Por ello, en la Concejalía de Asuntos Sociales se llevan años desarrollando soluciones digitales innovadoras que, en colaboración con los departamentos especializados, se adaptan a las necesidades reales del día a día. El enfoque es el siguiente: la digitalización no debe ser un fin en sí misma, sino que debe aplicarse allí donde aporte un valor añadido concreto, tanto para los empleados como para los ciudadanos. 

«Una administración social moderna necesita soluciones digitales que estén al servicio de las personas. Nuestro objetivo es liberar a los empleados de tareas administrativas evitables y darles más tiempo para dedicarse a su labor profesional propiamente dicha con los ciudadanos», afirma la concejala de Asuntos Sociales, la Dra. Patricia Becher. «La experiencia en Wiesbaden demuestra que la digitalización tiene éxito sobre todo cuando la administración, la especialización y la tecnología colaboran estrechamente». 

La Concejalía de Asuntos Sociales de Wiesbaden lleva años apostando por aplicaciones digitales a medida. En muchos ámbitos especializados se han desarrollado soluciones digitales propias de forma eficiente y adaptadas a las necesidades. Un ejemplo es la herramienta de gestión «Cockpit», que se utiliza en diferentes áreas del centro de prestaciones sociales y de empleo. Permite a los empleados tener una visión general de los casos y las tareas y, gracias a sus funciones técnicas, facilita una tramitación más eficiente. 

Otros desarrollos propios especializados, como «WillkommenBaby» o «SWISH», muestran cómo las soluciones digitales pueden aplicarse de forma específica allí donde los procedimientos estándar no son suficientes:
· «WillkommenBaby» da soporte a los flujos de trabajo en el área de «Ayudas tempranas» de la Oficina de Trabajo Social. La aplicación reproduce digitalmente todo el proceso, desde la planificación de citas y rutas, pasando por las cartas automatizadas, hasta la documentación, la comunicación y los análisis. De este modo, se simplifican los procesos de trabajo, se mejora la calidad de los datos y se gana un tiempo valioso.
· SWISH se desarrolló para el equipo de Trabajo Social en los centros de acogida. La aplicación agrupa en una solución centralizada la información sobre las personas atendidas, el historial de contactos, los documentos, las cartas y las cuestiones relacionadas con la ocupación. En el futuro, está previsto que SWISH sea utilizada por varios departamentos y se conecte con el sistema CAFM municipal Archibus. Esto permitirá mejorar las posibilidades de planificación y la colaboración. 

Otro eje central es el proyecto «Digitalización del trabajo administrativo» en el centro de prestaciones sociales y de empleo. El objetivo es lograr una gestión digital integral de entradas y salidas, junto con una digitalización y automatización progresivas de los procesos. 

En el futuro, los documentos entrantes se reconocerán y clasificarán de forma automatizada tras su escaneo, y se pondrán a disposición digitalmente del responsable correspondiente. A continuación, se procederá a su archivo estructurado en el sistema de gestión documental. El envío de resoluciones y cartas ya está integrado digitalmente: desde 2020, los documentos pueden transferirse de forma automatizada a la línea de impresión, imprimirse, introducirse en sobres y enviarse. 

Además, se aprovechan otras posibilidades de automatización: los datos pueden extraerse de los documentos e incorporarse automáticamente a los procedimientos especializados a través de interfaces o de la automatización robótica de procesos (RPA). De este modo, se crean procesos digitales integrales que van mucho más allá de la mera gestión electrónica de expedientes. 

Es importante tener en cuenta lo siguiente: la digitalización del trabajo administrativo es más que la simple implantación de un expediente electrónico. Un mero expediente electrónico, aunque modifica los procesos, a menudo genera trabajo manual adicional a la hora de escanear, clasificar, etiquetar y archivar documentos. Es precisamente aquí donde entra en juego el Centro de Prestaciones Sociales y de Empleo de Wiesbaden con su sistema integral: lo que ocurre tras el escaneo se lleva a cabo de forma ampliamente automatizada. Esto reduce el esfuerzo adicional, aumenta la eficiencia y sienta las bases para nuevas etapas de automatización. 

«La digitalización en la administración no significa limitarse a reproducir técnicamente el mayor número posible de procesos. Lo decisivo es replantearse los flujos de trabajo y desarrollar soluciones inteligentes que realmente supongan un alivio», explica el Dr. Becher. 

Ante la escasez de personal cualificado, el cambio demográfico y las crecientes exigencias a los servicios públicos, una administración digital eficaz cobra cada vez más importancia. Al mismo tiempo, iniciativas a nivel nacional como la reforma del Estado del bienestar, la plataforma social o la D-App crean nuevas condiciones marco para los procesos administrativos digitales. 

Por ello, para seguir avanzando se necesitan sistemas flexibles, modulares y compatibles con otras interfaces, que también puedan tener en cuenta requisitos futuros como la modernización de los registros y las normas a escala nacional. Igualmente importantes son unas bases técnicas sólidas, desde estructuras de TI eficaces hasta soluciones de servidores y redes seguras y asequibles. 

«La digitalización no es un fin en sí misma. Debe estar al servicio de las personas, simplificar los trámites administrativos y aliviar de forma notable la carga de trabajo del personal especializado. Solo si las soluciones digitales se desarrollan conjuntamente con los usuarios y usuarias podrán desarrollar todo su potencial», afirma la Dra. Patricia Becher. 

La Concejalía de Asuntos Sociales de la capital del estado federado, Wiesbaden, demuestra que la digitalización con sentido de la proporción es posible, siempre que se desarrolle con un enfoque práctico, se aplique de forma técnicamente fiable y se oriente de manera coherente a las necesidades tanto de los empleados como de los ciudadanos.