Podmiotem odpowiedzialnym (Wydział VII/Urząd ds. Porządku Publicznego/Biuro Rzeczy Znalezionych) w rozumieniu Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO) oraz innych krajowych przepisów dotyczących ochrony danych obowiązujących w państwach członkowskich, a także pozostałych przepisów dotyczących ochrony danych, jest: 

Stolica kraju związkowego Wiesbaden – Magistrat, Urząd 31 – Urząd ds. Porządku Publicznego, Jednostka organizacyjna: 310361 Biuro rzeczy znalezionych w Wydziale Stanu Cywilnego i Biura Obsługi Mieszkańców, Adres: Ellenbogengasse 3-7, 65183 Wiesbaden
Tel.: 0611 312120
E-mail: fundbuerowiesbadende

Inspektor ochrony danych stolicy kraju związkowego Wiesbaden
Hasengartenstr. 25
65189 Wiesbaden
Tel.: 0611 313083
E-mail: datenschutzwiesbadende

Przetwarzamy Państwa dane osobowe zgodnie z przepisami europejskiego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), federalnej ustawy o ochronie danych oraz heskiej ustawy o ochronie danych i wolności informacji (HDSIG).

W ramach obsługi/rejestrowania spraw dotyczących rzeczy znalezionych za pomocą aplikacji fund21, VOIS | Online, eAkte wraz z Bürgermonitor (przechowywanie dokumentów, plików i pism, archiwizacja elektroniczna), w tym w ramach serwisu Fundbüro Deutschland, rejestrowane i przechowywane są dane osobowe osoby, która znalazła przedmiot, dane osobowe osoby, która go zgubiła lub innej osoby uprawnionej do odbioru, a także informacje o miejscu przechowywania znalezionych przedmiotów lub sposobie
ich wykorzystania. Rejestrowane są następujące dane: 

• Nazwisko
• Imię 
• Tytuł/stopień doktora
• Adres
• Dane kontaktowe
• Data i miejsce urodzenia
• Płeć 
• Numery seryjne dokumentów tożsamości
• Organ wydający
• Dane dotyczące posiadanych dokumentów (np. karty bankowe, karty zdrowia, bilety itp.) 
• Przedstawiciel prawny/pełnomocnik
• Dowód udzielenia pełnomocnictwa
• Miejsce i data znalezienia
• Podpisy

Przetwarzanie danych odbywa się zawsze zgodnie z RODO oraz innymi przepisami dotyczącymi ochrony danych.

Przetwarzanie danych osobowych w ramach prawa dotyczącego rzeczy znalezionych opiera się przede wszystkim na europejskim ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO) w połączeniu z krajowymi przepisami Kodeksu cywilnego (BGB). 

Gromadzenie i przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z §§ 965–977 Kodeksu cywilnego (BGB) w połączeniu z art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. e RODO, a także w przypadku zwrotu lub udzielania informacji uprawnionym do odbioru na podstawie Państwa zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. e RODO. Służy to sporządzeniu zgłoszenia znaleziska oraz dochodzeniu Państwa praw wynikających ze znaleziska zgodnie z § 970 BGB (zwrot kosztów), § 971 BGB (wynagrodzenie dla znalazcy), § 972 BGB
(prawo zatrzymania) oraz § 973 BGB (przejście własności). 

Obowiązek prawny związany z wykonywaniem zadań: Rejestracja i przetwarzanie rzeczy znalezionych oraz ustalenie właściciela stanowią zadania ustawowe organów zajmujących się rzeczami znalezionymi. Podstawę prawną stanowią art. 6 ust. 1 lit. c i lit. e RODO. 

Przepisy krajowe (prawo dotyczące rzeczy znalezionych): Wyżej wymienione wymogi RODO są powiązane z §§ 965–977 Kodeksu cywilnego (BGB). Kodeks cywilny reguluje m.in. obowiązek zgłoszenia przez znalazcę (§ 965 BGB), przechowywanie i przejście własności, a także wynagrodzenie dla znalazcy (§ 971 BGB). 

Zgoda: W przypadku niektórych dobrowolnych czynności, takich jak zwrot rzeczy uprawnionemu do jej odbioru lub udzielenie informacji, podstawą prawną jest zgoda osoby, której dane dotyczą, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. 

Celem tego zgodnego z prawem przetwarzania danych jest sporządzenie zgłoszenia znaleziska, dochodzenie praw wynikających ze znaleziska (np. wynagrodzenie dla znalazcy i zwrot kosztów) oraz zgodne z prawem zwrot zagubionej rzeczy faktycznemu właścicielowi.  

O ile nie określono wyraźnie okresu przechowywania, Państwa dane osobowe zostaną usunięte lub zablokowane, gdy tylko ustanie cel ich przechowywania. Przechowywanie danych może jednak trwać dłużej w przypadku (grożącego) sporu prawnego z Państwem lub innego postępowania prawnego, lub jeśli przechowywanie jest przewidziane przez przepisy prawne, którym podlegamy jako administrator danych. Zablokowanie lub usunięcie danych następuje również w momencie upływu terminu przechowywania określonego w wyżej wymienionych przepisach, chyba że dalsze przechowywanie danych jest przez nas konieczne i istnieje ku temu podstawa prawna. 

Z przepisów dotyczących rzeczy znalezionych wynika minimalny okres przechowywania wynoszący 3 lata, liczony od końca roku następującego po zakończeniu sprawy dotyczącej rzeczy znalezionej (zwrot, licytacja, sprzedaż, darowizna, zniszczenie) w ramach bezpodstawnego wzbogacenia zgodnie z § 977 BGB. 

W odniesieniu do rozliczania transakcji kasowych w ramach biura rzeczy znalezionych obowiązują, w połączeniu z przepisami rozporządzenia w sprawie kas gminnych (GemKVO), § 37 rozporządzenia w sprawie gospodarki gminnej (GemHVO) w aktualnie obowiązującej wersji oraz zarządzeniem burmistrza z dnia 8 września 2022 r. w sprawie „organizacji, prowadzenia i kontroli punktów wypłat oraz zaliczek gotówkowych” obowiązuje okres przechowywania wynoszący dziesięć lat, liczony od 1 stycznia roku budżetowego następującego po podjęciu uchwały w sprawie sprawozdania finansowego. 

Dane osobowe są przechowywane przez organ zajmujący się rzeczami znalezionymi przez okres do dziesięciu lat. 

Gromadzenie i przechowywanie Państwa danych ma na celu wewnętrzną obsługę danej sprawy związanej ze znalezionymi przedmiotami przez biuro rzeczy znalezionych stolicy kraju związkowego Wiesbaden.
  
Dane osobowe osoby, której dane dotyczą, są przekazywane innym podmiotom, jeżeli przewiduje to prawodawca europejski lub krajowy w rozporządzeniach unijnych, ustawach lub innych przepisach, którym podlega administrator danych, lub jeżeli jest to niezbędne do wykonania zadania. 

Inni odbiorcy zewnętrzni to, po przeprowadzeniu analizy prawnej, w uzasadnionych przypadkach indywidualnych:

• Komenda Główna Policji w Westhessen, w tym wszystkie komisariaty policji 
• prokuratury i sądy w uzasadnionych przypadkach indywidualnych w celu prowadzenia postępowań karnych
• Ambasady i konsulaty w przypadku zagranicznych dokumentów tożsamości  
• wszystkie biura rzeczy znalezionych Republiki Federalnej Niemiec w ramach przekazywania znalezionych przedmiotów
• Federalny Urząd Administracyjny ds. zagranicznych dokumentów tożsamości 
• krajowe urzędy rejestracji pojazdów, urzędy wydające prawa jazdy, urzędy meldunkowe i paszportowe 

Przekazywanie danych podmiotom przetwarzającym na zlecenie:

Podmiot przetwarzający dane
Ekom21
KGRZ-Hessen, skrytka pocztowa 110680, 35351 Gießen

Podwykonawca: HSH Soft- und Hardware Vertriebs GmbH, Rudolf-Diesel-Straße 2, 16356 Ahrensfelde, Niemcy 

Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen 

Zasadniczo nie dochodzi do przekazywania danych do podmiotów w państwach trzecich ani do organizacji międzynarodowych. 

Jeżeli przekazanie danych do państw trzecich okaże się absolutnie konieczne, należy sprawdzić jego dopuszczalność zgodnie z art. 44 i następnymi RODO. 

Jeśli przetwarzane są Państwa dane osobowe, są Państwo osobami, których dane dotyczą w rozumieniu RODO, i przysługują Państwu następujące prawa wobec administratora danych: 

Zgodnie z art. 15 RODO mogą Państwo zażądać informacji na temat swoich danych osobowych przetwarzanych przez nas. W wniosku o udzielenie informacji prosimy o dokładne określenie przedmiotu wniosku, aby ułatwić nam zebranie niezbędnych danych. Należy
pamiętać, że prawo do uzyskania informacji jest ograniczone przepisami §§ 24 ust. 2, 25 ust. 2, 26 ust. 2 oraz 33 HDSIG. 

Jeśli dane, które Państwa dotyczą, nie są (już) aktualne, mogą Państwo zażądać ich sprostowania zgodnie z art. 16 RODO. Jeśli Państwa dane są niekompletne, mogą Państwo zażądać ich uzupełnienia. 

Zgodnie z postanowieniami art. 17 RODO oraz § 34 HDSIG mogą Państwo zażądać usunięcia swoich danych osobowych. Państwa prawo do usunięcia danych zależy m.in. od tego, czy dane, których Państwo dotyczą, są nam nadal potrzebne do wypełnienia naszych obowiązków ustawowych. 

Zgodnie z przepisami art. 18 RODO mają Państwo prawo zażądać ograniczenia przetwarzania danych, których Państwo dotyczą. 

Zgodnie z art. 21 RODO mają Państwo prawo w dowolnym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu danych, które Państwa dotyczą, z przyczyn wynikających z Państwa szczególnej sytuacji. Nie zawsze jednak możemy uwzględnić ten sprzeciw, np. gdy zgodnie z § 35 ustawy HDSIG w ramach wykonywania naszych zadań urzędowych obowiązuje nas przepis prawny nakazujący przetwarzanie danych. 

Jeżeli przetwarzanie danych opiera się na Państwa zgodzie (art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. a RODO, art. 9 ust. 2 lit. a RODO), mają Państwo prawo w każdej chwili wycofać tę zgodę ze skutkiem na przyszłość. Należy pamiętać, że cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, które miało miejsce na podstawie zgody do momentu jej cofnięcia; przetwarzanie to nie staje się zatem z mocą wsteczną niezgodne z prawem w wyniku cofnięcia zgody.  

Jeśli uważają Państwo, że podczas przetwarzania Państwa danych nie przestrzegaliśmy przepisów dotyczących ochrony danych, mogą Państwo złożyć skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych zgodnie z art. 77 RODO. 

Organem nadzorującym ochronę danych właściwym dla nas jest:
Pełnomocnik ds. ochrony danych i wolności informacji w Hesji

Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden
Telefon: 0611 1408-0
E-mail: poststelledatenschutz.hessende