возможности планирования и улучшит взаимодействие. 

Еще одним приоритетным направлением является проект «Цифровизация административной работы» в центре социальных выплат и центре занятости. Цель проекта — внедрение сквозного цифрового управления входящими и исходящими документами в сочетании с постепенной цифровизацией и автоматизацией процессов. 

В будущем входящие документы после сканирования будут автоматически распознаваться, классифицироваться и передаваться в цифровом виде ответственному специалисту. Затем происходит структурированное хранение в системе управления документами. Отправка уведомлений и писем уже интегрирована в цифровую систему: с 2020 года документы могут автоматически передаваться на печатную линию, печататься, вкладываться в конверты и отправляться. 

Кроме того, используются и другие возможности автоматизации: данные могут извлекаться из документов и автоматически передаваться в специализированные системы через интерфейсы или с помощью роботизированной автоматизации процессов (RPA). Таким образом, создаются сквозные цифровые процессы, которые выходят далеко за рамки простого ведения электронного делопроизводства. 

При этом важно понимать: цифровизация административной работы — это нечто большее, чем просто внедрение электронного досье. Само по себе электронное досье, хотя и изменяет рабочие процессы, зачастую создаёт дополнительную ручную работу, связанную со сканированием, классификацией, присвоением ключевых слов и архивированием документов. Именно здесь Центр социальных выплат и занятости в Висбадене применяет свою комплексную систему: то, что происходит после сканирования, в значительной степени автоматизировано. Это сокращает дополнительные затраты, повышает эффективность и создает основу для дальнейших шагов по автоматизации. 

«Цифровизация в государственном управлении не означает простое техническое отображение как можно большего числа процессов. Решающим фактором является переосмысление рабочих процессов и разработка интеллектуальных решений, которые действительно облегчают работу», — поясняет д-р Бехер. 

В условиях нехватки квалифицированных кадров, демографических изменений и растущих требований к государственным услугам эффективное цифровое управление приобретает всё большее значение. В то же время такие общенациональные инициативы, как реформа социального государства, социальная платформа или приложение D-App, создают новые рамочные условия для цифровых административных процессов. 

Поэтому для дальнейшего развития необходимы гибкие, модульные и совместимые с интерфейсами системы, способные учитывать и будущие требования, такие как модернизация реестров и общефедеральные стандарты. Не менее важны стабильные технические основы — от мощных ИТ-структур до безопасных и доступных серверных и сетевых решений. 

«Цифровизация — не самоцель. Она должна служить людям, упрощать административные процедуры и ощутимо облегчать работу специалистов. Только если цифровые решения разрабатываются совместно с пользователями, они могут раскрыть весь свой потенциал», — отмечает д-р Патриция Бехер. 

Департамент социальных вопросов столицы земли Висбадена демонстрирует: цифровизация с учетом реальных условий возможна — если она разрабатывается с учетом практических потребностей, технически надежно реализуется и последовательно ориентирована на потребности сотрудников и граждан.