Γι’ αυτό, η Διεύθυνση Κοινωνικών Υποθέσεων αναπτύσσει εδώ και χρόνια καινοτόμες ψηφιακές λύσεις, οι οποίες, σε συνεργασία με τα αρμόδια τμήματα, προσαρμόζονται στις πραγματικές απαιτήσεις της πράξης. Η προσέγγιση είναι η εξής: η ψηφιοποίηση δεν γίνεται για την ίδια της την ουσία, αλλά εφαρμόζεται εκεί όπου δημιουργεί συγκεκριμένη προστιθέμενη αξία – τόσο για τους υπαλλήλους όσο και για τους πολίτες. 

«Μια σύγχρονη κοινωνική διοίκηση χρειάζεται ψηφιακές λύσεις που εξυπηρετούν τους ανθρώπους. Στόχος μας είναι να απαλλάξουμε τους υπαλλήλους από περιττές διοικητικές εργασίες και να τους δώσουμε περισσότερο χρόνο για την ουσιαστική επαγγελματική εργασία με τους πολίτες», δηλώνει η Διευθύντρια Κοινωνικών Υποθέσεων, Δρ. Patricia Becher. «Οι εμπειρίες στο Βισμπάντεν δείχνουν: η επιτυχής ψηφιοποίηση επιτυγχάνεται κυρίως όταν η διοίκηση, η ειδικότητα και η τεχνολογία συνεργάζονται στενά.» 

Η Διεύθυνση Κοινωνικών Υποθέσεων στο Βισμπάντεν βασίζεται εδώ και χρόνια σε εξατομικευμένες ψηφιακές εφαρμογές. Σε πολλούς τομείς έχουν αναπτυχθεί για το σκοπό αυτό δικές τους ψηφιακές λύσεις, αποτελεσματικές και προσαρμοσμένες στις ανάγκες. Ένα παράδειγμα είναι το εργαλείο διαχείρισης «Cockpit», το οποίο χρησιμοποιείται σε διάφορους τομείς του Κέντρου Κοινωνικών Παροχών και του Κέντρου Απασχόλησης. Παρέχει στους υπαλλήλους μια συνολική εικόνα των υποθέσεων και των καθηκόντων και, μέσω τεχνικών λειτουργιών, υποστηρίζει την αποτελεσματικότερη διεκπεραίωσή τους. 

Άλλες εξειδικευμένες εφαρμογές που έχουν αναπτυχθεί εσωτερικά, όπως το «WillkommenBaby» ή το «SWISH», δείχνουν πώς οι ψηφιακές λύσεις μπορούν να χρησιμοποιηθούν στοχευμένα εκεί όπου οι τυποποιημένες διαδικασίες δεν επαρκούν:
· Το «WillkommenBaby» υποστηρίζει τις ροές εργασίας στον τομέα της Πρώιμης Βοήθειας της Υπηρεσίας Κοινωνικής Εργασίας. Η εφαρμογή αποτυπώνει ψηφιακά ολόκληρη τη διαδικασία – από τον προγραμματισμό ραντεβού και διαδρομών έως τις αυτοματοποιημένες επιστολές, καθώς και την τεκμηρίωση, την επικοινωνία και τις αναλύσεις. Με αυτόν τον τρόπο απλοποιούνται οι ροές εργασίας, βελτιώνεται η ποιότητα των δεδομένων και εξοικονομείται πολύτιμος χρόνος.
· Το SWISH αναπτύχθηκε για την ομάδα Κοινωνικής Εργασίας σε καταλύματα. Η εφαρμογή συγκεντρώνει πληροφορίες σχετικά με τα άτομα που βρίσκονται υπό φροντίδα, την ιστορία των επαφών, τα έγγραφα, τις επιστολές και τα ζητήματα πληρότητας σε μια κεντρική λύση. Μακροπρόθεσμα, το SWISH προορίζεται να χρησιμοποιηθεί από διάφορους τομείς και να συνδεθεί με το σύστημα CAFM Archibus που καλύπτει ολόκληρη την πόλη. Αυτό θα προσφέρει καλύτερες δυνατότητες προγραμματισμού και βελτιωμένη συνεργασία. 

Ένα άλλο σημείο εστίασης είναι το έργο «Ψηφιοποίηση των διοικητικών εργασιών» στο Κέντρο Κοινωνικών Παροχών και Απασχόλησης. Στόχος είναι μια συνεκτική ψηφιακή διαχείριση εισερχόμενων και εξερχόμενων δεδομένων, σε συνδυασμό με τη σταδιακή ψηφιοποίηση και αυτοματοποίηση των διαδικασιών. 

Στο μέλλον, τα εισερχόμενα έγγραφα θα αναγνωρίζονται και θα ταξινομούνται αυτόματα μετά τη σάρωση και θα διατίθενται ψηφιακά στον αρμόδιο υπάλληλο. Στη συνέχεια, θα πραγματοποιείται η δομημένη αρχειοθέτηση στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Η αποστολή αποφάσεων και επιστολών έχει ήδη ενσωματωθεί ψηφιακά: από το 2020, τα έγγραφα μπορούν να μεταφέρονται αυτόματα στη γραμμή εκτύπωσης, να εκτυπώνονται, να τοποθετούνται σε φακέλους και να αποστέλλονται. 

Επιπλέον, αξιοποιούνται και άλλες δυνατότητες αυτοματοποίησης: τα δεδομένα μπορούν να εξάγονται από τα έγγραφα και να μεταφέρονται αυτόματα σε εξειδικευμένες διαδικασίες μέσω διεπαφών ή της Ρομποτικής Αυτοματοποίησης Διαδικασιών (RPA). Έτσι δημιουργούνται συνεκτικές ψηφιακές διαδικασίες, οι οποίες ξεπερνούν κατά πολύ την απλή ηλεκτρονική διαχείριση φακέλων. 

Είναι σημαντικό να γνωρίζουμε ότι η ψηφιοποίηση του διοικητικού έργου είναι κάτι περισσότερο από την εισαγωγή ενός ηλεκτρονικού φακέλου. Ένας απλός ηλεκτρονικός φάκελος, αν και αλλάζει τις διαδικασίες, συχνά δημιουργεί επιπλέον χειροκίνητη εργασία κατά τη σάρωση, την ταξινόμηση, την προσθήκη λέξεων-κλειδιών και την αρχειοθέτηση εγγράφων. Ακριβώς σε αυτό το σημείο επικεντρώνεται το Κέντρο Κοινωνικών Παροχών και Απασχόλησης του Βισμπάντεν με το ολοκληρωμένο σύστημά του: Ό,τι συμβαίνει μετά τη σάρωση, εκτελείται σε μεγάλο βαθμό αυτοματοποιημένα. Αυτό μειώνει τον επιπλέον φόρτο εργασίας, αυξάνει την αποδοτικότητα και δημιουργεί τη βάση για περαιτέρω βήματα αυτοματοποίησης. 

«Η ψηφιοποίηση στη διοίκηση δεν σημαίνει απλώς την τεχνική αποτύπωση όσο το δυνατόν περισσότερων διαδικασιών. Το κρίσιμο είναι να επανασχεδιάσουμε τις ροές εργασίας και να αναπτύξουμε έξυπνες λύσεις που πραγματικά ανακουφίζουν το φόρτο εργασίας», εξηγεί ο Δρ. Becher. 

Λόγω της έλλειψης εξειδικευμένου προσωπικού, των δημογραφικών αλλαγών και των αυξανόμενων απαιτήσεων στις δημόσιες υπηρεσίες, μια αποδοτική ψηφιακή διοίκηση αποκτά ολοένα και μεγαλύτερη σημασία. Ταυτόχρονα, εθνικές εξελίξεις όπως η μεταρρύθμιση του κοινωνικού κράτους, η κοινωνική πλατφόρμα ή η εφαρμογή D-App δημιουργούν νέες συνθήκες-πλαίσιο για τις ψηφιακές διοικητικές διαδικασίες. 

Για την περαιτέρω ανάπτυξη απαιτούνται, επομένως, ευέλικτα, αρθρωτά και συμβατά με διεπαφές συστήματα, τα οποία θα μπορούν να λαμβάνουν υπόψη και μελλοντικές απαιτήσεις, όπως ο εκσυγχρονισμός των μητρώων και τα εθνικά πρότυπα. Εξίσου σημαντικές είναι οι σταθερές τεχνικές βάσεις – από αποδοτικές δομές πληροφορικής έως ασφαλείς και οικονομικά προσιτές λύσεις διακομιστών και δικτύων. 

«Η ψηφιοποίηση δεν αποτελεί αυτοσκοπό. Πρέπει να εξυπηρετεί τους πολίτες, να απλοποιεί τις διοικητικές διαδικασίες και να ανακουφίζει αισθητά το εξειδικευμένο προσωπικό. Μόνο όταν οι ψηφιακές λύσεις αναπτύσσονται από κοινού με τους χρήστες, μπορούν να αναπτύξουν πλήρως το δυναμικό τους», δήλωσε η Δρ. Patricia Becher. 

Η Διεύθυνση Κοινωνικών Υποθέσεων της πρωτεύουσας του κρατιδίου Βισμπάντεν αποδεικνύει ότι η ψηφιοποίηση με σύνεση είναι εφικτή – όταν αναπτύσσεται με βάση την πρακτική, υλοποιείται με τεχνική αξιοπιστία και προσανατολίζεται με συνέπεια στις ανάγκες των εργαζομένων και των πολιτών.